Ensayo de gestión documental
Enviado por Gleidys Jaramillo • 5 de Agosto de 2018 • Ensayos • 1.006 Palabras (5 Páginas) • 365 Visitas
ENSAYO DE GESTÍON DE DOCUMENTAL
INTRODUCCIÓN
El archivo General de la Nación de Colombia implemento el sistema de gestión de Documento Electrónicos de Archivo (SGDEA,), un grupo de sistema de información destinados a gestionar documentos electrónicos y mantener los flujos de trabajos en entorno digitales logrando reducir el consumo del papel y mejorando la eficiencia en la institución, a través de la vinculación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
CONOZCAMOS MÁS SOBRE GESTÍÓN DOCUMENTAL.
Al empezar la conferencia con la Profesora Arleidys Uscarys, en Gestión Documental.
Inicio tema: la unidad de correspondencia y los pasos a seguir, son los siguientes: Recibo de correspondencia, verificación organización y clasificación de correspondencia, Apertura, Revisión,Radicacion, Registro, Distribución o Reparto, Control de Correspondencia en Tramite, explico con una actividad con los mismos estudiantes. La cual fue muy interesante ser parte de ella. Así nosotros podíamos dar nuestras opiniones acerca del tema y expresar nuestros conocimientos. Abrió bastante nuestra mente lo mejor es que pudimos hacer tanto la teoría como la práctica.
Nos, dio ejemplos de empresas donde se utiliza la gestión documental, la profesora Uscarys nos habló de los Aras y las Tiendas, al llegar Ara a Colombia las personas pensaron que cerrarían las tiendas. Se equivocaron porque la diferencia entre Ara y las Tiendas son: que del 100% Ara tiene un 60% ofrece servicio de pagos y facturas, Manejan aéreas administrativas.(no fía). Las Tiendas tienen 40% no manejan facturas, manejan comandas y (si fían). Eso marca la diferencia.
La profesora Uscarys nos menciona también que la ley 594 del 2000 y el acuerdo 060 son parte esencial, del documento.
También nos comunicó que hoy en día las empresas, piensan que los practicantes solo van a prender, cuando resulta que los practicantes, se vuelven parte importante de su cuota. A la empresa les gusta que la persona que elijan para el trabajo sea una persona de toma de decisiones, que siempre este dando un paso adelante. Ejemplo: si no hay en la empresa un aérea de archivos. Podemos tomar la iniciativa de crear esa aérea eso les atrae a ellos. Es una forma de ganarnos nuestra permanencia en la empresa.
GESTÍÓN DOCUMENTAL
La gestión documental es un proceso transversal que trabaja con aéreas como: Gestión de Calidad, Gestión de Talento Humano, trabajan altas Gerencias y somos el motor de toda organización. El día de hoy reforzamos nuestros conocimientos a cerca, del desempeño que debemos cumplir dentro de una empresa como:
- Qué debo hacer
- Que rol y función vamos a cumplir.
Para cumplir el proceso de Gestión Documental debemos cumplir los siguientes pasos:
PROCESO DEL PGD
- Planeacíón
- Produccíón
- Gestíón de Tramite
- Organizacíón
- Transferencia
- Despocisíón de Documento
- Prevencíón a largo Plazo
- Valoración
- Proceso del PGD.
PARTE DE PRODUCCÍÓN
Estructura de documento Ejemplo: la carta ya que es el documento más común. Debemos tener en cuenta:
Zona 1: el Logo, el Nit, lo que llamamos como mente Membrete.
Zona 2: es la parte inferior. El pie de página donde se establece la conexión, el teléfono, las redes sociales.
Zona 3: Radicado vamos a encontrar, la fecha, el destinatario, asunto, texto, despedida.
EXISTEN DOS FORMAS DE RADICACÍÓN:
- Electrónico.
- Manual – Radicadores
GUIA DE RADICACÍÓN DE ENTRADA (-2) EN EL SISTEMA DE ÓRFEO
INTRODUCCÍÓN
- Recepción de Documento
- Generación del Numero de Radicado
- Ingreso al Permiso de Radicación de entrada
- Verificación de Radicación Previa
- Tipos de Verificación de entrada en Orfeo
- Radicacíón como Nuevo
- Radicacíón como Anexo
- Radicacíón como Asociado
- Ingreso del dato remitente en el módulo de radicación
TIPOS DE RADICADOS ENTRADA ORFEO
En Orfeo existen tres modos para radicar memorandos: Nuevo, anexo y asociado. Elija una opción dependiendo del trámite a realizar, de acuerdo con las siguientes descripciones. |
RADICADO COMO NUEVO |
Se selecciona cuando la comunicación no se encuentra relacionada, enlazada o vinculada con otro radicado registrado en el Sistema Orfeo. Para radicar un documento bajo esta opción, haga clic en Buscar y posteriormente Nuevo Copia de Datos.
...