Bases De La Responsabilidad Civil

OBSERVACIONES FRECUENTES DEL

CONTROL GUBERNAMENTAL EN LAS

ENTIDADES PÚBLICAS

OBSERVACIONES FRECUENTES DEL CONTROL GUBERNAMENTAL EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS 2

OBSERVACIONES FRECUENTES

DEL CONTROL GUBERNAMENTAL

EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS

En esta publicación describimos algunas observaciones

frecuentes en las que incurren los servidores públicos,

que pueden conllevar a la determinación de indicios de

responsabilidad por la función pública.

1 ¿Qué es un Fondo en Avance?

Es la entrega de Recursos Económicos para

realizar un determinado gasto, el cual debe

ser descargado con la documentación sustentatoria que lo demuestre y respalde.

Las Máximas Autoridades Ejecutivas y las

Direcciones Administrativas Financieras

de las entidades públicas, a efectos de realizar distintas actividades consignadas en

el Programa de Operaciones Anual (POA),

realizan varias entregas de dinero, bajo

la figura que se denomina técnicamente

como Fondos en Avance.

1.1 Fondos en Avance utilizados en Gastos

Prohibidos

Muchas de estas asignaciones de recursos

a favor de servidores públicos de la entidad, son utilizados en la compra de premios, realización de agasajos, otorgación

de anticipos y préstamos al personal. Al

respecto, este tipo de gastos están prohibidos por el Artículo 25 del Decreto Supremo

N° 21364.

1.2 Fondos en Avance entregados a

personas particulares

La asignación de fondos a personas particulares no tiene un respaldo legal dentro

del ordenamiento jurídico administrativo

que rige el funcionamiento de las entidades públicas.

1.3 Descargos de Fondos en Avance Fuera

de Plazo

Muchos de los servidores públicos no

presentan descargos dentro del plazo establecido en el Reglamento de Fondos en

Avance.

1.4 Descargo de Fondos en Avance posterior

a un año o más

En varias entidades públicas se ha notado

que los servidores públicos rinden cuentas

de los recursos recibidos bajo la modalidad

de Fondos en Avance en la siguiente gestión o después de dos años e inclusive más

tiempo. Al respecto, se debe recordar que

para cada cierre de gestión el Ministerio

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de Economía y Finanzas emite el respectivo instructivo, siendo así que los saldos

de la cuenta de Fondos en Avance pasan

contablemente a la cuenta Cuentas por

Cobrar a Corto Plazo, pero los servidores

públicos de la entidad no realizan ninguna

acción, por lo que el saldo de esta cuenta año a año va creciendo. Es necesario

que las Máximas Autoridades Ejecutivas

(MAE) mediante la coordinación entre

las Unidades Administrativas y Unidades

Jurídicas, realicen acciones administrativas y judiciales pertinentes para proceder

al cobro respectivo, ya que estas autoridades podrían ser co-responsables por la no

recuperación de los fondos, en desmedro

de los intereses del Estado.

1.5 Descargo de Fondos en Avance distinto

al objeto asignado

También se ha observado la entrega de

Fondos en Avance para realizar un determinado gasto, sin embargo, los mismos

fueron aplicados en la realización de otro

tipo de gastos. Al respecto, no se puede

destinar estos fondos y gastar en otro tipo

de conceptos para el cual no fue asignado,

ya que la salida de estos recursos tiene un

objetivo específico.

1.6 Descargo de Fondos en Avance con

documentación inconsistente

De la revisión de la documentación de descargo presentada por los cuentadantes se

identificó gastos que no fueron efectuados,

tal el caso del alquiler del salón de eventos

para realizar cursos de capacitación, pero

resulta que verificando la información referida con el dueño del salón respecto a la

prestación del servicio, nunca alquiló este

servicio a la entidad pública; otro ejemplo

es el de nóminas de participantes a eventos de capacitación, los cuales no asistieron al mismo, es decir, se adjunta listas

de asistentes con firmas no válidas para el

descargo.

