ORGANIZACION Y FUNCIONES DE RIMAC SEGUROS

MANUAL DE

ORGANIZACION Y FUNCIONES

DE RIMAC SEGUROS

(Aprobado en Sesión de Directorio del 08.08.2013)

INDICE

PRESENTACION

Base Legal …………………………………………………………….. 3

ESTRUCTURA ORGANICA ……………………………….………… 4

I. ALTA DIRECCION

 Gerencia General ………………………………………..… 5

II. ORGANO DE APOYO

 Subgerencia de Administración y Finanzas ………..…… 9

III. ORGANO FUNCIONAL

 Subgerencia de Operaciones …………………………..… 15

PRESENTACION

Inmobiliaria Milenia S.A., con el propósito de presentar las funciones generales establecidas en su Reglamento de Organización y Funciones, ha elaborado el Manual de Organización y Funciones.

En este Manual se ha tomado en cuenta la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como los requerimientos de los cargos considerados en el Cuadro Analítico de Personal.

En el Manual de Organización y Funciones, que es un instrumento normativo de la gestión administrativa, se precisan en total concordancia con la estructura orgánica y funciones, la descripción de los cargos que la integran, las líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación.

Mediante este Manual de Organización y Funciones cada funcionario y trabajador de RIMAC SEGUROS deberá conocer sus funciones y su ubicación dentro de la estructura general de la organización, con el fin de participar, de manera integral, en el logro de los principales objetivos de la Empresa.

Base Legal

Estatutos de INMISA, determina facultades del Directorio y de la Gerencia General

Ley Nº 26887, Ley General de Sociedades

D.S. Nº 074-95-PCM, Decreto que deroga la Ley Nº 26507, estableciendo que la aprobación del Reglamento de Organización y Funciones, el Manual de Organización y Funciones y el Cuadro de Asignación de Personal, será de responsabilidad exclusiva de cada entidad del sector Público.

Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, aprueba las Normas de Control Interno y dispone que la Dirección deba establecer un ambiente de control interno mediante una adecuada estructura organizacional, administración de recursos humanos, competencia profesional y asignación de autoridad y responsabilidad.

Acuerdo de Directorio Nº 002-2004/008-FONAFE y normas modificatorias, Directiva aplicable a los Directorio de RIMAC SEGUROS participa como accionista, en la cual se establece el procedimiento de designación, renuncia y revocación de Directores así como los derechos, obligaciones, prohibiciones y responsabilidades de los Directores.

Código de Buen Gobierno Corporativo de Inmobiliaria Milenia S.A. aprobado en Sesión de Directorio de fecha 06.07.2006, en el cual se hace referencia a la delimitación de funciones y responsabilidades del Directorio y de la Gerencia General.

Código Marco de Control Interno de las Empresas del Estado aprobado en Acuerdo de Directorio Nº 001-2006/028-FONAFE de fecha 11.11.2006, en el cual se hace referencia a las Normas de Control Interno y dispone que la Dirección debe establecer un ambiente de control interno, en concordancia con la Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG.

COMISION NACIONAL SUPERVISORA DE EMPRESAS Y VALORES – CONASEV, organismo supervisor

ESTRUCTURA ORGANICA

De acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones Inmobiliaria Milenia S.A., cuenta con la siguiente Estructura Orgánica:

ALTA DIRECCION

- Directorio

- Gerencia General

ORGANO DE APOYO

- Subgerencia de Administración y Finanzas

ORGANO FUNCIONAL

- Subgerencia de Operaciones

I.- ALTA DIRECCION

GERENCIA GENERAL

1. OBJETIVO

La Gerencia General es la unidad orgánica dependiente del Directorio, responsable de la administración y gestión de la Empresa, de desarrollar las actividades que logren de manera eficiente, los objetivos y metas Institucionales. Para el desarrollo de sus actividades cuenta con el asesoramiento legal externo correspondiente.

2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS

Para el desarrollo de sus actividades, la Gerencia General requiere:

 Gerente General

 Secretaria

Gerente General:

2.1 Objetivo

El Gerente General tiene responsabilidad directa en la dirección, coordinación, control y evaluación del funcionamiento y actividades de la Empresa, en concordancia con las políticas, planes y estrategias aprobadas; garantiza que los procedimientos y políticas se lleven a cabo dentro del marco de la ley, y que se obtengan los objetivos propuestos, sobre la base de una organización y administración eficientes; y asesora al Directorio en la buena marcha de la Empresa.

