PROJECT MANAGEMENT LITE: UNA VISIÓN SIMPLE Y SENCILLA PARA CONSEGUIR REALIZAR EL TRABAJO

PROJECT MANAGEMENT LITE: UNA VISIÓN SIMPLE Y SENCILLA PARA CONSEGUIR REALIZAR EL TRABAJO.

FREYDELL ALEXIS BARRETO RODRIGUEZ

UNIVERSIDAD ECCI.

DIRECCIÓN DE POSGRADOS

ESPECIALIZACIÓN GERENCIA DE MANTENIMIENTO

BOGOTA D.C.

2019

Introducción

El libro Project Management Lite ofrece una visión simple de lo que son los proyectos a través de 10 pasos, los cuales enmarca dentro de 3 grupos de proceso: planeación, ejecución y cierre. El autor acude a un lenguaje básico, haciendo uso asiduo de preguntas y consejos para ubicar al lector en posición a dirigir sus esfuerzos en resolver solo lo necesario, y que consecuentemente las actividades se realicen de manera rápida y eficiente. La autora (Clark Craig, 2012) advierte que este texto está dirigido a organizaciones donde se desarrollen proyectos de baja complejidad conformados por equipos o individuos con habilidades básicas y en donde se busque un proceso de aprendizaje que ofrezca metodologías fáciles de aplicar y de entender.

Project Management Lite es enfoque minimalista para el proceso de gestión de proyectos que puede ayudarlo a completar sus proyectos rápidamente, sin todo el confuso mundo de las técnicas tradicionales de gestión de proyectos. Ya sea que solo necesite completar un proyecto (con su cordura intacta) o esté buscando aprender habilidades de gestión de proyectos para impulsar su currículum, Project Management Lite lo tiene cubierto. (Clark Craig, 2012, p.11)

Aproximarse a la búsqueda de lo simple y la tendencia a lograr reducir a lo esencial procesos, procedimientos, sistemas, tecnologías, y en general cada ámbito de cotidianidad ha sido una constante y una necesidad de la sociedad, de organizaciones académicas, de gobiernos, de comunidades científicas, y de industrias a lo largo de la historia reciente.

Albert Einstein Científico y Físico más conocido y popular del siglo XX decía: “Apenas se puede negar que el objetivo supremo de toda teoría es hacer los elementos básicos tan simples y tan poco numerosos como sea posible, sin renunciar a la representación adecuada de un simple dato” (ABC , 2019).

La frase citada en el párrafo anterior ha sido parafraseada a: “todo debe hacerse tan simple como sea posible, pero no más” (ABC , 2019). ¿Podría la frase en cuestión interpretarse como el popular y moderno menos es más?, ¿sería atrevido responder que sí ?, lo que sí es claro es que proviene de una de las mentes más brillantes de la historia, y evidencia lo ya mencionado de la búsqueda de lo simple, incluso desde los ambientes de pensamiento científico y que se materializan por ejemplo en filosofías de producción como manufactura esbelta (Lean Manufacturing) o sistemas de producción como el de Toyota (Justo a tiempo).

Al hablar de proyectos, principiantes y aquellos que no poseen habilidades avanzadas, piensan en la idea de poder lograr llevar a cabo un proyecto de manera simple, sencilla y eficaz, conseguir que el trabajo se haga bien, pero en el camino tropiezan con dificultades como el no saber por dónde empezar, o no entender suficientemente la terminología y las técnicas, o el hecho de no tener el tiempo suficiente para especializarse a profundidad en todo el universo que es la gerencia de proyectos, se ven sobrepasados por la cantidad de herramientas y piensan que no es tan simple y que requiere de mucho más entendimiento del imaginado.

 A medida que se avanza y se escudriña en la gestión de proyectos cada concepto lleva a otro, hay integración, profundidad en cada palabra y términos o expresiones elaboradas de alto contenido. Dichas dificultades se hacen más evidentes cuando se está inmerso en proyectos y hay que dar resultados.

Se que muchos que lean estas líneas se identificaran con las mismas dificultades. Por ello se quiere a través de diferentes autores y sus experiencias enfocar en detallar si es posible a través de una visión minimalista de los proyectos encontrar la dirección hacia la gestión de proyectos que responda y aborde consejos prácticos, conceptos, cuestionamientos y pasos concretos dentro de un marco estructurado de inicio a fin, y que como plantea  (Clark Craig, 2012) : “Solo lo suficiente para hacer el trabajo… nada más” (p. 14), frase que conceptualiza bajo el nombre: El Resultado Final (The Bottom Line).

