Actividad de aprendizaje 2. Las cuatro funciones de la administración

[pic 1]         Instituto de Estudios Universitarios

Nombre del alumno: José Carlos Gallegos Jiménez

Matrícula: 75443

Grupo: I040

Materia: Administración Moderna

Asesor: Mtra. Sandra Hernández Mora

Actividad: Actividad de aprendizaje 2. Las cuatro funciones de la administración

Paraíso, Tabasco a 27 de Enero del 2016

Las cuatro funciones de la administración

Objetivo:

Identificar las cuatro funciones de la administración (planeación, organización, dirección y control) y la aplicación práctica, dentro de nuestra organización de trabajo.

Desarrollo

Empezaré explicando y haciendo una pequeña reseña de mi organización de trabajo. Siendo de Tabasco, lo más común y la principal recaudación económica es la que proviene de la industria petrolera, trabajo en una compañía llamada DIAVAZ Integridad, que se encarga del mantenimiento, la integridad y confiabilidad del sistema de tuberías y transporte de petróleo del área. Me encuentro dentro de la gerencia de la Cadena de Suministro, que es la que se encarga de comprar y suministrar los materiales al cliente para atender las necesidades del proyecto. Describiré cada función y explicaré como se aplican en la organización donde laboro. Empecemos con planeación.

Planeación.- De acuerdo a Fayol, “Una organización de negocios para funcionar adecuadamente necesita de un plan, el cual tenga las características de: unidad, continuidad, flexibilidad y precisión, La esencia de la planeación es permitir la óptima utilización de los recursos”.

En mi caso, cada fin de año, nuestro cliente nos entrega una lista de materiales que tiene contemplado utilizar para los mantenimientos preventivos a los equipos y sistemas durante todos los meses del año siguiente, a ese archivo se le llama PAT (Plan Anual de Trabajo), también se manejan mantenimiento correctivos, es prácticamente el mismo proceso pero con tiempos más cortos.

Una vez que se tiene el PAT, se tiene que planear la adquisición de los materiales, primero que nada, se debe de ver con que material contamos en el almacén, los materiales que no tengan stock, deben ser adquiridos para entrega. Es necesario comparar proveedores y ver quien puede ofrecer el mayor ahorro en la adquisición, se debe considerar los tiempos de fabricación y en que tiempo tendremos ése material en nuestro almacén para que una vez en nuestro dominio ofrecerlo al cliente en la fecha en que lo requiera.

Se tiene que planear desde el primer acercamiento al proveedor, hasta la entrega del producto en tiempo y forma, y obviamente prever cualquier inconveniente que se pueda suscitar, por ejemplo en dado caso que pidan un material que haya sido descontinuado o sólo se consiga por importación y tarde más de lo acordado, tener ese colchón para evitar penalizaciones.

Organización.- “Organizar es construir una estructura de mando, material y humana, debe existir unidad de dirección, clara definición de responsabilidades, toma de decisiones precisa, respaldada en un sistema eficiente de selección y entrenamiento de gerentes”.

Bueno dentro de la cadena de suministros de DIAVAZ, se encuentran las áreas de almacén y de compras, se trabaja en equipo para la correcta y eficiente adquisición y entrega de materiales. Se tiene un jefe de almacén, que es el que detona las necesidades del cliente, si no se tiene el material en el almacén, se le hace una solicitud de compras, al área de procura de materiales. Una vez que llega el material al almacén, se tiene el área de recepción de materiales y calidad quienes checan lo que el proveedor traiga cumpla con lo que se esté solicitando y se encuentre en buenas condiciones. Una vez que se tienen los materiales con  existencia para poder entregar, los almacenistas se encargan de localizar los materiales dentro del almacén y armar el kit. Al tener el producto listo junto con toda la documentación correspondiente (salida de almacén, manifiesto, etc.) se ve la logística para poder entregar el producto al cliente final.

...