Gestion Del Conocimiento

GESTION DE CONOCIMIENTO

¿QUE ES GESTION DE CONOCIMIENTO?

Gestión del conocimiento es el proceso por el cual una organización, facilita la trasmisión de informaciones y habilidades a sus empleados, de una manera sistemática y eficiente. Es importante aclarar que las informaciones y habilidades no tienen por qué estar exclusivamente dentro de la empresa, sino que pueden estar o generarse generalmente fuera de ella.

Este matiz final es muy importante. Generalmente la mayoría de las empresas identifican gestión del conocimiento solamente con la información y habilidades internas de la empresa, lo que se conoce como Business Intelligence o inteligencia empresarial. De esta forma casi todos los esfuerzos se orientan a canalizar la información y habilidades que ya posee una organización centrándose en la eficiencia de los procesos de comunicación interna a través de la implantación de sistemas como CRM, ERP y un CMI

Esto ha sido tradicionalmente así porque siempre ha sido mucho más fácil controlar los volúmenes de información interna que la información externa que se encuentra fuera de la organización que es más difícil de encontrar, buscar, seleccionar y organizar.

Digamos que es un nuevo método de gestión empresarial que se asocia a los que se han ido desarrollando en las últimas décadas:

• Política de innovación permanente

• Marketing estratégico

• Política de recursos humanos

• Dirección por objetivos

• Calidad total

• Reingeniería de procesos.

La GdC podría resumirse en: información + gestión de recursos humanos. Éste puede ser el binomio del nuevo paradigma de gestión de las corporaciones.

Objetivo

La mejora de los resultados de la acción de las organizaciones, sea cual sea el ámbito de su actividad. Es decir:

• Aumentar la productividad de las empresas y las corporaciones.

• Aumentar la competitividad.

• Aumentar la capacidad de liderazgo de las organizaciones en sus respectivos mercados.

• Incrementar las oportunidades de negocio.

LA GESTION DEL CONOCIMIENTO INTERNO VS GESTION DEL CONOCIMIENTO EXTERNO

Esta visión endogámica puede ser mala para una empresa. Imaginemos un avión cuyos pilotos solo tuvieran información relativa al nivel de combustible, el peso de la carga, la activación de los motores, trenes de aterrizaje y demás sistemas de la aeronave. Este avión estaría irremediablemente condenado al desastre ya que sus pilotos no sabrían las condiciones climáticas previstas en ruta, no dispondrían de un radar para detectar otras aeronaves en vuelo o bien saber la dirección del viento y por lo tanto la dirección correcta para el aterrizaje o el despegue.

En el caso de una empresa que solo se centre en la gestión del conocimiento interno el desastre puede ser similar. Simplemente porque el resto de los agentes de su mercado (consumidores, competidores, proveedores, etc.…) actúan fuera de la organización y si no tenemos conocimiento de que hacen o lo que quieren estos agentes, simplemente acabaremos por vender cada vez menos. No podemos olvidar que las empresas viven de las ventas y estas se producen fuera de la organización.

Afortunadamente casi todas las empresas disponen de redes comerciales y de proveedores que les trasmiten este conocimiento e incluso ahora sistemas de vigilancia tecnológica y de inteligencia competitiva que les proveen de la información necesaria para detectar lo que ocurre en su mercado.

La gestión del conocimiento interno nos permite conocer como estamos, si necesitamos más flujo de caja, más materias primas o colocar determinado producto en el tercer nivel de la estantería del supermercado los miércoles por que se vende más etc.…pero la gestión del conocimiento externo nos dirá que ocurre en nuestro mercado donde realmente generamos el dinero y las oportunidades y amenazas que se están formando.

LOS COMPONENTES DE LA GESTION DEL CONOCIMIENTO: LAS HABILIDADES Y LA INFORMACIÓN

Estos dos componentes son básicos a la hora de tener en cuenta el proceso de Gestión del conocimiento en una organización.

1. La información puede ser recogida tratada y almacenada por los sistemas de información de la empresa facilitando la creación de un cuadro de mando del entorno y un cuadro de mando integral para la dirección. Si estos sistemas están bien diseñados obtendremos información periódica y sistemática de lo que ocurre tanto dentro como fuera de la organización y podremos tomar decisiones con rapidez

2. Las habilidades son en cambio más complicadas de trasmitir ya que implica adquirir nuevo conocimiento para el que las recibe lo cual supone más tiempo.

