Como se puede Establecer los lineamientos para dirigir la planificación y realización de auditorías internas

1. Propósito:

1. Establecer los lineamientos para dirigir la planificación y realización de auditorías internas que permitan verificar la implantación, operación y mantenimiento y la conformidad de los elementos del sistema de gestión de calidad con los requisitos especificados por la norma  ISO/TS 16949:2009, además la efectividad de los procesos para alcanzar los objetivos y metas de los programas de calidad de Industrias Tricon de México tales como los requerimientos corporativos de QCD.

1. Roles y responsabilidades:

1. Industrias TRICON asegurará que cada sección del Sistema de Calidad documentado en el Manual de Calidad y serán verificadas por un auditor interno independiente de sus funciones por lo menos una vez cada año calendario.
2. Es responsabilidad del coordinador y/o supervisor del sistema de calidad realizar las auditorías internas y de mantener el programa actualizado para este propósito, así mismo de cumplir con las funciones referentes a la norma  ISO/TS 16949:2009.
3. Las auditorías internas serán conducidas para cada Proceso del Sistema de Calidad. Las requisiciones de acción correctiva, cuando se requieran, serán consistentes con el Procedimiento de acciones correctivas de la empresa. La Gerencia se reserva la opción de requerir auditorías especiales a ser realizadas. En tales casos las instrucciones aplicables serán generadas.

1. Referencias:

1. ISO/TS 16949:2009 SECT. 8.2.2 Auditorías Internas de calidad.
2. Manual de Sistema de Gestión de Calidad QM-QS-001.
3. FQS-007 Registro de Auditoría Interna.
4. FQS-005 Plan para las Auditorías Internas.
5. QCD Quality, Cost & Delivery (OE Survey evaluation from TSAM).
6. IT-QA-002 Auditorias de Proceso.
7. FQS-024 Agenda de auditoria.
8. FQS-036 Evaluación de Desempeño de Auditor Interno
9. IT-QA-012 Auditoría de Producto

1. Definiciones:

1. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoria.
2. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
3. Auditado: Organización que es auditado.
4. Programa de auditoría: conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
5. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificadas.
6. Hallazgos de auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.
7. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria.

1. Procedimiento:  

1. Equipo Auditor.

1. Los auditores internos son seleccionados por cada gerencia y serán notificados al Sistema de Gestión de Calidad para su capacitación.
2. Para determinar el grado de  competencia de un auditor interno, el responsable del Sistema de Gestión debe considerar los siguientes criterios:

1. Capacitación (C=40 puntos)

1. Formación profesional (F=20)

1. Experiencia profesional (E=10)

1. Experiencia en auditorías Internas de Calidad (A=30)

La calificación final será:

C + F + E + A

Para ser auditor, el candidato debe acumular un mínimo de 60 puntos.

1. Con el propósito de mantener un grupo de auditores competentes, motivados e involucrados con el Sistema de Gestión de Calidad, una vez concluida una Auditoría Interna de Calidad específica, el responsable del SGC evalúa el desempeño de los auditores; para este efecto se aplica el siguiente criterio:

1. Los aspectos a evaluar el desempeño del Auditor Interno, serán los siguientes:

1. Los auditores internos deben tener como mínimo un desempeño “Bueno” en cada auditoría para continuar con su participación como auditor. La evaluación de desempeño obtenida, se registra en la Hoja de Evaluación de Desempeño de auditores Internos de Calidad FQS-036.

1. Auditor Líder

1. El auditor líder, es responsable de todas las fases de la auditoria. El auditor líder debe ser entrenado en los requerimientos de la norma ISO/TS 16949:2009 para auditar sistemas de gestión de calidad y recibir reconocimiento sobre estos estándares a fin de desarrollar  la capacidad administrativa y experiencia así como autoridad para tomar las decisiones finales con respecto a la conducción y a cualquier observación de la auditoria. Las funciones del auditor líder son:

• Ayudar en la selección y preparación del equipo auditor y entrenamiento de nuevos integrantes
• Preparar los programas y planes de auditoría.
• Preparar el reporte final  de auditoría.
• Informar a la Gerencia sobre los resultados y las acciones correctivas durante las Revisiones Generales.