Desarrollo

¿Ahora bien, hay posibilidades de éxito o de entendimiento suficiente de un proyecto si se aplica un enfoque ligero?, y en el cual solo se realicen los esfuerzos suficientes para que el trabajo sea hecho? La respuesta a esta pregunta se indagará a lo largo de una serie de sencillos pasos dentro de un marco de tres básicas áreas de proceso: planificación, ejecución, y cierre.

Vale pues la pena antes de continuar cuestionarse si un enfoque ligero de los proyectos significa que se le esté dando un vistazo superficial, o significa que se pueden conseguir resultados agiles aplicando estrategias básicas y que estén al alcance de todos, ¿es suficiente guiarse por este enfoque ligero?

 Es sabido por ejemplo que hay herramientas tecnológicas y softwares especializados para realizar cronogramas de proyectos de alta complejidad como los son Project, Primavera entre otros, pero y si se requiere realizar un cronograma para un pequeño proyecto interno en el cual se esté limitado tanto de tiempo como de recursos, pues ahí es donde surge la necesidad y las bondades que da la simpleza, no es justificable una inversión en dichas herramientas tecnológicas, a menos que se trabaje para organizaciones que las proporcionen a facilidad.

Dejarse llevar por esta tendencia tecnológica también conlleva unos riesgos, que se deben evitar:

• Abusar del uso de software y terminar complicando la gestión de proyectos, en vez de simplificándola [sic].
• Recurrir a soluciones tecnológicas para cubrir lagunas de conocimiento, un fallo muy común y que suele desembocar en graves consecuencias, puesto que no es una solución, sino un parche.
• Dificultar las comunicaciones con los participantes en el proyecto, si éstas se ven supeditadas al uso de determinadas herramientas y protocolos, que les restan agilidad (OBS Business School, 2019).

Entrando en situación y suponiendo que se tiene a cargo un importante proyecto, lo primero antes de querer empezar las diferentes etapas que lo componen es reconocer e identificar que es un proyecto, para ello es necesario que se tengan algunos conceptos bien interiorizados, aquí algunos de ellos:

Un proyecto es un esfuerzo temporal, esto implica que tiene un principio y un fin definidos, lo que no significa que sea de corta duración, su duración depende de diversos factores entre los cuales están los objetivos, financiamiento, necesidades o inclusive factores legales (Project Mangement Institute, 2017). Este concepto ya da de entrada una variable importante dentro de la gestión de los proyectos, el tiempo.

Como es un esfuerzo temporal un proyecto debe estar acotado en términos de principio y fin de este. El final de un proyecto se alcanza cuando se cumplen los objetivos prefijados, o cuando se hace evidente que dichos objetivos no pueden alcanzarse (fracaso del proyecto) (Domingo Ajenjo, 2005).

También se debe reconocer que un proyecto se enfoca en obtener un resultado a través de una secuencia de pasos desde el inicio hasta el final, durante este periodo de tiempo se maneja un presupuesto o montos de dinero para cubrir los costos, involucrando siempre un equipo de trabajo a diferentes niveles dependiendo de la naturaleza del proyecto.

El proceso proyectual implica la búsqueda de la eficiencia en el uso de los recursos para obtener el resultado perseguido. Si los recursos son ilimitados, desaparece el concepto de eficiencia, y con él la naturaleza proyectual de las actividades (Domingo Ajenjo, 2005).

A modo de ejemplo se puede reseñar como proyecto planificar una investigación, planificar unas vacaciones el cual sería no técnico, el lanzamiento de un nuevo producto al mercado, construir una carretera, o modernizar un aeropuerto los cuales son de carácter técnico, se clasifican como proyectos ya que cumplen con la características mencionadas de resultados, secuencia de actividades, costos y tiempo, lo que diferencia los ejemplos el uno del otro es el tamaño y en el interés del proyecto, pues como se plantea en los ejemplos, pueden ser de tipo personal, de negocios e inclusive tener una connotación limitada a funciones dentro de una organización, es decir relacionado al trabajo, a estos se les conoce como proyectos internos.

Otro de los conceptos a saber dentro de los proyectos es que debe haber un líder, alguien a cargo, que esté atento a que los proyectado se realice y se cumplan con los tiempos, las especificaciones, y los costos establecidos, esta persona recibe el nombre de Gerente de Proyecto.

El gerente de proyecto, esta persona líder, se desenvuelve dentro de un ambiente llamado dirección de proyectos, el cual permite a las organizaciones llevar a bien y de manera eficaz y eficiente la ejecución de las diferentes etapas de un proyecto, desarrollando y aplicando allí habilidades blandas y duras necesarias para la adecuada gestión, uso de los recursos, tecnologías, cronogramas, presupuestos y cambios.

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