Diceño Organizacional

3.-PROCESO DE DICEÑO DE LA ORGANIZACION

3.1 PLANEACIÓN DEL ESTUDIO DE CASOS PARA EL DISEÑO ORGANIZACIONAL

La Planeación comprende tanto el programa de acción normativo del consejo directivo y/o alta dirección de una empresa, como sus metas y objetivos.

El programa de acción define los objetivos, metas, políticas y prioridades a mediano y largo plazo, para cada uno de los niveles de decisión de la empresa (áreas sustantivas y adjetivas).

El proceso de planeación consta básicamente de las siguientes etapas:

Establecimiento de objetivos

Formulación de estrategias

Desarrollo de los planes de operación

Establecimiento de presupuestos financieros

Ejecución de las operaciones

En cada etapa de este proceso se hace una serie de suposiciones; por ejemplo, para una empresa los resultados financieros pronósticados se basan en suposiciones de venta y de costos, las cuales a su vez se basan en suposiciones de demanda, de competencia, de programas de desarrollo de productos, de programas de reducción de costos de planes de adquisición y así sucesivamente.

Es difícil trazar una línea divisoria exacta entre los planes de trabajo y la estrategia. En numerosos casos, un plan de trabajo establecido tiende a modificar un plan recientemente formulado. En tal caso, el plan establecido tiene una ventaja estratégica sobre el nuevo.

Algunos planes de trabajo se establecen corno guía de alguna acción determinada, como la compra de nueva maquinaria o la ampliación de la negociación abriendo otra tienda. Otros planes se establecen como guías estratégicas y, por tanto, por sí mismos modifican todos los demás que tienen alguna relación con ellos.

La estrategia, en otras palabras, es un tipo de plan formulado o usado con objeto de interpretar o disminuir la importancia y significado de otros planes.

La estrategia es un concepto que abarca la preocupación por "que hacer" y no por "como hacer", es decir busca que se implementen todos los medios necesarios para ponerla en práctica. Una estrategia da lugar a muchas tácticas y por ello la estrategia empresarial es básicamente una actividad racional que implica poder identificar las oportunidades y amenazas del ambiente donde oferta la empresa, así como evaluar las limitaciones y fortalezas.

La estrategia es un plan (generalmente a largo plazo) que es el resultado (planeación táctica) de una decisión ejecutiva (tomado por los más altos niveles de autoridad) cuyo objeto consiste en desarrollar total o parcialmente los recursos humanos y materiales de la empresa para desarrollarla o lograr su crecimiento total o parcial a través de:

Una ampliación, y consolidación de su situación financiera.

Una ampliación de su mercado potencial.

Una ampliación de sus actuales líneas de crecimiento.

3.2.-MANEJO DE FORMAS EN LAS ORGANIZACIONES

Concepto: Es una herramienta o medio de comunicación escrito, normalmente impreso que contiene información fija y espacio para incluir información variable.

Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado, puede acompañarse de un instructivo.

Objeto de su utilización: Las formas representan el vehiculo de transmisión de datos e información organizacional mas sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos.

Propósito del análisis, diseño y control de formas

• Contar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la organización.

• Mejorar la eficiencia de los procesos y procedimientos.

• Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.

• Asociar correctamente la estructura orgánica con su clasificación por áreas, unidades

• Contar con un catalogo de formas acorde con las necesidades de la organización.

• Mantener un control de calidad de su producción o compra.

• Definir los criterios técnicos para su revisión y actualización

3.3.-DISTRIBUCIÓN DE LOS ESPACIOS DE TRABAJO

La expresión “distribución del espacio” se refiera a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales ya la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y clientes.

OBJETIVOS

•Contribuir al incremento de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que conforman una organización.

•Proporcionar a los directivos y empleados el espacio suficiente y adecuado para desarrollar óptimamente sus funciones y al mismo tiempo, permitirá a los clientes de la organización obtener los servicios y/o productos que demandan en las mejores condiciones de trato, oportunidad y calidad.

•Procurar el arreglo del espacio de forma que facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo así como el uso de los elementos materiales del mismo, reduciendo el tiempo y costo necesarios para llevarlo a cabo.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN

ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO

Factores que lo originan

El estudio y la efectiva disposición del espacio en las unidades de una organización se realiza cuando se presenta alguna o varias de las situaciones que a continuación se mencionan:

a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas.

b) Cambios en la estructura de la organización.

c) Modificación de los sistemas y procedimientos de trabajo.

d) Como respuesta a las propuestas del personal.

e) Incremento del volumen de trabajo.

f) Aumento o disminución de personal.

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