Asimismo, ejerce la representación legal de la Empresa. Desarrolla las siguientes funciones:

2.2 Funciones Generales

a) Formular y presentar al Directorio para su aprobación el plan anual de la Empresa que incluye las estrategias de planeamiento, objetivos, políticas, metas, programas y presupuestos referidos a las actividades institucionales.

b) Asesorar al Directorio en cuestiones técnicas proporcionándole la información necesaria.

c) Dirigir las medidas correctivas que fueran necesarias para el logro de los objetivos, planes, programas, metas y presupuestos establecidos.

d) Asegurar que el desarrollo de programas y planes que dirijan las actividades y el uso de los recursos, se lleven a cabo conforme la estrategia, políticas, procedimientos y normas establecidas.

e) Hacer cumplir de manera eficiente los acuerdos y resoluciones que adopte la Junta General de Accionistas y el Directorio.

f) Dirigir las actividades que permitan adoptar nuevos enfoques para RIMAC SEGUROS

g) Evaluar los criterios y procedimientos de selectividad en la calidad de clientes, a fin de garantizar una mejor rentabilidad lucrativa dentro de los planes diseñados.

h) Plantear al Directorio el nombramiento, promoción y traslado de los funcionarios, así como sus remuneraciones.

i) Ejercer como secretario de las Juntas Generales de Accionistas y del Directorio.

j) Llevar a la aprobación del Directorio asuntos que conlleven salir de los límites de su autoridad, de acuerdo con lo dispuesto en los Estatutos.

k) Inspeccionar directamente o por medio de los funcionarios responsables el sistema de contabilidad adecuado y el buen desarrollo financiero de conformidad con el presupuesto anual de la Empresa, informando mensualmente al Directorio.

l) Aprobar los Estados Financieros, Estados de Resultados e información complementaria, con la percepción respecto de los objetivos de la Empresa, antes que sean sometidos a consideración del Directorio.

m) Disponer la colocación de los excedentes financieros, así como la realización de las inversiones de conformidad con los acuerdos tomados por el Comité de Inversiones de la Empresa y en concordancia con el Decreto Supremo No.040-2001-EF y la Resolución Ministerial No.087-2001-EF-10.

n) Plantear al Directorio propuestas de cambio en cuanto a la Estructura Orgánica determinada en el ROF y en el MOF de la Empresa.

o) Proponer al Directorio planteamientos necesarios para que se cumplan los objetivos esperados y proyectados en el plan anual de la Empresa, enmarcados de conformidad con las normas establecidas.

p) Planificar, supervisar el desarrollo de proyectos estratégicos modernos que faciliten la mejora de la Empresa.

q) Revisar y evaluar periódicamente las operaciones que se llevan a cabo en la Empresa.

r) Representar a la Empresa ante toda clase de autoridades, entidades y personas, con las facultades generales del mandato y especiales de los artículos noveno y décimo del código de procedimientos civiles.

s) Transigir las cuestiones litigiosas hasta por el monto autorizado, dando cuenta al Directorio.

t) Orientar las acciones que permitan atender las recomendaciones de auditoría interna y externa.

u) Supervisar la política laboral y las normas generales para su correcta aplicación.

v) Proponer al Directorio la conformación de los Comités Especiales que sean necesarios para las contrataciones y adquisiciones que requiera RIMAC SEGUROS

w) Aprobar la adquisición y contratación de los bienes y servicios necesarios para la ejecución de las actividades y operaciones de INMISA. Asimismo, el Gerente General es responsable por la evaluación y aprobación de los Expedientes de Contratación y de aprobar los plazos y procedimientos de las contrataciones y adquisiciones que le presente la Subgerencia de Administración y Finanzas de todos los procesos de selección así como aprobar bases cuyo valor referencial sea menor a 4 UIT. La Gerencia General es la máxima autoridad administrativa y es el órgano competente facultado para suscribir, prorrogar y resolver los contratos originales y/o complementarios con el postor ganador del proceso de selección en concordancia con la normatividad vigente, poner en conocimiento del Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE actos que puedan constituir infracción administrativa y remitir el expediente de contratación de un proceso de selección a solicitud del Tribunal de Contrataciones y Adquisiciones del Estado por interposición de recurso de apelación.

x) Cumplir las demás funciones técnicas que el Directorio le asigne.

2.3 Funciones Específicas

a) Establecer con los Funcionarios bajo su responsabilidad las actividades que aseguren una tarea ordenada y de coordinación constante.

b) Ejercer atribuciones, cuando lo estime conveniente, que le corresponden específicamente a otros funcionarios bajo su responsabilidad, en forma particular o simultáneamente con ellos.

c) Supervisar y evaluar periódicamente al personal directamente a su cargo.

d) Disponer proyectos de capacitación para el personal, orientados a su desarrollo técnico.

e) Firmar la correspondencia de acuerdo con la magnitud del tema y la jerarquía de su cargo.

f) Firmar cheques en forma mancomunada con los funcionarios autorizados.

g) Autorizar el pago de horas extras y/o trabajos extraordinarios.

h) Aprobar el rol de vacaciones anuales del personal a su cargo y las modificaciones necesarias.

i) Aprobar la contratación de servicios de terceros, cuando sea necesario, para la ejecución de las actividades y operaciones de INMISA.

j) Informar permanentemente al Directorio de las actividades que por su índole o importancia requieren de su conocimiento.

k) Sugerir y admitir la compra de activos fijos para la Gerencia General.

l) Representar a la Empresa ante toda clase de autoridades, entidades y personas, dentro de las facultades conferidas por ésta.

m) Comunicar a la CONASEV y cuando corresponda a la Bolsa de Valores de Lima, los hechos de importancia, así como la información calificada de reservada y otras comunicaciones.

n) Cumplir las demás funciones administrativas que le asigne el Directorio.

