Introduccion A La Administracion

2.1 CONCEPTOS, IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS DE LA PLANEACON

Antes de iniciar cualquier acción administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, así como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que este funcione eficazmente. Esto solo se puede lograr a través de la planeación.

Carecer de esto fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y recursos, y una administración por demás fortuita e improvisada.

Por estas razones es que la planeación precede a las demás etapas del progreso administrativo, ya que planear implica la elección de las decisiones más adecuadas acerca de lo que se habrá de realizar en el futuro. La planeación establece las bases para determinar el elemento riesgos y minimizarlo. La eficiencia en la ejecución depende en gran parte de una adecuada planeación, y los buenos resultados no se logran por si mismos: es necesario planearlos con anteoridad.

Antes de emitir una definición de la planeación, se analizaran algunas, emitidas por los autores más reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes s dicho concepto:

Agustín Reyes Ponce .la planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.

Burt K. Scanlan. Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.

Ernest Dale. Determinación de los conjuntos de los objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos.

George R. Terry. Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respeto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.

José Antonio Fernández Arena.la planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizaran las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas.

Jorge L. Oria. Función administrativa continua y dinámica de seleccionar entre diversa alternativas los objetivos, políticas, procedimientos y programas de una organización.

Joseph L. Massie. Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción; a partir de los cuales establecen los objetivos.

Leonard J. Kazmier. La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos.

Robert Murdick y Joel Ross. Es el pensamiento que precede a la acción, comprende el desarrollo de las alternativas y la relación entre ellas, como medida necesaria de acción para lograr un objetivo.

Robert N. Anthony. Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro. Generalmente el procedimiento de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cuál de ellas e la mejor.

Henry Sisk y Mario Sverdlik. Análisis de información revelante del presente y del pasado, y una ponderación de probables desarrollos futuros, de tal manera que pueda determinarse un curso de acción que posibilite a la organización lograr sus objetivos.

Elementos del concepto.

Analizando determinadamente estas definiciones se observa que todos los autores mencionados, consideran que el concepto de planeación comprende los siguientes elementos:

1. Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados (recordar la pregunta: ¿qué es lo que se quiere?).

2. Cursos alternos de acción. Al planear es necesario determinar los diversos caminos, formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.

3. Elección. La planeación implica la determinación, el análisis y la selección, de la decisión más adecuada.

4. Futuro. La planeación trata de proveer situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

Con los anteriores elementos es posible definir a la planeación como:

La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

IMPORTANCIA:

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconocer hacia donde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.

Los fundamentos básicos que se muestran la importancia de la planeación son:

1. propia del desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

2. reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina.

3. prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.

4. mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.

5. condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.

6. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando “corazonadas” o empirismos.

7. reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.

8. las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

9. al establecer un esquema o modelo de trabajo(plan), suministra las bases a través de las cuales operara la empresa.

10. promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

11. proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

12. disminuye al mínimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

13. permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.

14. la moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos .

15. maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

Principios de la planeación.

Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicación es indispensable para lograr una administración racional.

Los principios de la administración son verdades fundamentales de aplicación general que sirve como guías de conducta a observarse en la acción administrativa.

Por tanto, para planear eficientemente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:

1. Factibilidad. Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.

2. objetividad y cuantificación.

Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o cálculos arbitrarios. Este principio, conocido también como el principio de precisión, establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probalisticos, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.

La planeación será más confiable en tanto que pueda ser cuantificatificado, o sea, se expresa en tiempo, dinero cantidades y especificaciones (porcentajes, unidades, volumen, etc.). La cuantificación facilita la ejecución y evolución del progreso de los planes.

3. flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no establecer “colchones de seguridad” puede ocasionar resultados desastrosos.

4. unidad. todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plantel general, dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consientes en cuanto a su enfoque, Y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre estos.

5. cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo),será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos.

No hay que confundir este principio con el de flexibilidad ya que este ultimo implica el establecimiento de márgenes para ciertos ajustes, mientras que el cambio de estrategias comprende la modificación completa del plan por causa de factores de fuerza mayor que originan la necesidad de cambios definitivos.

2.2 ETAPAS DE LA PLANEACION.

La planeación es básica ya que es punto de partida y directriz primordial de toda actividad administrativa. Está integrada por las siguientes etapas.

Propósitos:

La planeación, se inicia a partir de la definición de los propósitos, los cuales pueden ser conceptualizados así:

En otras palabras, los propósitos son los fines esenciales o directrices

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