A nadie se le escapa que es más fácil trasmitir información y retenerla que adquirir una habilidad como por ejemplo aprender a conducir, ya que exige horas de práctica. Las habilidades se asocian con los Planes de Formación y supone un esfuerzo muy importante identificar aquellas personas que poseen las habilidades más valiosas dentro y fuera de la organización para que compartan sus conocimientos. Por eso muchas veces se subcontratan fuera de la empresa.

IMPORTANCIA DE LA GESTION DEL CONOCIMIENTO

La Gestión del conocimiento implica ir mucho más allá que un mero sistema informático o plan de formación. Es esencial para favorecer una estructura empresarial innovadora y eficiente. Si el conocimiento fluye y se transmite de manera correcta en la organización, este solo puede crecer. Las habilidades e informaciones útiles se trasmiten entre los empleados de forma rápida y de esta manera aumenta la posibilidad de generar nuevo conocimiento que deriva en aplicaciones nuevas, mejoras en procesos o productos y nuevas formas de hacer negocio para alcanzar nuevas oportunidades.

El conocimiento es el único activo que crece con el tiempo y no se desgasta pero que puede desparecer con las personas, si este no es compartido. Conozco casos en los que la marcha de un empleado a supuesto una pérdida de competitividad muy importante para una empresa por ser el único que disponía de un conocimiento muy concreto. Por eso es vital gestionarlo, tanto en grandes organizaciones vs en pequeñas organizaciones.

El buen vendedor de agua no ofrece de entrada agua a sus clientes, sino que les ayuda a entender que tienen sed y después les ofrece el agua para saciarla”. Éste es un ejemplo clásico en muchos cursos de gestión empresarial.

Los profesionales de la información podemos ayudar hoy, a la alta dirección de empresas y todo tipo de corporaciones, a entender el papel determinante que la gestión del conocimiento puede jugar para garantizar el futuro de sus organizaciones.

En efecto, la gestión del conocimiento, es una gran oportunidad para todos los que trabajamos en el mundo de la información documental, porque nos permite ofrecer a nuestros clientes-empleadores, unas técnicas y unas herramientas que aumentarán su capacidad de liderazgo en sus respectivos mercados.

Debemos ser, pues, los primeros abanderados e impulsores de la gestión del conocimiento, y parte imprescindible de su puesta en práctica en todo lo que comporta gestión de la información documental que, sin duda, constituye uno de los pilares básicos de la gestión del conocimiento.

¿CÓMO GESTIONAR EL CONOCIMIENTO?

En la medida que estamos hablando de conocimiento vivo, es decir permanentemente actualizable, para hacerlo útil es necesario establecer pautas de trabajo que incluyan:

• Definición de objetivos.

• Metodología para realizar los objetivos definidos.

• Prever y organizar los instrumentos para su realización.

• Organizar su puesta en práctica.

• Evaluar resultados.

• Generalizar resultados.

• Generalizar las mejores prácticas.

A modo de síntesis, se trataría de pasar de una situación en que, según opinión generalizada de los expertos, la información de las corporaciones está distribuida de la siguiente forma:

• el 10% está en formatos informáticos estructurados,

• el 20% está en formatos informáticos no estructurados,

• el 70% está en soporte papel,

• un volumen indeterminado, pero muy importante, está en la memoria de los trabajadores.

A una situación en la que toda la información, incluida la mayor parte posible de la que está en la memoria, sea asequible, utilizable y renovable, en cualquier momento y lugar, por cualquiera de las personas de la organización.

Algunas premisas básicas para abordar con posibilidades de éxito un proyecto de gestión del conocimiento son:

• Tener bien definida la misión corporativa.

• El liderazgo de la dirección.

• Una clara motivación del personal que asegure su participación activa.

• Unas estructuras que permitan compartir y sintetizar la información y aseguren la transferencia continua de las mejores prácticas.

HERRAMIENTAS

Es muy importante que los directores corporativos aborden la realización de procesos de gestión de la información y el conocimiento en sus organizaciones.

La aportación de empresas y profesionales especializados es la mejor garantía de que los resultados se corresponderán con las expectativas.

«Hacer accesible la información necesaria a los trabajadores de

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