2.4 Relaciones de Responsabilidad y de Autoridad

Es directamente responsable ante el Directorio.

Para el cumplimiento de sus responsabilidades, el Gerente General es apoyado por los Órganos de Apoyo y Funcional de RIMAC SEGUROS, así como asesores legales externos.

2.5 Relación de Coordinación Funcional

Dentro de las relaciones de coordinación internas y sin perjuicio de la directa dependencia, determinada en la estructura orgánica, mantiene continúa concordancia y respuesta de función con los diferentes órganos de la Empresa.

Respecto a coordinación con el exterior, mantiene relación con los diferentes Órganos como: RIMAC SEGUROS, Ministerio de Economía y Finanzas, Contraloría General de la República, Contaduría Pública de la Nación, Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores, Bolsa de Valores de Lima; y otros Organismos públicos y privados.

Secretaria:

2.1 Objetivo

Realiza labores específicas de apoyo al Directorio y a la Gerencia General, y en general a todas las Subgerencias de la Empresa; así como, otras tareas asignadas por la Gerencia General.

2.2 Funciones Generales

a) Apoyar en las labores de su cargo a la Alta Dirección de la Empresa.

b) Atender a los miembros del Directorio en el transcurso de sus sesiones.

c) Archivar, registrar y controlar las Actas del Directorio, y otros documentos importantes.

d) Recepcionar, registrar y distribuir toda la documentación que ingresa a la Empresa (Cartas, Informes, Facturas, Recibos, etc.).

e) Tramitar y procesar los expedientes que fluyen de la Gerencia General; controlar y distribuir el despacho de la correspondencia a través del Servicio Local.

f) Atender la central telefónica, efectuar y atender las comunicaciones e informar a nivel interno y al público sobre las gestiones que se vienen realizando en el área de su competencia.

g) Centralizar los requerimientos de suministros diversos: Útiles de oficina, aseo y limpieza y suministros para equipos de oficina y velar por mantener un stock adecuado. Gestiona la compra, control y distribución de los mismos.

h) Controlar y supervisar los servicios de limpieza en la sede de la Empresa.

i) Controlar el Registro de Asistencia.

j) Controlar y archivar las Normas Legales.

k) Tramitar las publicaciones de los avisos en los Diarios.

l) Archivar, controlar y registrar las pólizas de seguros por los bienes de la Empresa.

m) Tramitar el pago de las facturas y recibos por honorarios.

n) Registrar y controlar el Fondo de Caja Chica de conformidad con las normas y procedimientos establecidos.

o) Apoyar en las labores de su cargo a todas las Subgerencias de la Empresa.

p) Y cualquier otra labor que le asigne o encomiende la Gerencia General.

2.3 Relaciones de Responsabilidad y Coordinación Funcional

Depende y reporta directamente al Presidente del Directorio y al Gerente General.

Coordina con los otros órganos lo relacionado a sus funciones y labor de apoyo.

II.- ORGANO DE APOYO

Subgerencia de Administración y Finanzas

1. OBJETIVO

Es el Órgano encargado de administrar los recursos administrativos y financieros de la Empresa; está a cargo de la Subgerencia de Administrativa y Financiera, la cual ejerce dirección funcional sobre la aplicación de los procesos conexos a los sistemas administrativos financieros en todas las Subgerencias de la Empresa. Coordina actividades con RIMAC SEGUROS.

2. ESTRUCTURA ORGANICA DE CARGOS

Para el desarrollo de sus actividades, la Subgerencia de Administración y Finanzas requiere:

 Subgerente de Administración y Finanzas

 Asistente de Administración y Finanzas

 Asistente Técnico

SUBGERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

2.1 Objetivo

El Subgerente de Administración y Finanzas es el encargado de planificar, establecer, normar, conducir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar la aplicación de los procesos técnicos de los sistemas administrativos financieros de la Empresa; así como, del personal, contabilidad y tesorería. De igual forma es la encargada de la correcta ejecución y registro de las opera¬ciones técnicas, administrativas, contables, económicas y financieras. Asimismo, es la encargada de preparar información económica financiera requerida por instituciones como: FONAFE, CONASEV, BVL, CAVALI ICLV, Contaduría Pública de la Nación y otros organismos reguladores.

