Especialización tecnológica en gestión de documentos electrónicos
YolandaHernandezTrabajo8 de Octubre de 2016
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Taller Diagnóstico Documentos Electrónicos de Archivo Normas
NTC ISO 15489-2, NTC ISO 15801 y NTC ISO 18492
Diego Andrés Muñoz Muñoz
José Luis Muñoz Hernández
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Centro de Gestión Administrativa CGA
Especialización tecnológica en gestión de documentos electrónicos
Bogotá, D.C., 02 de abril de 2016
Tabla de Contenido
- Introducción 3
- Objetivo 4
- Descripción del cuestionario 5
- Marco teórico de los documentos electrónicos 6
- Análisis preguntas del cuestionario 11
- Conclusiones 23
- Bibliografía 25
Introducción
En la actualidad es importante conocer cuál es el enfoque que tienen las entidades en el manejo de sus información, por consiguiente, se hace necesario establecer mecanismos para poder identificar si las empresas poseen las herramientas para la aplicación de un modelo o sistema de gestión documental electrónico que permita salvaguardar su información y preservarla para poder utilizar, reutilizar y recuperar la información producto de las actividades realizadas diariamente.
Las normas NTC ISO 15489-2, NTC ISO 15801 y la NTC ISO 18492 establecen los mecanismos para poder aplicar con funcionalidad y calidad, la gestión de documentos electrónicos dentro de las entidades, procurando que estas puedan además de certificarse con calidad, hacer que sus procesos sean eficientes frente a la demanda actual del mercado.
Este cuestionario se crea con base en las anteriores normas y pretende establecer mediante un diagnostico como se encuentra actualmente la Fundación Plan y así poder elaborar e implementar un programa de gestión de documentos electrónicos de acuerdo con las políticas legislativas que actualmente se establecen en las entidades colombianas.
Objetivo
El presente informe tiene como finalidad el poder diagnosticar el estado y las condiciones actuales de la preservación de documentos electrónicos en la Fundación Plan y su disposición para el archivo electrónico de acuerdo a su soporte, las normas técnicas, políticas de la organización y la legislación legal vigente en Colombia.
Descripción del cuestionario
Este cuestionario consta de treinta (30) preguntas con relación a las normas NTC ISO 15489-2, NTC ISO 15801 y la NTC ISO 18492, con las cuales hicimos recolección de información para poder diagnosticar el estado y las condiciones actuales de la preservación de documentos electrónicos de la Fundación Plan en Bogotá. Este cuestionario está compuesto por tres partes (I, II y III) de diez preguntas cada una:
I Parte: NTC ISO 15489-2
Esta norma trata de la información y documentación en gestión de documentos, especificando “los elementos de la gestión de documentos y define los resultados necesarios que se deben lograr”. NTC ISO 15489-2 (2012) proporcionándonos la metodología para la implementación de la misma en la Fundación Plan.
II Parte: NTC ISO 15801
Esta norma trata de la gestión de documentos información almacenada electrónicamente, las recomendaciones y la integralidad y la fiabilidad, especificando sobre “los objetos digitales en cualquier forma, desde las imágenes escaneadas, los documentos de procesador de texto y hojas de cálculo tradicionales hasta las formas más actuales incluidos correo electrónico, sitios web, mensajes instantáneos, blogs y wikis entre otros”. NTC ISO 15801 (2014). Además esta norma se encarga de describir los medios para almacenar todo tipo de información electrónica de manera íntegra y confiable para los documentos electrónicos de la Fundación Plan.
III Parte NTC ISO 18492
Esta norma trata de la preservación a largo plazo de la información basada en documentos electrónico suministrando una base para el desarrollo de la estrategia y las mejores prácticas que se pueden aplicar a una amplia gama de información basada en documentos tanto del sector público como el privado asegurando su accesibilidad y autenticidad a largo plazo, y por lo tanto es una guía para poder indagar sobre cómo se encuentra actualmente la Fundación Plan en el tema de preservación documental electrónica.
Marco teórico de los documentos electrónicos
El documento electrónico ya hace parte de nuestro diario vivir, lo encontramos en diferentes actividades: contratos, órdenes de pago, transferencias electrónicas, correo electrónico, documentos digitales, etc. Por esta razón se hace necesario analizar los asuntos normativos relacionados con los documentos electrónicos y en general al intercambio electrónico de datos ya que su conocimiento y manejo será de vital importancia para no incurrir en errores relacionados con su manejo y funcionamiento. La normatividad existente sobre documentos electrónicos ayudan a regular la forma y el valor probatorio de estos, así como su valides para cualquier acto jurídico, además las diferentes leyes y decretos dan las directrices necesarias enfocadas principalmente a prevenir fraudes y proteger su autenticidad y sancionar legalmente su falsificación.
Los nuevos soportes tecnológicos interactúan con el soporte en papel, existiendo en muchos casos duplicidad de información por la impresión a papel de los documentos electrónicos y en otros casos a la inversa, con la digitalización de documentos. Po lo tanto se puede decir que nos hemos introducido al desarrollo de un nuevo propósito enmarcado en la libertad y la confianza, acorde a un hecho imposible de negar como es la Interdependencia de los estados y en general de la comunidad internacional, a través de la interacción y unión por medio de los avances tecnológicos.
Podemos definir la seguridad informática como cualquier medida que impida la ejecución de operaciones no autorizadas sobre un sistema o red informática, cuyos efectos puedan con llevar daños sobre la información, comprometen su confidencialidad, autenticidad e integridad, disminuir el rendimiento de los equipos o bloquear el acceso de usuarios autorizados al sistema.
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Figura 1. Esquema seguridad de la información Johanna González (2012).
El tratamiento de los documentos administrativos producidos por medios electrónicos y validados con firma electrónica, a lo largo de su ciclo de vida, desde el momento de su diseño hasta su transferencia final a un archivo histórico es a lo que llamamos gestión de documentos electrónicos estos deben contar con un manejo del software y hardware adecuado dentro de un contexto de cambio tecnológico.
Archivo digital o electrónico son términos de moda pero por su uso tan variado no sólo resultan genéricos, sino confusos. Se emplean sin distinción para indicar la reunión de documentos creados mediante medios informáticos, sea tanto un conjunto de ficheros generados por una aplicación como una colección de documentos textuales o digitalizados, en muchos casos accesibles a través de internet.
El documento electrónico de archivo participa de los mismos rasgos que el resto de los documentos de archivo: originalidad, unicidad, organicidad y valor probatorio. Las diferencias con el resto derivan del hecho de que su creación, manipulación, trasferencia, recuperación y lectura se realiza mediante herramientas informáticas apropiadas ya sean de tipo físico o lógico.
Normalizar la terminología es una tarea urgente. Delimitar los significados de las nuevas realidades contribuye a establecer canales por los que fluyan sin obstáculos los actuales conocimientos y habilidades del presente hacia el futuro y a crear puentes de comunicación seguros entre los diversos ámbitos de la gestión de la información. De este modo se evita, durante la aplicación de los avances tecnológicos, el riesgo de descubrir mediterráneos o de confundir en un totum revolutum las diferentes prácticas que exige la adecuada gestión de los diversos tipos de documentos, atendiendo a sus distintos modos de producción y de uso (Navarro, 2001, p.41).
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