1.  En la mayoría de los casos el auditor líder no realizará el trabajo de auditar sino que se asegurar de proveer y coordinar los recursos para que estas sea realizadas.

1.  Auditado

1.  Todos los empleados de TRICON podrán ser auditados en alguna parte del ciclo de las auditorías internas, ellos deberán estar enterados de las auditorías y las fechas a las que su departamento estará sujeto, como se indica en el programa de auditorías internas FQS-005. Las funciones del auditado son:  

• Informará a todos los empleados de su departamento sobre los objetivos y alcance de la auditoría.
• Seguir las indicaciones del plan de auditoría presentado tal como su asistencia a las juntas de apertura y cierre.  
• Proveer los recursos y tiempo necesario para que el proceso de la auditoría sea efectivo y  eficiente.
• Permitir el ingreso de los auditores a su área y acceso a cualquier información solicitada por ellos.
• Mantener una mente abierta y actitud de mejora continua ante las observaciones y comentarios de los auditores.  
• Determinar y responder acciones correctivas con base al informe de auditoría.

1.  Desarrollo

1. Auditorías al Sistema de calidad: El proceso de auditorías internas está preparado para asegurar que se audite cada proceso o actividad del sistema de gestión de calidad, así como cada proceso de producción en las áreas aplicables como se muestra en el programa por lo menos una vez en un período de doce (12) meses.

1. Auditorías de Proceso – las auditorías a los procesos de manufactura serán basadas principalmente en actividades diarias del proceso, como se indica en la instrucción IT-QA-002.

1. Evaluaciones de QCD – el auto-evaluación de QCD (Calidad, costo y Entrega) serán realizadas en base a los requerimientos del documento proveído por TSAM (OE Evaluation Survey) y será realizada dos veces en el año. Las fechas serán reflejadas en el Plan de Auditorías del año en curso.

1. Auditorías de Producto – las auditorías los productos serán realizadas basadas en la IT-QA-012.

1. Al inicio de cada año calendario el auditor líder de los sistemas de la calidad prepara el plan de auditoría que comprenderá toda la actividad de auditoría dirigida a los sistemas de aseguramiento de la calidad de la empresa; este plan deberá ser aprobado y autorizado por la gerencia general.

1. El plan que se prepare deberá incluso calendarizar auditorías a todos los procesos del sistema de la calidad y cada auditoría que se realice deberá incluir la verificación de los procedimientos del sistema que apliquen,  ejemplo: Control de Documentos (SOP-QS-001), Control de Registros (SOP-QS-002), Control del producto no-conforme (SOP-QS-003), Acciones correctivas (SOP-QS-005), Acciones Preventivas (SOP-QS-006) y Entrenamiento (SOP-QS-007).

1. El plan de auditoría será preparado usando como base las siguientes referencias

• Los resultados de la efectividad de los procesos mostrados en el ciclo anterior de auditoría internas.
• La llegada de nuevos procesos de manufactura que se agregan al sistema de la calidad.
• El efecto que estos procesos puedan tener en la satisfacción de los clientes internos y externos.

1. El auditor líder es responsable de la organización y realización de las auditorías internas de acuerdo al programa establecido o cuando sean requeridas. El auditor líder seleccionará el equipo auditor independiente del área que se va auditar.

1. Inicio de la Auditoría

1. La junta de apertura: Cuando sea práctico podrá prepararse una junta de inicio de la auditoría a esta junta podrán asistir el equipo auditor y el personal responsable del área que será auditada, esta reunión es conducida por el auditor líder. Esta junta cubrirá el alcance y objetivos de la auditoria y es usada para aclarar detalles sobre la auditoria como los canales de comunicación entre el equipo auditor y el auditado, los criterios para la calificación de no-conformidades, formalizar los horarios para las entrevistas y para programar la junta de clausura; el equipo auditor es presentado y todos los participantes firman el registro de asistencia.