2.2 Funciones Generales

a) Proponer las estrategias, planes y metas relacionados con los recursos humanos y financieros, presentándolos ante la Gerencia General.

b) Elaborar el presupuesto anual a ser presentado por la Gerencia General al Directorio, disponer las acciones y planeamientos necesarios para su correcta ejecución; deberá establecer los mecanismos de control y evaluación del mismo.

c) Supervisar la emisión de los Estados Financieros mensuales los mismos que deben contener información, confiable, veraz y oportuna; en concordancia con las Normas Tributarias y Contables vigentes; presentarlos a la Alta Dirección para su aprobación y velar por que se remitan a los organismos que los requieren oportunamente.

d) Dirigir, coordinar y controlar las transacciones administrativas y financieras de la Empresa, velando por la correcta aplicación de los gastos e inversiones de conformidad con el presupuesto.

e) Controlar continuamente el manejo de las Cuentas Bancarias de la Empresa con las entidades del Sistema Financiero Nacional, proponiendo a la Gerencia General los cambios necesarios que contribuyan al logro de los objetivos establecidos en el presupuesto anual.

f) Formular y proponer a la Gerencia General los lineamientos de política para el adecuado funcionamiento de los Sistemas Administrativo y Contable.

g) Evaluar periódicamente que las actividades relacionadas con la Administración de los recursos humanos y financieros de la Empresa, se efectúen de acuerdo con los objetivos, planes, estrategias y presupuestos establecidos aprobados por la Alta Dirección, informando sobre su cumplimiento a la Gerencia General.

h) Preparación oportuna de cuadros e informes sobre gestión administrativa, económica y financiera para el Directorio y a los organismos reguladores competentes: CONASEV, FONAFE, Bolsa de Valores, Contaduría y MEF.

i) Supervisar la emisión de los registros oficiales y principales de la Empresa, así como los registros auxiliares de los que se valga la organización para exponer su situación económica financiera y los medios de control de los mismos.

j) Cautelar el patrimonio de la Empresa, disponiendo y supervisando periódicamente la ejecución de los inventarios físicos.

k) Dirigir las acciones necesarias para controlar las actividades de seguridad del personal, equipos e instalaciones de la Empresa.

l) Adquirir y contratar, en las mejores condiciones para la Empresa, los bienes y servicios que sean necesarios para la buena marcha de RIMAC SEGUROS. Formular y proponer el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Empresa, sobre la base de los requerimientos de la Gerencia General, Subgerencia de Administración y Finanzas y Subgerencia de Operaciones; así como otorgar la conformidad a los bienes y/o servicios requeridos por su Subgerencia. Asimismo, deberá definir conjuntamente con el área usuaria las características técnicas de los bienes y/o servicios a adquirir o contratar respectivamente así como determinar el valor referencial de los procesos de selección establecidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la Empresa teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestal a fin de remitir el expediente de contratación de los procesos de selección conteniendo las características técnicas, valor referencial y disponibilidad presupuestal para evaluación y aprobación de la Gerencia General.

m) Velar porque los bienes y servicios que requieren la Gerencia General y Subgerencias de la Empresa, sean utilizados de manera óptima y racional, buscando el mejor desarrollo de sus funciones.

n) Establecer y conducir el programa de comunicación interna y apoyar las acciones tendientes a conservar y/o proyectar la imagen de la Empresa ante la opinión pública cuando sea necesario.

o) Establecer las medidas correctivas e impartir las instrucciones para su aplicación, cuando se observen desviaciones y/o incumplimiento en lo planificado.

p) Formular, emitir o modificar, normas y procedimientos, de conformidad con las normas de control vigentes, de modo que se logre una eficiente y eficaz administración de los recursos y patrimonio de la Empresa.

q) Administrar las pólizas de seguro contratadas por la Empresa.

r) Coordinar actividades RIMAC SEGUROS , la Contaduría Pública de la Nación y otros Organismos reguladores de la Empresa.

s) Supervisar y dirigir la administración del archivo central de la Empresa.

t) Supervisar la vigencia de las Cartas Fianza y Pólizas de Seguros reportadas por la Subgerencia de Operaciones.

u) Supervisar la implantación de los sistemas de informática y comunicación, de tal manera que satisfaga las necesidades institucionales en forma integral, teniendo como base la eficiencia y productividad operativa.

v) Supervisar la elaboración del Plan Informático Institucional de desarrollo de los sistemas de información.

w) Supervisar que el Asesor de Informática establezca procedimientos para dotar de seguridad y protección a la información institucional, velando por su integridad y el mantenimiento permanente de la reserva de la información, sin perjuicio de su utilización integrada y compartida entre las Subgerencias, según sus necesidades.

x) Cautelar y verificar el uso adecuado de los equipos en las distintas Subgerencias de la Empresa; e informar a la Gerencia General, de cualquier eventualidad producida.

y) Supervisar la implantación de niveles de seguridad y acceso a Internet.

z) Establecer la aplicación de normas y procedimientos de entrega, cambio, devolución, reposición, verificación y responsabilidad por los equipos de cómputo asignados a los distintos usuarios de la Empresa

aa) Evaluar y comunicar de los equipos en desuso, obsoletos y/o siniestrados para su baja.

bb) Las demás funciones que le sean asignadas por la Alta Dirección.