1.7 Descargo de Fondos en Avance con

facturas no autorizadas por el Servicio de

Impuestos Nacionales (SIN)

Asimismo se ha encontrado facturas por

distintas compras, que una vez comprobada su autenticidad con las distintas empresas proveedoras, éstas refieren que no

fue emitida por las mismas, en otros casos,

el Servicio de Impuestos Nacionales refiere que el Número de Autorización y Rango

de facturas no responde al autorizado por

dicha entidad.

Implementar controles

A efectos de que las autoridades de

las entidades públicas no incurran

en responsabilidad por la función

pública en el manejo de los recursos del Estado, deben reglamentar

adecuadamente la asignación de

Fondos en Avance (en caso de que

no cuenten), en el cual deberá consignarse la forma de entrega de los

fondos, el plazos de presentación o

rendición de cuentas, prohibición de

entrega de fondos a quienes tengan

pendientes descargos, especificando

a la unidad (o unidades) que realicen

el seguimiento, control y aprobación

respectiva.

Los casos observados, pueden generar indicios de responsabilidad por

la función pública de índole administrativa, civil y penal.

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.

2¿Qué es Caja Chica?

Es un fondo fijo asignado para realizar

gastos menores y de emergencia.

2.1 Descargo de Caja Chica

En las entidades públicas se crean fondos

de caja chica para realizar gastos relacionados con las competencias de la entidad,

sin embargo, con estos recursos se pagan

gastos que se encuentran prohibidos por

el Decreto Supremo Nº 21364, tales como

agasajos, festejos y compra de refrigerios.

Asimismo, se realizan gastos, que deben

efectuarse cumpliendo procedimientos establecidos por la Norma Básica de

Administración de Bienes y Servicios (NBSABS), por ejemplo, hojas de papel bond u

otros materiales de oficina y/o escritorio.

Implementar Controles

La entidad debera contar con un

Reglamento que regule la forma de

asignación, los plazos de rendición

y prohibir gastos que se deban efectuar a través de las NB-SABS.

.

3¿Qué es un Consultor?

Es aquella persona que sin ser personal de

planta de la entidad pública, realiza trabajos específicos o recurrentes.

3.1 ¿Qué es un Consultor de Línea?

Es aquella persona que realiza trabajos

recurrentes en una entidad pública, sus

características son: Cumplir una jornada

laboral similar a la de los servidores públicos; no es servidor público; para recibir su

pago mensual previamente debe presentar

un informe de actividades de forma mensual; su contrato es por tiempo definido;

puede ser sujeto de responsabilidad civil y

penal, no perciben aguinaldo y no tienen

vacaciones.

3.2 ¿Qué es un Consultor por Producto?

Es aquella persona que realiza un trabajo

específico para una entidad pública como

por ejemplo, la elaboración de un proyecto

a diseño final, sus características son: No es

servidor público; percibe su remuneración

según la forma de pago establecida en el

contrato suscrito con la entidad pública, es

decir, según avance del producto requerido

hasta su presentación final; no tiene jornada laboral; puede ser sujeto de responsabilidad civil y penal y no percibe aguinaldo.

3.3 Pago a Consultores sin que exista

informe

En muchos casos, las entidades públicas

pagan los honorarios de los consultores de

línea, sin que estas personas presenten sus

informes de actividades mensuales, debidamente aprobados por el inmediato superior

o por el responsable de la consultoría.

Similar situación ocurre con los pagos

parciales que se efectúan a favor de consultores por producto, ya que los mismos

no están respaldados con un informe de

actividades parcial antes de la emisión del

producto final.

3.4 Pago a consultores sin efectuar

descuento por anticipo y multas

Las entidades públicas, al momento de

realizar los pagos mensuales a favor del

consultor por producto, no procede al

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descuento del anticipo efectuado; asimismo, en el último pago efectuado

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