Introduccion A La Administracion

la administración consiste en coordinar todas las actividades de una organización, para que se realicen de manera eficiente y eficaz, a través de las personas, logrando una utilidad de los productos y servicios que se ofrecen a sus clientes y consumidores.

La administración se preocupa no solo de terminar las actividades y cumplir las metas de la organización (eficacia), sino de hacerlo de la manera más eficiente.

La administración se realiza en todo tipo de organización, ya sea grande o pequeña, entendiendo la organización como un grupo de personas que trabajan juntas, para lograr ciertos objetivos o metas establecidos con anterioridad.

Existen organizaciones o empresas privadas, cuyo objetivo se mide en utilidades. Las empresas producen bienes y servicios, que cimientan las bases de nuestro nivel de vida.

En las organizaciones no lucrativas, como las organizaciones caritativas, este logro de objetivos se refleja en la satisfacción de necesidades a sus beneficiarios (Koontz, Weihrich y Cannice, 2008).

Tu universidad también es una organización, pero que realiza una función de servicio a la sociedad: la generación de conocimiento en sus alumnos.

1.2 Funciones de la administración

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Uno de los aspectos importantes, en cualquier administración, es definitivamente el proceso administrativo, definido por Henry Fayol (citado en Koontz, Weihrich y Cannice, 2008). Los responsables de administrar y asegurar el éxito de las organizaciones deben observar y aplicar dicho proceso en sus actividades cotidianas.

De acuerdo a Koontz, Weihrich y Cannice (2008), las funciones administrativas que debe realizar cualquier gerente son:

1. Planear: es la función administrativa en la que se definen la misión, los objetivos y las metas de la organización, así como las estrategias generales para alcanzarlas. En esta etapa se desarrolla una jerarquía a detalle de los planes, para definir y coordinar todas las actividades a realizar. Aquí se establecen claramente las metas, para no perder de vista lo que se realizará y que los empleados se orienten a sus funciones asignadas como más importantes.

2. Organizar: es la parte de la administración que establece una clara estructura de roles, permitiendo determinar qué actividades hay que realizar, quién las ejecutará, y cómo se relacionan entre sí. Esta función administrativa define todas las tareas necesarias para lograr los objetivos de la organización, asignándolas a las personas que mejor puedan desarrollarlas, y definiendo la estructura de organización para saber dónde se toman las decisiones.

3. Integrar personal: es la función responsable de mantener al mejor personal humano en todas las áreas de la organización, para que todas las funciones se puedan realizar con eficiencia y efectividad. Tiene que ver con las actividades de selección, capacitación, evaluación, promoción y compensación del recurso humano, que requiere la organización.

4. Dirigir: los problemas más serios dentro de una organización surgen de las personas que laboran dentro de la misma. La función de dirección es ser responsable de mantener la motivación y el liderazgo, para lograr en el empleado un nivel de motivación suficiente, que lo mantenga permanentemente en busca de los objetivos de la organización. Por esta razón, la función de dirigir debe incluir personas que tengan y puedan manejar habilidades de liderazgo, motivación y comunicación.

5. Controlar: después de fijar las metas, definir los planes y decidir una organización para realizarlas, se vuelve preciso evaluar si las actividades se están realizando de la forma prevista. Aquí surge la función de control, que significa vigilar, medir o corregir el desempeño del personal dentro de una organización y compararlo con las normas, políticas u objetivos de la misma, con el fin de realizar o no las acciones correctivas correspondientes para su aplicación. Esta función es la que nos facilita el cumplimiento de los planes por realizar. Siempre es necesario estar evaluando periódicamente, para evitar las desviaciones que surgen en la operación diaria y corregir las desviaciones que se observen. Estas actividades- vigilar, medir, comparar y corregir- son lo que entendemos por control.

1.3 Habilidades gerenciales: niveles administrativos

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El personal de toda empresa u organización se encuentra dividido u ordenado en diferentes niveles. Esto permite que las personas puedan trabajar de forma más ordenada y organizada, y así alcanzar las metas establecidas.

Los niveles administrativos están divididos de la siguiente manera (Koontz, Weihrich y Cannice, 2008):

De acuerdo con Koontz, Weihrich y Cannice (2008), el trabajo que desempeñan los gerentes y los directores es muy diverso y complejo. Es necesario que estos tengan o desarrollen ciertas habilidades gerenciales, para que cumplan con su trabajo eficientemente, de acuerdo al nivel y complejidad de su función.