1.  Evaluación: Los auditores internos revisarán con el auditado el grado en el cual se están administrando los procesos y calificará la efectividad de la administración en relación al cumplimiento con metas y objetivos, la realización de análisis de datos del proceso, la preparación de planes de mejora que se deriven de los datos analizados y evidencia de la mejora lograda en sus procesos. Las evidencias deben ser reunidas a través de entrevistas, examen de documentos y observación de actividades y condiciones en las áreas involucradas.

1.  El auditor revisará con el auditado el desarrollo de proceso e identificará las interrelaciones con otros procesos del sistema de la calidad y el cumplimiento con los requerimientos de la norma aplicable para verificar la efectividad del proceso.

1.  El seguimiento de auditorías Previas: El auditor líder planeará la revisión de seguimiento de las no-conformidades que se detectaron durante auditorías anteriores con el propósito de verificar la efectividad de las acciones tomadas.

1.  Los auditores internos y/o auditor líder que sean asignados tomarán consigo los reportes de acción correctiva y verificarán las acciones correctivas.

1.  Observaciones de auditoría: El equipo auditor revisará todas sus observaciones para determinar aquellas que se informarán como no conformidades, por lo tanto el auditor líder debe asegurarse que esas observaciones estén documentadas de manera clara y concisa y que están respaldadas por evidencias.

1.  Clasificación de hallazgos:

1. Incumplimiento Mayor: se decretará una no-conformidad mayor cuando no se esté cumpliendo con algún requisito de la norma (ISO/TS 16949:2009) de que está siendo auditada o cuando exista un riesgo mayor de entregar al cliente productos defectuosos.

1. Incumplimiento menor: se decretará una no-conformidad menor cuando se encuentre una falla sistemática (que un proceso o procedimiento no es efectivo en alcanzar los objetivos planeados).

1. Observación: Es en la mayoría de los casos incumplimientos que no tienen ningún impacto en que el proceso o procedimiento pueda alcanzar los objetivos planeados.

1. El auditor líder debe asegurarse que el informe entregado por los auditores internos este llenado de la manera correcta con la información que corresponda, en los casos que la información que se entregue por parte de los auditores este incompleta se regresara para que se corrija inmediatamente.

1.  Los informes de las auditorías realizadas son firmados por los dueños del proceso y el auditor líder a fin de reflejar un acuerdo de resultados y conclusiones de la auditoría realizada.

Nota: El auditor líder debe asegurarse que el informe este llenado de la manera correcta que es entregado por el auditor

1. La junta de cierre. El auditor líder usa esta reunión para presentar las observaciones de la auditoria y asegurar que los resultados son comprendidos por el auditado; el auditor líder deberá comunicar la importancia de las observaciones como él las percibe y las conclusiones del equipo auditor, considerando la efectividad del sistema de la calidad.

1. La preparación del reporte de auditoría. El auditor líder es responsable de preparar y presentar un reporte formal de la auditoría a la gerencia, el cual será usado en las revisiones gerenciales, este reporte contendrá cuando sea posible los siguientes elementos: alcance y objetivo de la auditoria, Detalles o copia del plan de auditoria, identificación de documentos contra los cuales se efectuó la auditoria (norma/estándar de calidad, etc.), observaciones de las no conformidades, la capacidad del sistema implantado de cumplir con los requisitos (conclusión).

1. Las acciones correctivas. Es responsabilidad del auditado determinar e iniciar las acciones correctivas necesarias para corregir una no conformidad o corregir la causa de una no conformidad, el auditor es responsable únicamente de identificar la no conformidad.

1. Las respuestas a las requisiciones de acción correctiva deberán ser entregadas en acuerdo con el procedimiento de acciones correctivas de la empresa después de haber recibido el resultado de la auditoría. El auditado deberá contestar una requisición de acción correctiva adicional, cuando no cumpla con el lapso de tiempo establecido en este punto para la entrega de las acciones correctivas, esta requisición de acción correctiva adicional se conducirá de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de acciones correctiva de la empresa y usando el formato indicado por este procedimiento.

1. Historial  de Cambios

Fin de este documento.        

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