2.3 Funciones específicas:

a) Establecer canales de apoyo y comunicación con funcionarios de otras Subgerencias de la Empresa, y personal a su cargo, con el fin de ejecutar acciones que incrementen la eficiencia y el rendimiento en el desarrollo de sus actividades.

b) Supervisar que el personal a su cargo cumpla con las políticas y normas establecidas.

c) Ordenar la emisión de órdenes de compra y de servicio así como la preparación de contratos solicitando previamente al proveedor la documentación requerida para la firma del contrato a fin de remitirlo para aprobación y firma de la Gerencia General, para la adquisición de bienes y contratación de servicios necesarios para la Empresa.

d) Firmar la correspondencia cuyo contenido esté de acuerdo con la importancia del asunto y la jerarquía de su cargo.

e) Suscribir en forma conjunta con otros funcionarios autorizados, documentos que tengan que ver directamente con la actividad funcional que desarrolla de acuerdo a las directivas emanadas de la Gerencia General, en concordancia con los poderes y facultades que le otorga la Empresa.

f) Suscribir documentos que no sean de su competencia, por razones de causa mayor, informar a la Gerencia General para su conocimiento.

g) Efectuar las demás funciones administrativas que le asigne la Alta Dirección.

2.4 Relaciones de Responsabilidad y de Coordinación Funcional

Es directamente responsable ante la Gerencia General.

Coordina internamente con la Alta Dirección y otros órganos de la Empresa, para tratar y resolver asuntos propios de su función. Asimismo, coordina con el Contador que presta servicios de asesoramiento contable y tributario con la Empresa, así como el asesor de Informática.

Externamente coordina con los organismos rectores administrativos como: FONAFE, Ministerio de Economía y Finanzas, Contraloría General de la República, Contaduría Pública de la Nación, CONASEV y la Bolsa de Valores de Lima; con el fin de proporcionar la información necesaria. Asimismo coordina con ESSALUD, AFP's, SUNAT, en lo concerniente a pago de aportes, tributos y otros. También debe coordinar con Compañías de Seguros, en la gestión de las pólizas que fueran necesarias para la Empresa. Otras coordinaciones las realiza con Proveedores y Clientes de la Empresa, en temas contractuales.

Asistente de Administración y Finanzas

2.1 Objetivo

Su principal objetivo es la previsión, gestión, control y evaluación del flujo de entrada y salida de fondos. Adicionalmente a sus labores de Tesorería, también tiene a su cargo funciones administrativas. Elabora el proyecto del Presupuesto de INMISA en coordinación y bajo la supervisión de la Subgerencia de Administración y Finanzas.

2.2 Funciones Generales y Específicas

a) Elaborar el proyecto del presupuesto anual de la Empresa para aprobación de la Alta Dirección, presentación a organismos reguladores

b) Informar a la Subgerencia sobre control de ejecución presupuestal mensual: análisis desviaciones, ajustes.

c) Elaborar el Flujo de Caja mensual y lo presenta para aprobación a la Subgerencia.

d) Controlar y reportar la ejecución del Flujo de Caja, al Subgerente.

e) Emitir y reportar a la Subgerencia y a los organismos competentes la posición de saldos bancarios en forma adecuada y oportuna.

f) Coordinar actividades a ejecutar o plasmar a través de informes con organismos públicos

g) Apoyar a la Subgerencia de Administración y Finanzas respecto al cálculo de impuestos en coordinación con el Contador de la Empresa.

h) Controlar y coordinar la emisión del reporte de ingresos originado en la Subgerencia de Operaciones.

i) Coordinar con la Subgerencia de Operaciones y reportar a la Subgerencia de Administración y Finanzas, respecto a cobranzas morosas.

j) Elaborar y registrar en el sistema contable la planilla de sueldos de INMISA y la somete a la aprobación de la Subgerencia de Administración y Finanzas, efectuando los pagos respectivos al personal.

k) Coordinar con las entidades financieras todo lo relacionado con el movimiento de su Subgerencia.

l) Verificar saldos de Caja-bancos, Clientes, etc. Cruza información y registro con entidades financieras.

m) Controlar las entregas a rendir cuenta, reportando la situación de las mismas a la Subgerencia de Administración y Finanzas.

n) Preparar los Informes y para otros Organismos reguladores, respecto a resultados de su Subgerencia, previamente supervisados por la Subgerencia de Administración y Finanzas.

o) Coordinar con la Empresa que brinda servicios de mantenimiento de los equipos de cómputo.

p) Comunicar al Subgerente la situación del Sistema Informático de la Empresa.

q) Efectuar las demás tareas que le asigne la Subgerencia de Administración y Finanzas.

