DICEÑO ORGANIZACIONAL

Diseño Organizacional

En la unidad anterior analizamos el concepto organización desde el enfoque de una entidad o grupo social y se identificaron sus componentes característicos; en esta unidad se describirá los factores que influyen en el diseño de las organizaciones y que determinan los sistemas de organización.

1. La organización como un sistema estratégico dentro de una empresa.

La organización desde el enfoque de una función (etapa del proceso administrativo) consiste en “el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades; el establecimiento de métodos y aplicación de técnicas tendientes a la simplificación del trabajo, que permitan una óptima coordinación de los recursos y las actividades”.

Por medio de la organización se determina la forma de llevar a cabo los objetivos, mediante la coordinación de los recursos y la simplificación del trabajo.

Como se puede apreciar el propósito de la organización es: simplificar el trabajo, coordinar y optimizar funciones y recursos; en otras palabras: lograr que todas las actividades y recursos se coordinen y utilicen de tal forma que resulte fácil su manejo para quienes trabajan en la empresa así como para la atención y satisfacción de los clientes. La simplicidad en la estructura facilita la flexibilidad; el diseño de procesos adecuados, fomenta la eficiencia e iniciativa personal y la rapidez en la consecución de objetivos plasmados en la fase de planeación.

Importancia del proceso de organización

El proceso de organización es de suma importancia debido a que:

• Es de carácter continuo, jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa está sujeta a cambios constantes como la expansión, contracción, fusión, etc.

• Suministra los métodos para que se pueda desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos.

2. Concepto de diseño organizacional.

En ningún tipo de empresa debe dejarse a la improvisación su estructura organizacional, debido a que es un factor determinante para lograr una ventaja competitiva, al armonizar los elementos que intervienen dentro de la empresa.

La importancia de la estructura organizacional radica en que a través de ella se desarrolla el trabajo diario de la empresa, se articulan los sistemas de comunicación, autoridad y coordinación, así como los puestos de trabajo y las relaciones que hay entre estos.

La estructura organizacional se establece a través del diseño organizacional, el cual es un “proceso cuyo fin es generar una estructura adecuada a las características y necesidades de la empresa, de modo que permita el logro de la misión de la empresa con la mayor eficiencia”.

La estructura es la forma de disponer los niveles jerárquicos. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean.

3. Modelos mecánicos y orgánicos del diseño organizacional.

El funcionamiento de las organizaciones se puede explicar a partir de modelos básicos: el mecánico y el orgánico.

Estos modelos fueron propuestos por Burns y Stalker en 1961, a partir de la observación de que la empresa estaba influida por el entorno y que dependiendo de esto sería una organización u otra. Son dos maneras opuestas de entender la estructura de la organización. En ambientes más estables se ha observado que la organización con estructura mecánica se adapta mejor. Esto se debe a que se concibe la organización como una máquina con todas las piezas perfectamente encajadas, está todo previsto y se tiene conocimiento de las reacciones necesarias. No se considera a las personas como tales, sino como piezas de la organización. Se trata de una organización formal basada en autoridad y el control de las actividades.

De la misma manera, observaron que en entornos cambiantes, las empresas que mejor funcionaban eran las que tenían una estructura orgánica. Se considera la estructura formal solo como una parte de la organización, da importancia a las relaciones informales. Los directivos tienden a consultar las decisiones con los subordinados en vez de dar la orden. Es una estructura de organización abierta, flexible, evolutiva y que se adapta a los cambios del exterior. Esta estructura en entonos más estables puede plantear conflictos por la indefinición de papeles entre directivos y subordinados.

Modelo Mecánico

La organización funciona como una máquina y existen funciones detalladas y precisas. Las personas ejecutan actividades según unas normas. Se trata de personas especializadas en funciones determinadas y se dedican solo a ello. Las relaciones entre personas se dan en relación a los cargos y son solo relaciones de trabajo, profesionales.

Se trata de información más formal que informal. Todo está previsto, hay motivación fundamentalmente económica. Organización con sentido de bastante control. Sistema jerárquico que se caracteriza por sistemas de decisión.

Modelo Orgánico

Entornos muy cambiantes, los cambios se producen con frecuencia y el entorno es muy poco predecible. Establece una estructura más informal que formal, la participación de las personas es importante, no hay una jerarquía estricta, priman las comunicaciones informales.

Se les concede autonomía a las personas en la realización de su trabajo, se confía en ellos. En este tipo de organización se hace especial énfasis en la comunicación, es bastante fluida. Se busca el compromiso de las personas que pertenecen a la organización, se comparte el poder, es una organización flexible, funciona una red de comunicaciones. Esta sería aplicable para un entorno poco estable y habilitado a situaciones cambiantes.

Los

...