MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DEL PROGRESO Y EL DESEMPEÑO

En la actualidad, muchas organizaciones buscan nuevas tendencias gerenciales que logren generar beneficios y crear valor dentro de las mismas, esto mediante innovadoras estrategias de desarrollo y crecimiento, las cuales se plasman en proyectos que a su vez se hace pertinente tener un sistema que permita evaluar el desempeño (de manera rápida y confiable) de la ejecución de estos proyectos.

La evaluación y el control deben ser parte del trabajo de todo administrador de proyectos, este control hace que la gente se haga responsable y evita que los pequeños problemas se multipliquen y se hagan grandes, sin embargo esta etapa es una de las áreas más descuidadas de la administración de proyectos y en esencia, quienes minimizan la importancia del control dejan pasar una gran oportunidad de ser administradores eficientes lo cual evita que la organización obtenga una ven¬taja.

De esta manera es importante mantener la estructura de un sistema de información para la supervisión de un proyecto, donde se decide el tipo de datos que son necesarios (Los tiempos de duración de las ac¬tividades, uso de recursos y presupuesto) para el seguimiento del proyecto, además del cómo, cuándo y quién recopilará esta información, quien analizará los datos y a quien será enviado el informe del progreso actual; de tal manera que este control este en capacidad de responder interrogantes como:

 ¿Cuál es el avance actual del proyecto en términos del programa y costos?

 ¿Cuánto costará terminar el proyecto?

 ¿Cuándo se terminará el proyecto?

 ¿Qué, Quién y dónde están las causas de un excedente en los costos?

Para este fin existe el proceso de control del proyecto, el cual compara el desempeño tangible con el plan inicial del proyecto, donde se identifican las posibles desviaciones (en tiempo y presupuesto), se evalúa los cursos de acción existentes y se toman las posibles acciones correctivas. Este proceso se realiza mediante los siguientes pasos:

1. Establecer un plan de línea base, donde se desagrega los costos del proyecto por actividad y unidad de tiempo, que son los elementos para medir el desempeño

2. Medir el progreso y el desempeño, aquí se evalúa lo que ha avanzado el proyecto pon lo planificado.

3. Comparar el plan con lo tangible, este paso es fundamental ya que obliga a medir las desviaciones de las actividades reales con el plan para determinar si es necesario aplicar acciones correctivas. La supervisión periódica y la medición del avance del proyecto permiten comparaciones de los planes reales con lo esperado.

4. Y por último Actuar; Si las diferencias entre lo planeado y lo ejecutado tienen relevancia, se deberá proceder con acciones correctivas, ya sea para regresar el proyecto al plan original o poner en marcha el plan de contingencias.

También es clave hacer un seguimiento al desempeño del tiempo a razón del presupuesto, para esto el método más utilizado y el mejor entendido es el gráfico de Gantt, el cual evalúa la eficiencia en los costos directos y los gastos fijos respecto a la unidad de tiempo (días, semanas,…).

Ejemplo Grafico Gantt

Aunque los cambios en el alcance por lo general se ven en forma negativa, hay situaciones don¬de estos cambios ocasionan recompensas positivas. Un pequeño cambio en la producción puede hacer que el producto llegue al mercado un mes antes o que se re¬duzca el costo de fabricación; sin embargo los cambios frecuentes eventualmente desgastan la motivación y la cohesión del equipo, puesto que se alteran las metas, se vuelven menos enfocadas y dejan de ser el punto acción del equipo. Por esta razón antes que el proyecto inicie, es necesario que se establezcan procedimientos claros.

“Resulta casi imposible imaginar una carrera futura de administración que no incluya administración de proyectos”

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