CENTRO DE LA TECNOLOGIA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA

GUIA DE ARCHIVO

ANDRES FELIPE YABERSCHT

SHIRLEY JOHANNA TRIANA FORERO

SERGIO DANIEL VANEGAS

CENTRO DE LA TECNOLOGIA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL

TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA

GIRARDOT

2015

GUIA DE ARCHIVO

ANDRES FELIPE YABERSCHT

SHIRLEY JOHANNA TRIANA FORERO

SERGIO DANIEL VANEGAS

INSTRUCTORA

ENNY ALVAREZ

CENTRO DE LA TECNOLOGIA DEL DISEÑO Y LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL

TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA

GIRARDOT

 2015

1. Actividades de Reflexión inicial. [pic 1]

• Considera pertinente conocer  clasificación documental  que se maneja en las entidades del Estado?  Justifique su respuesta    

= Si es pertinente y considerable saber de los mecanismos que se manejan en la contribución de clasificación documental como primer paso para el mecanismo en gestión ya que la clasificación es una labor intelectual de disposición de cualquier elemento siendo así un conjunto de operaciones técnica cuya finalidad es la agrupación documental en forma jerárquica con criterios orgánicos, o funcionales para revelar su contenido. En las entidades del estado públicas siempre se debe de acatar esta ley porque es muy importante para el desarrollo de la entidad; las entidades privadas no siempre cumplen con este principio creando en si diferentes mecanismos.

• ¿Cree usted que es importante  conocer  el cuadro de ordenación documental, siguiendo los principios archivísticos que se manejan en las entidades estatales?  Justifique su respuesta

= Si, es importante porque por medio de este aprendemos el control y manejo que este requiere con los documentos, también nos aporta  fuente de conocimiento y aprendemos las  normas leyes y principios que se maneja. Son considerados los principios del control y las necesidades fundamentales de un sistema de gestión de documentos. Luego, se examinan con detalle los mecanismos y las prácticas que gobiernan el control los documentos corrientes y semicorrientes desde su creación. Este control asegura que los documentos sean mantenidos y recuperados con eficiencia para el uso de la administración a la vez que asegura la posibilidad de una gestión eficaz en todas las fases del ciclo vital. .

• ¿Considera importante que toda organización tenga en su estructura organizacional  la Unidad de Correspondencia?   Justifique su respuesta

 = Si, es importante tener una unidad de correspondencia, ya que por medio de ella recibimos, radicación y distribución de las comunicaciones que llegan a la organización,  y así llevar un control de todo archivo. La unidad de correspondencia ayuda al proceso de gestión documental en el manejo y conservación del archivo.

• ¿Para el funcionamiento eficaz y eficiente de la Unidad de Correspondencia con qué la dotaría?   (Equipos, muebles y elementos)

Es necesario tener una muy buena herramienta de trabajo, y una mobiliaria y equipo para que esta fuente de información este bien situado y en un buen estado de ejecución ya que proporciona una información considerable para el caso. Sea adaptable y a su mismo tiempo devuelto a su sitio.

Una unidad de correspondencia debe contar con archivadores, estantes, sellos, escritorio y un computador.

• ¿Qué conoce Usted sobre las TRD y TVD?  Justifique su respuesta

TRD: Listado de SERIES con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TVD: Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

PARA QUÉ SE REQUIEREN Y CÓMO SE ARTICULAN CON LA NORMA ISO 9001?

-Para facilitar el manejo de la información.

-Para racionalizar la producción documental.

-Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los documentos.

-Para facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

-Para garantizar la selección y la conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

-Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.

-Para racionalizar los procesos administrativos.

El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).​

• ¿Es pertinente centralizar los procesos de recibo, despacho, distribución y trámite de la documentación que se gestiona en una unidad productiva? Justifique su respuesta

Si claro, porque allí vemos el manejo y control para su uso, si esto no se implemente la documentación seria perdida, ocultada o robada entonces esto si se debe de llevar ya que cumple como un proceso para el trámite en gestión.

• ¿Cree conveniente que la unidad de correspondencia debe tener en un lugar visible su misión, funciones y horarios de atención al público?  Justifique su respuesta

Si se debe de ejecutar estas normas y manual, para que el público visible a este medio pueda mantener información de la correspondencia, y así manejar el control de supervisión que este requiere.

Debe de suministrarse políticas, exigencias y sugerencias para este funcionamiento ya que proporciona información de una ENTIDAD pública o privada de conservación e instancia vanguardia.

1. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

1. Fundamentos de administración documental:

Clasificación documental: Definición,  Clasificación  como proceso archivístico

1. Clasificación Documental:  la clasificación documental  es el conjunto de operaciones técnicas, administrativas y  operacionales, su misión  es la agrupación documental  relacionada en forma jerárquica  con criterios funcionales  para revelar su contenido

Proceso Archivístico: es la clasificación de los archivos, el primer paso del conjunto  de procesos destinados a la organización de archivos  que usualmente se usan  para controlar, preservar  la información contenida en una unidad administrativa

Agrupaciones documentales  (Fondo, sección, subsección, serie, Subseries, unidad  

1. Agrupaciones documentales (Fondo, sección, subsección, seria, Subseries, unidad)

1. Fondo documental : es la totalidad  de la documentación recibida  por una institución o persona
2. Sección documental:  es una subdivisión del fondo,  identificada con la producción documental de una unidad o división administrativa  
3. Subsección documental : es la subdivisión de la sección, tiene a su cargo funciones específicas de la sección
4. Serie documental : es el testimonio documental  continuado de actividades repetitivas  desarrolladas por una unidad
5. Subseries documental : está conformada por el conjunto de unidades  documentales, administrativamente  semejantes
6. Unidad documental: es el resultado de una actividad la cual es llevada por las unidades  administrativas según sus funciones  (Unidad documental  Simple:  está constituida por  el mismo tipo documental ) (Unidad documental compuesta:  está constituida por documentos de diferente índole)
7. Tipos Documentales: Los tipos documentales  son los soportes que se tienen de la documentación (papel, medio magnético. Acetatos CD´S etc.) 

1. Elementos de  la clasificación documental: Acciones, estructura  orgánica y asunto.

1. Acciones:   Son las labores encomendadas a una institución desde el momento de su creación  para que realice y cumpla.
2. Estructura orgánica: Todos los documentos que realiza una empresa en sus diferentes dependencias  deben ser agrupados, para reflejar  el entramado de la misma.
3. Asunto:  el contenido de la documentación

1. Fundamentos de la clasificación documental: Principio de procedencia: institucionales, Administrativos aplicación del principio de procedencia.

 Fundamentos de la clasificación documental: Principio de procedencia: institucionales, Administrativos aplicación del principio de procedencia.

La clasificación documental  es la adaptación de un fondo  documental a la estructura que la entidad maneja un vez identificadas las competencias

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