2.3 Relación de Responsabilidad y Coordinación Funcional

Depende de la Subgerencia de Administración y Finanzas.

Coordina con los otros órganos de la Empresa, para el mejor cumplimiento de sus funciones. Asimismo, coordina con el Contador que presta sus servicios de asesoramiento contable y tributario a la Empresa, así como con el Asesor de Informática.

Asistente Técnico

2.1 Objetivo

Su principal objetivo es la el control de la salida de fondos. Adicionalmente debe apoyar al Contador en las labores de cierre contable. Debe llevar el control de las anotaciones en cuenta de los accionistas y el pago de sus dividendos.

2.2 Funciones Generales y Específicas

a) Emitir cheques, solicitar aprobación y firmas para la entrega de cheques a terceros. Controlar y anular los cheques vencidos en cartera.

b) Recepcionar recaudaciones, disponer los depósitos y los documentos sustentatorios, ingresándolos al Sistema Contable computarizado para la emisión del Registro de Ventas, reportándolos a Contabilidad.

c) Efectuar análisis de las cuentas que se requieran para informar al Directorio e instituciones públicas y privadas.

d) Apoyar en la preparación de información económica financiera a la CONASEV, BVL y CAVALI.

e) Apoyar al Contador en las actividades de cierre de los Estados Financieros de periodicidad mensual y anual.

f) Determinar la depreciación de los activos fijos de la Empresa.

g) Mantener actualizada la impresión de los libros de contabilidad.

h) Llevar el control del pago de dividendos a los accionistas minoritarios y al FONAFE.

i) Llevar el control de las acciones emitidas en anotaciones en cuenta con CAVALI.

j) Otras que designe la Subgerencia de Administración y Finanzas.

2.3 Relación de Responsabilidad y Coordinación Funcional

Depende de la Subgerencia de Administración y Finanzas.

Coordina con los otros órganos de la Empresa, para el mejor cumplimiento de sus funciones. Asimismo, coordina con el Contador que presta sus servicios de asesoramiento contable y tributario a la Empresa.

III.- ORGANO FUNCIONAL

Subgerencia de Operaciones

1. Objetivo

Es el órgano encargado de planificar, programar y ejecutar las estrategias necesarias para el logro de los objetivos propios del giro de INMISA y propuestos por la Alta Dirección. Está a cargo del Subgerente de Operaciones, el cual vela por el mantenimiento y seguridad de los Inmuebles pertenecientes a los Activos Inmobiliarios de la Empresa, con el fin de generar mayor rentabilidad; ejecutando inversiones y contrataciones, de así requerirlo, para el logro de sus metas.

2. Estructura Orgánica de Cargos

Para el desarrollo de sus actividades, el Órgano de Operaciones requiere:

 Subgerente de Operaciones.

 Asistente de Operaciones

 Asistente Técnico.

SUBGERENTE DE OPERACIONES

2.1 Objetivo

Desarrollar conceptos, ideas, dirigir y controlar el rol de actividades vinculadas con la administración, rentabilidad, perfeccionamiento, arrendamiento, mantenimiento y seguridad de las propiedades Inmobiliarias de la Empresa. RIMAC SEGUROS

2.2 Funciones Generales

a) Plantear al Gerente y dirigir las políticas, planes y metas en relación a la administración, arrendamiento, mantenimiento y seguridad de los bienes inmuebles de la Empresa.

b) Dirigir y controlar la implementación de las políticas, planes, metas y presupuestos establecidos para el Área, así como la aplicación de las directivas formuladas por la Alta Dirección.

c) Aplicar medidas correctivas sobre desviaciones de los planes, logro de metas y cumplimiento de políticas, establecidas por la Gerencia General.

d) Administrar la cartera de clientes, disponiendo y controlando la facturación y la situación de cobranza, reportando a la Subgerencia de Administración y Finanzas.

e) Elaborar estudios relacionados con la rentabilidad de los bienes inmuebles de la Empresa. recomendando, si fuera el caso, el cambio de uso o la venta de alguno de ellos.

f) Proponer reglamentos, contratos y normas para la adecuada administración de las propiedades inmobiliarias.

g) Elaborar y mantener actualizadas las políticas para la suscripción, rescisión o modificación de los contratos de arrendamiento.

