Medición y control de las acciones propuestas y reporte final

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ADMINISTRACION DE RIESGO EN PROYECTOS

MAESTRIA

PROYECTO PROFESIONAL

“Medición y control de las acciones propuestas y reporte final.”

NOMBRE DE LA ALUMNA

MARIA IRAIS VAZQUEZ PLATA

NOMBRE DEL PROFESOR

DANIEL DOMINGUEZ MACHUCA

Introducción

Por medio de presente trabajo analizaremos a la empresa Servicios de Infraestructura Integral, la cual es una empresa constructora que se dedica a la electrificación de fraccionamientos de interés social, interés medio y residencial, la cual a la fecha realiza sus procesos administrativos de manera independiente (control de inventarios y almacenes, contabilidad, departamento de presupuestos, estimaciones, compras) y los mismos se realizan en formatos de Excel y en algunos software de contabilidad; sin embargo el objetivo es realizar la implementación de un software de planificación de recursos empresariales (ERP), para lo cual se requiere contratar a una empresa (Neodata), para que realice el proceso de implementación del software en el cual se concentrara toda la información y el manejo administrativo de la empresa.

Desarrollo

Análisis de los riesgos cualitativos y cuantitativos

Dentro del análisis de riesgos cualitativos podemos observar la falta de disponibilidad por parte de los empleados para adaptarse del método mediante el cual efectúan cada una de sus actividades a los procesos administrativos que deberán realizar en el nuevo software ERP NEODATA; por lo que para que esto sea funcional debe de sensibilizarse al personal a fin de que visualice que el software traerá beneficios en la reducción de los procesos internos de la empresa, además de que mejorara la rentabilidad de la empresa, fomentando el crecimiento de la misma y que ello se vera reflejado en un crecimiento personal, profesional que conlleva a un beneficio económico (salario) para cada uno de los colaboradores de la compañía.

Analizando los riesgos cuantitativos que se pueden presentar en el proyecto en el tema de infraestructura tecnológica se debe analizar la capacidad operativa y el estado de la misma, ya que en caso de no ser la adecuada generaría retrasos en los procesos administrativos del sistema, incumpliendo el objetivo principal del sistema, de realizar las conciliaciones y el intercambio de información interdepartamental integrada en un solo software; el costo del programa ERP es de $200,000.00 + un costo de implementación de $150,000.00 que consiste en realizar el mapeo de procesos y adaptación del programa a las necesidades de la empresa.

El beneficio del programa principalmente consiste en reducir el número de horas-hombre que se emplea en los procesos de intercambio y conciliación de información de los distintos softwares que se emplean en cada uno de los departamentos; lo que en el programa al estar integrada la totalidad de la información y siempre y cuando se registre la misma en tiempo y forma prácticamente obtener reportes interdepartamentales puede realizarse en segundos, a diferencia de los días que se tarda de la forma actual.

Sin embargo, adicional a la inversión en la adquisición del programa se debe realizar un proceso de diagnóstico de cada uno de los equipos de cómputo con los que cuenta la empresa a fin de que sean compatibles con los requerimientos técnicos de la empresa.

Se realizo el análisis por parte del departamento de recursos humanos de la inversión de horas-hombre del tiempo de conciliación por parte de la totalidad de los departamentos dando un costo de horas-hombre de $15,000.00 por lo que el retorno de la inversión de la adquisición del software será en un plazo aproximado de 2.5 años

Plan de acción para eliminar riesgos 

Existen multitud de riesgos a tener en cuenta en la implantación de un ERP para cualquier compañía. Todos estos riesgos deben estar contemplados y analizados por el personal de la empresa contratante con anterioridad a comenzar la implantación. Entre dichos riesgos destacan:

• Software que no cubre las necesidades básicas de la empresa.
• Migración de datos defectuosa.
• Falta de empleados involucrados en el proyecto.
• Costes ocultos desorbitados.
• Calendario de implantación poco realista.

La implantación de un ERP supone un cambio drástico y un gasto cuantioso para cualquier empresa. Muchas organizaciones actuales incluso se han visto obligadas a frenar sus procesos de implantación por motivos económicos. La falta de consideración de todos los factores relativos a una nueva implantación puede llevar a cualquier compañía a perder grandes cantidades de dinero difícilmente recuperable. 

• Nombre del riesgo (descripción del problema).

Que el personal no tenga la disposición de adaptarse a los nuevos procesos administrativos derivados de la implementación del ERP NEODATA

• Causa raíz del riesgo (problema).

Que quien capacita al personal que realizara la operación del sistema ERP NEODATA no analice previamente los procesos anteriores de la empresa y haga una analogía de las ventajas que representan los procesos para la integración de la información en el nuevo programa con relación a como se realizan los procesos actualmente y se simplifique la carga laboral.

• Acción inmediata para revertir el efecto.

Solicitar al implementador el comparativo del análisis de los procesos actuales con los nuevos procesos que se realizaran en el sistema ERP NEODATA.

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