Existen cuatro tipos de habilidades, que se deben tener o desarrollar, para lograr ser un administrador exitoso:

1. Habilidades técnicas: se refieren a los conocimientos que tiene una persona en un campo especializado, como la computación, la ingeniería, tecnología, entre otros. Para el caso de los gerentes de alto nivel, estas habilidades se refieren al conocimiento que se tenga de un mercado o industria determinada y el conocimiento de los productos y procesos generales de la empresa. Estas habilidades son más importantes en los niveles inferiores de la organización, ya que el gerente trata directamente con las personas que hacen el trabajo operativo dentro de la empresa.

2. Habilidades humanas: se incluyen las habilidades que debe tener un gerente para trabajar bien con las personas, tanto individualmente como en equipo. Estas habilidades son muy importantes en todos los niveles de la organización, ya que el gerente que tenga estas habilidades mantendrá siempre motivado al grupo de trabajo, facilitando así el logro de los objetivos.

3. Habilidades conceptuales y de diseño: son las habilidades que debe tener un gerente para pensar, definir y proyectar situaciones complejas dentro de la organización. Con estas habilidades, los gerentes son capaces de comprender el funcionamiento de la organización en su conjunto. Estas habilidades son de suma importancia en los niveles superiores de la organización, ya que ellos tomarán las decisiones que afectarán a toda la organización.

A continuación, se muestra el proceso que se lleva a cabo para la toma de decisiones:

4. Habilidades políticas: estas habilidades se refieren a la capacidad de un gerente para mejorar su posición dentro de una organización, así como la de establecer los contactos dentro de la misma. Los gerentes que manejan bien estas habilidades son los que regularmente consiguen más recursos para desarrollar sus proyectos, obtienen evaluaciones más altas, y logran ascensos más rápidos.

Diversas investigaciones también han identificado seis conjuntos de comportamientos, que explican más del 50% de la eficacia de un gerente:

a. Controlar el entorno de la organización y sus recursos

b. Organizar y coordinar

c. Manejar información

d. Propiciar el crecimiento y el desarrollo

e. Motivar a los empleados a manejar conflictos

Los temas vistos en esta sesión te han dado un vistazo rápido a los conceptos generales de la administración.

Te habrás dado cuenta que el proceso administrativo se aplica en todas las actividades diarias en una empresa, sin importar el tamaño de la misma. Este proceso alinea los objetivos de cada nivel con la estrategia de la empresa, logrando así la misión y visión de la misma.

Con respecto a la problemática planteada, Alfonsina debe considerar los siguientes aspectos:

• Saber que existe una diferencia entre ser subordinado y ser jefe.

• Comprender que el papel que juega, en la dirección de finanzas, es muy distinto al puesto que desempeñaba.

• Construir equipos que sean eficientes.

• Aprender a aplicar su estilo de liderazgo.

• Manejar sus emociones, para que no interfieran con su trabajo.

• Ganarse el respeto como jefe, con liderazgo y con todas las habilidades que ello implica.

En la medida de lo posible, es importante que apliques estos conceptos en tu vida diaria. Cualquier evento necesita de las funciones de la administración: planear, organizar, dirigir y controlar. Piensa en el quehacer de cada día, y verás que estas funciones son un círculo dinámico de acciones, que te ayudan a lograr las metas y objetivos que te hayas establecido.

En el siguiente tema, estudiarás las escuelas de la administración que han existido a través de los tiempos, desde Henry Fayol y Frederick Taylor (los padres de la administración), hasta las teorías de sistemas y del comportamiento humano.

Referencias bibliográficas:

• Koontz, H., Weihrich, H. y Cannice, M. (2008). Administración. Una perspectiva global y empresarial (13ª ed.). México: McGraw-Hill.

• Robbins, S. y Coulter, M. (2010). Administración (10ª ed.). México: Pearson Educación.

Tema 2, las escuelas atraves de los tiempos

En la administración, como en otros campos de la ciencia, han existido grandes pensadores y científicos, que han aportado sus conocimientos y experiencias para lograr desarrollarla como la conoces en la actualidad.

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