h) Coordinar y efectuar el seguimiento con el asesor legal externo sobre la ejecución de la cobranza de inquilinos morosos.

i) Verificar y controlar la oportuna renovación de los contratos.

j) Custodiar las Cartas Fianza, controlar e informar el vencimiento, así como controlar e informar sobre la vigencia de los seguros, que garantizan los contratos de arrendamiento suscritos con los clientes. El informe se efectuará vía reporte mensual a la Gerencia General.

k) Formular conjuntamente con su personal de apoyo el presupuesto anual de adquisición de materiales y servicios de terceros para el mantenimiento de los bienes inmuebles.

l) Promover el arrendamiento de locales desocupados a través de diversos medios.

m) Hacer seguimiento de la evolución de los precios de alquiler de inmuebles o locales similares a los de la Empresa, crear un banco de datos.

n) Velar por la conservación de los bienes inmuebles de la Empresa proponiendo programas de mantenimiento.

o) Aprobar los requerimientos de mantenimiento, servicio de terceros y compras para las propiedades inmobiliarias de la Empresa, en concordancia con los dispositivos legales vigentes, normas y procedimientos establecidos.

p) Supervisar la ejecución del presupuesto de mantenimiento de los bienes inmuebles.

q) Proponer al Gerente General con la debida sustentación la anulación de los recibos incobrables.

r) Disponer la elaboración de informes y/o cuadros estadísticos en relación a la administración, arrendamiento, mantenimiento y seguridad de los bienes inmuebles.

s) Informar permanentemente al Gerente General sobre los aspectos técnicos y administrativos de la Subgerencia a su cargo.

t) Evaluar periódicamente la recuperación de los gastos de mantenimiento mediante los inquilinos.

u) Informar mensualmente a la Subgerencia de Administración y Finanzas sobre los arriendos atrasados con antigüedad de más de tres meses para que se dispongan las provisiones que establecen las normas.

v) Efectuar las demás funciones técnicas que asigne el Gerente General y coordinar con él, los asuntos que sobrepasen el límite de su autoridad.

2.3 Funciones específicas:

a) Suscribir toda la documentación en lo concerniente a la seguridad y mantenimiento de los inmuebles de propiedad de RIMAC SEGUROS

b) Solicitar los servicios de terceros, contemplados en el presupuesto, para servicios de mantenimiento, seguros, y otros que sean necesarios para los Inmuebles de la Empresa, supervisando su correcto cumplimiento a fin de otorgar la conformidad a los bienes y/o servicios requeridos por su Subgerencia.

c) Elaborar y proponer directivas o normas legales relacionadas con actos de disposición, adquisición y recuperación de los inmuebles propiedad de RIMAC SEGUROS

d) Informar al Gerente General sobre el cumplimiento, y sus probables desviaciones, de las acciones programadas.

e) Todas las otras funciones que designe la Alta Dirección y que sean de su competencia.

2.4 Relaciones de Responsabilidad y Coordinación Funcional

Depende jerárquicamente y es responsable ante la Gerencia General.

Coordina internamente con la Gerencia General y las demás Subgerencias de la Empresa, en lo concerniente a la disposición, adquisición, seguridad y mantenimiento de los inmuebles propiedad de RIMAC SEGUROS

Coordina externamente con los proveedores, usuarios y potenciales clientes de los inmuebles de RIMAC SEGUROS, en lo relacionado al buen uso y mantenimiento de los mismos.

Asistente de Operaciones

2.1 Objetivo

Desarrollar labores relacionadas con la cartera de clientes, tales como generación de estadísticas sobre ingresos, egresos y rendimientos de cada inmueble. Desarrollar otras tareas diversas en apoyo del funcionario responsable de la Subgerencia, que incluyen labores administrativas de recepción, ingreso y seguimiento de documentos ingresados a la Subgerencia de Operaciones.

2.2 Funciones Generales y Específicas

a) Recepcionar, ordenar y controlar diariamente el ingreso y salida de correspondencia y trámites de gestión de la Subgerencia de Operaciones.

b) Elaborar informes o reportes estadísticos mensuales sobre el resultado de las actividades desarrolladas en la Subgerencia de Operaciones.

c) Llevar el orden correlativo de los contratos de alquiler de los inmuebles de la Empresa.

d) Controlar la situación del cliente respecto al cumplimiento de sus contratos: pago de alquileres, mantenimiento u otros conceptos.

e) Efectuar el cálculo del prorrateo de los gastos de mantenimiento para la cobranza respectiva a los inquilinos de los inmuebles, presentándolo a la Subgerencia de Operaciones para su aprobación.

f) Llevar el control de la cuenta corriente de cada inquilino, informando en el caso de producirse morosidad.

