Los principios y técnicas de la administración

INTRODUCCIÓN

Partiendo de la idea de que el libro da a conocer los principios y técnicas de la administración y que las ideas expresadas aquí son el resultado de la observación de una gran diversidad de ejecutivos en sus áreas de trabajo, se nos plantea una comprensión total de los problemas provenientes del rendimiento de cada uno y del uso adecuado de la información.  También, se nos hace un llamado a aplicar los principios mostrados dentro del libro en nuestros hogares y puestos de trabajo para conseguir una mayor eficiencia a la hora de desarrollar las tareas deseadas. Algunos de los temas a tratar dentro de este proyecto incluyen los problemas de la información, la administración en una página, la concatenación de los informes de una página y el poder de la administración en una página. Espero de antemano que los temas ya mencionados queden definidos de tal forma que, quienes centren su atención en el contenido, puedan disfrutar de él de una manera satisfactoria.

El propósito del libro es contribuir a que nosotros como gerentes reduzcamos la sobrecarga de información enfocándonos en los datos claves que marquen una diferencia en nuestras organizaciones. El principio para tal premisa está en el enfoque de factores de éxito medibles, definidos de manera única para cada persona. Con el fin de ayudarnos con la definición de los factores que son relevantes desde nuestro punto de vista presentándose en el mismo una metodología de autodefinición.

EL PROBLEMA DE LA INFORMACIÓN

El análisis inicia planteándonos la frase que dice ‘‘Si usted no sabe qué es lo que anda mal, no lo puede arreglar’’, y concuerdo con ella, ya que, frente a un problema, el primer paso para su resolución es entender sus orígenes y comenzar a plantear las posibles soluciones al mismo.

El manejo de la información era desorganizado, antes de implementar el enfoque de los tres informes no había control, juntos no trabajaban por un bien común y manejaban como información, una gran cantidad de aspectos poco relevantes, perdiendo el enfoque de lo que se necesita.

La insatisfacción de los clientes era permanente, existía poco trabajo en equipo, no intercambiaban la información relevante, falta de experiencia era notable, la culpabilidad a otros era constante, la producción parada en varias ocasiones, la falta de planificación, la mala calidad en los productos, la demora en los envíos, no tenían claro información importante y mucho menos contaba con una clasificación de esta.

Se nos plantea que el problema del cual de desprendían los demás era la escasez de un sistema que permitiera clasificar todos los datos que arrojaban la semejante montaña de papeleo que tenía en su escritorio. Su prioridad era obtener lo que necesitaba y así comenzar a solucionar los distintos problemas de la empresa.

Es aquí donde el Infoman plantea la utilización de un sistema de filtro como una solución efectiva al problema de la información. Además, da a conocer que la información clave que Scott necesita para poder dirigir el personal a su cargo se resume en tres informes de una página, los cuales le permitirán tener un panorama total, dándole sólo la información que necesita. Este sistema es de ayuda para el ejecutivo sobrecargado de trabajo y otorga una clave para lograr una alta producción y alcanzar las metas propuestas. La Administración en una Página es un sistema que involucra a la organización desde la cúspide hasta las raíces. Permite que el cambio se efectúe ya que consta con la aprobación de los ejecutivos y en la información corporativa.

El informe número uno, también conocido como informe de enfoque, permitirá que Scott se concentre en la información clave que sea de interés para él y para su trabajo. Además, se nos enfatiza que el informe de Scott de una página solo tendrá sentido para él, ya que las funciones que él realiza en la empresa no las realiza nadie más.

El informe número dos, también conocido como informe de retroalimentación, le permitirá poder observar detalladamente su desempeño, ya que pone de relieve las buenas y las malas noticias de su primer informe. En este no aparecen ni las buenas noticias, ni las malas. Por ende, este se verá más reducido que los demás.

El informe número tres, también conocido como informe de administración, le dará todas las buenas y malas noticias acerca del personal. Es decir, le presenta un cuadro de lo que está sucediendo por debajo de usted descendiendo por los diferentes estratos de la organización.

Por último, se nos hace mención de los cuatro pasos para definir factores claves del éxito. Estos son:

Conocer sus relaciones importantes

En efecto, interactuar con las personas que suman a la empresa es una actividad que muchos gerentes deberían de llevar a cabo. No solo mejora la comunicación dentro de la organización, sino que también mejora el desempeño de los empleados, ya que, al expresar sus ideas, generan mucha más confianza de la que ya tenían.

Defina sus áreas de éxito desde diferentes perspectivas

Una práctica muy placentera, ya que establecemos el rumbo que tomará la organización, las ideas que más destacan, los objetivos que cada uno tiene e incluso, la finalidad de las metas planteadas desde perspectivas totalmente diferentes a la nuestra.

Identifique los factores clave de éxito para cada área de éxito

Sin duda alguna, los factores que inciden en la realización de las tareas merecen un enfoque bastante serio. Es decir, estos determinarán, por medio de estrategias planteadas, si la empresa u organización tendrá éxito en sus actividades y cómo el éxito de las distintas áreas será el soporte para el éxito del esquema principal de la empresa.

Determine dónde encontrar el estatus de cada factor clave del éxito

El lugar donde se posicionan los factores que dan lugar al éxito de la empresa es muy importante, ya que su correcta organización proporciona una estructura mucho más organizada de las tareas que se están llevando a cabo y nos da una noción de cómo la realización de una influye en la correcta finalización de la otra.

En este capítulo se introduce el proceso de recopilación de información preliminar.

El primer paso es preguntarse a sí mismo qué es el éxito para sí mismo con respecto a la empresa que se esté llevando a cabo. Luego se especifica cuáles son los factores clave del éxito, estos son hechos que al darse serán indicadores de éxito, con lo que nos enteraremos cada vez que nos acerquemos a nuestras metas.

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