Logística: Almacenes

MATERIAL DE LA SESIÓN

1. OBJETO DE LOS ALMACENES EN LA ORGANIZACIÓN

el almacén es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario cuya función principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera científica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, producción y distribución.

Definición de almacén :

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

El almacén debe controlar los materiales que guarda, de manera de estar alerta para solicitar la reposición o impulsar su movimiento según se observe su agotamiento o su acumulación.

Elemento importante dentro de esa organización lo constituyen las personas y los métodos y procedimientos que le permiten a la empresa estar alerta para evitar roturas de stock y la acumulación de existencias.

2. IMPORTANCIA DEL ALMACÉN

a) Una enorme economía en el periodo de entrega de los artículos requeridos, desde los proveedores hasta los consumidores. En muchas líneas de productos, los clientes esperan recibir los materiales, el mismo día que hacen el pedido, convirtiéndose el “periodo de entrega”, en un elemento esencial de la mercadotecnia.

b) Mantener la continuidad en la producción, o en el abastecimiento de artículos terminados (para empresas comerciales).

c) La calidad y oportuna adquisición de cada uno de los recursos e insumos necesarios en el proceso de producción, dependerán del funcionamiento de los almacenes, que deben marchar coordinadamente con los sistemas de compras y de inventarios de la empresa.

d) El almacenaje de materias primas o artículos semi-manufacturados o fabricados, visto en relación con la totalidad de la empresa, es un factor económico nacional de gran importancia, ya que sirve para regular la distribución de las mercancías que por razones estacionales (productos agrícolas), de producción (fabricación en grandes series), o de transporte (barcos o trenes), se convierten en disponibles en masa.

Los almacenes constituyen dentro de la empresa, verdaderos pulmones, cuyo objeto es permitir a ésta, una uniformidad de marcha adecuada al programa de producción o consumo.

3. FUNCIONES DEL ALMACÉN

1. Recepción de materiales en el almacén.

2. Registro de entradas y salidas del almacén.

3. Almacenamiento de materiales.

4. Mantenimiento de materiales y del almacén.

5. Despacho de materiales.

6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad.

4. TIPOS DE ALMACENES

• A la estructura de su construcción y protección que ofrecen contra los agentes atmosféricos.

• Las características de las mercancías almacenadas.

• La función logística de distribución o su lugar de ubicación.

• El grado de mecanización que ofrecen sus instalaciones

• La titularidad o propiedad de local destinado al almacén.

CLASIFICACIÓN DE LOS ALMACENES

• Según la estructura o construcción - A cielo abierto

- Cubiertos

• Según las mercancías almacenadas - De materias primas

- De materias auxiliares

- De productos en proceso

- Productos terminados

- De repuestos y materiales diversos

- De mercaderías

• Según la función logística - Centrales o de planta

- Regionales o de zona

- Plataformas o de tránsito

• Según el grado de automatización - Convencionales

- Automatizados

- Automáticos

• Según la titularidad o propiedad - En propiedad

- En alquiler

- En régimen de leasing

• Según el régimen fiscal de su contenido - Almacenes de régimen fiscal general

- Almacenes francos o aduaneros

- Almacenes de mercancías sometidas a impuestos especiales.

5. RELACIÓN DEL ALMACÉN CON OTRAS ÁREAS DE LA EMPRESA

a. Dentro de la empresa

(1) Relación con Producción (Ventas)

El almacén debe conocer los materiales de mayor consumo o de mayor demanda, indicándosele en lo posible:

1. La cantidad aproximada que se utilizará o venderá en determinado tiempo.

2. Los artículos o materiales cuya adquisición debe cesar, sea por que han sido puestos fuera de uso o por que la demanda no justifica su adquisición.

3. Las condiciones en que necesita el consumidor el o los artículos (embalados o no), y la fecha en que deberán estar en su poder.

(2) Relación con Compras

Como se sabe, compras proporciona al Almacén los artículos que adquiere y que son solicitados por Almacén o por quien lo va a usar.

(3) Relación con Contabilidad

La Contabilidad ejerce control sobre el Almacén, constituyéndose en un fiscalizador de su funcionamiento. La relación almacén – contaduría es sumamente estrecha, por cuanto el capital de una empresa se encuentra invertido en las existencias que el almacén guarda.

(4) Otras relaciones internas

También tiene relaciones con otras dependencias, como por ejemplo: mantenimiento, seguridad, transporte y tránsito, inspección y control de calidad, así como con el área de ingeniería.

b. Fuera de la Empresa

1) Los proveedores de los artículos o materias primas, que se van a utilizar en los procesos de fabricación de la empresa de quienes debe conocer la seriedad con que prestan sus servicios, así como de la bondad debe conocer la seriedad con que se prestan sus servicios, así como de la bondad de los materiales o artículos que producen y que proporcionan.

2) Los clientes, de quienes requiere conocer principalmente, cómo acostumbran o desean que se remitan los productos que se le envían: debe conocer los plazos de entrega de los artículos que solicitan, a fin de atenderlos oportunamente y así mantener la buena imagen de la empresa; así como para conocer los medios de transporte a emplearse, cantidad a despacharse, número de vehículos a emplear, etc.

3) Con los propietarios de compañías de transportes de terceros, cuando se requiere su empleo, en caso que nuestra empresa ni la del cliente dispongan de medios necesarios. De ellos es precisos conocer capacidades de transporte, medios disponibles, estados de mantenimiento de sus vehículos, seriedad y garantía que ofrecen, así como la forma y momento de cargar los vehículos.

4) Con las Compañías de Seguros, con sus Agentes o Ajustadores, a fin de que puedan concurrir oportunamente a verificar el estado en que se reciben o llegan las cargas a los almacenes y determinar los daños o disconformidades en los artículos que sido adquiridos o solicitados por la empresa. De acuerdo al informe de los ajustadores es que se procederá a la recepción de las mercancías, para en caso necesario, proceder al cobro del seguro (de transporte) respectivo.

LAS ÁREAS DEL ALMACEN

a) Área de Recepción

El área de recepción es donde se deposita transitoriamente la mercancía procedente de la zona de descarga. Debe estar muy próxima a la zona de entrada y los más independiente posible del resto del almacén. En esta zona se realizan operaciones de control de calidad, clasificación o cosificación y adaptación de unidades de carga a su lugar del almacenaje. Cada una de estas actividades puede dar lugar a una subdivisión en secciones o áreas.

El área de control de calidad se destina a comprobar que las mercancías recibidas se corresponden con las solicitadas en el pedido. Se cotejan las cantidades del envío con las que figuran en la guía o nota de entrega y se verifica la calidad y las características.

El área de clasificación, en ella se clasifican y codifican las mercancías recibidas. Normalmente, los productos que se manejan en un almacén están provistos de un código de barras que puede ser leído por un escáner o por una etiqueta RFID. Cuando el ordenador identifica el producto genera la etiqueta de ubicación, que posteriormente será leída por el operario de la carretilla o el medio mecánico que procederá a su colocación en el lugar correspondiente.

El área de adaptación se destina a prepara las mercancías ara su almacenamiento posterior. Cuando las paletas que se reciben o las unidades de carga son incompatibles con el sistema de almacenaje o las estanterías es preciso realizar un trasvase de la mercancía de una paleta a otra, o una transformación de la misma antes de proceder a su ubicación.

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización.

Condiciones que impiden el flujo rápido:

1. Espacio de maniobras restringido o inadecuado

2. Medios de manejo de materiales deficientes

3. Demoras en la inspección y documentación de entrada

El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo

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