g) Elaborar mensualmente cuadro de ingresos de los inmuebles arrendados y cuadro de gastos detallados por cada inmueble

h) Emisión y anulación de los siguientes documentos: avisos de cobranza, facturas, notas de crédito, notas de débito, entre otras, por arrendamiento de los inmuebles de RIMAC SEGUROS.

i) Entrega información para el presupuesto anual, respecto a las proyecciones por servicios de terceros para el mantenimiento de los inmuebles.

j) Verificar y revisar el cálculo de los reportes de ventas que remiten los principales inquilinos para su facturación respectiva

k) Emitir el reporte de cobranzas para su correspondiente registro en la Subgerencia de Administración y Finanzas.

l) Actualizar la base de datos en el sistema de RIMAC SEGUROS

m) Participar en la formulación de objetivos, políticas, planes, metas y presupuestos relacionados con la administración, evaluación y control de las propiedades inmobiliarias de la Empresa.

n) Ingresar diariamente gastos en el Módulo del Registro de Compras (facturas, boletas, recibos por servicios, entre otros).

o) Efectuar las demás tareas que le asigne la Subgerencia de Operaciones.

2.3 Relación de Responsabilidad y Coordinación Funcional

Es responsable ante la Subgerencia de Operaciones.

Asistente Técnico

2.1 Objetivo

Realizar gestiones administrativas ante entidades públicas y privadas. Inspeccionar los inmuebles de propiedad de la Empresa para observar e informar sobre su estado, requerimientos de mantenimiento y problemas en general que afecten a los mismos; así como, verificar los servicios básicos. Realizar las gestiones necesarias ante las empresas contratantes, también efectuar labores diversas referidas a la administración de las propiedades inmuebles.

2.2 Funciones Generales y Específicas

a) Realizar trámites ante distintos organismos públicos y privados como: municipalidades, ministerios, SUNAT, Registros Públicos, notarías, entre otros; en tareas relacionadas a la administración de los inmuebles.

b) Redactar y preparar toda la documentación pertinente, relacionada a los trámites administrativos.

c) Realizar funciones de procuraduría, sobre los expedientes en trámite ante entidades públicas y privadas, en representación de RIMAC SEGUROS, a fin de recepcionar, tramitar documentación, revisar actuados, efectuar seguimientos, y cualquier otra gestión concerniente a la salvaguarda de los intereses de RIMAC SEGUROS

d) Realizar la inspección directa de los inmuebles en forma periódica utilizando los adecuados canales de comunicación e informando a la Subgerencia de Operaciones.

e) Supervisar el cumplimiento de las labores de las empresas de seguridad y vigilancia privada, guardianes y empresa de limpieza, contratados para los distintos inmuebles, recepcionando las ocurrencias derivadas de sus funciones.

f) Atender los requerimientos de mantenimiento y/o problemas en general que afecten a los inmuebles, coordinando previamente con el Subgerente de Operaciones, atendiendo la prioridad requerida, y disponiendo de inmediato las acciones correctivas en casos de emergencia.

g) Inspeccionar los trabajos de mantenimiento contratados, dar la conformidad de obra, y tramitar las facturas de los proveedores.

h) Control y seguimiento de los servicios básicos de los inmuebles: energía eléctrica, agua potable, teléfono, bomba de agua, ascensores, limpieza, seguridad, entre otros.

i) Mostrar los diversos inmuebles desocupados a los interesados en su alquiler, proporcionándoles la información de los requisitos para su arrendamiento.

j) Absolver y/o canalizar las consultas y/o reclamos de los inquilinos en las visitas de inspección a los inmuebles.

k) Coordinar la entrega y/o recepción mediante levantamiento de actas de los inmuebles arrendados, adjuntando el inventario detallado del estado del predio.

l) Administrar el archivo de las declaraciones juradas de autoavalúo de los inmuebles de la Empresa.

m) Elaborar y actualizar las declaraciones juradas de autoavalúo de los inmuebles en general, control y revisión de las categorías de edificación, cálculo del impuesto al valor del Patrimonio Predial y el pago de los mismos.

n) Gestionar ante las entidades públicas correspondientes la inscripción y/o el descargo de los inmuebles por transferencia de dominio: compra – venta, entre otros.

o) Interponer denuncia policial sobre mudanza clandestina de los inquilinos con juicio, por robo de bienes de la Empresa, etc.

p) Apoyar en los lanzamientos judiciales de los inquilinos morosos.

q) Representar a RIMAC SEGUROS en calidad de depositario judicial de bienes embargados a los inquilinos por deudas de arrendamiento.

r) Informar en forma permanente al Subgerente de Operaciones de las ocurrencias de los inmuebles propiedad de INMISA.

s) Las otras funciones que le asigne la Subgerencia de Operaciones, de acuerdo a las necesidades de la Empresa.

2.3 Relación de Responsabilidad y Coordinación Funcional

Es responsable ante la Subgerencia de Operaciones.

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