Planeación Y Control

1. Generalidades

Concepto de planeación

La esencia de la administración es alcanzar un objetivo determinado. Si no se busca un objetivo o resultado o final, no hay justificación para la planeación administrativa. Ya el filósofo romano Seneca dijo: Si un hombre no sabe que puerto se dirige, ningún viento le es favorable.

La planeación esta compuesta de numerosas decisiones orientadas al futuro. Representa el destinar pensamiento y tiempo en el presente para una inversión en el futuro. Algunos tradistas de la planeación la han definido como descubrir cosas hoy para poder tener en el futuro.

Es verdad de ciertos objetivos se alcanzan con poca planeación, pero en estos tiempos en que algunas tareas se han vuelto mas complejas, con tan grande participación de la tecnología, cuando mas personas desean estar informadas y participar en lo que se va hacer y con la siempre creciente diversidad de bines y servicios, la planeación se ha convertido en una necesidad.

Propósito de la Planeación

Propósito hace referencia a una función o tarea básica de una empresa o una agencia o de cualquier parte de ella. Es así como por lo general las empresas tienen un propósito relacionado con la producción y distribución de bienes y servicios; el de los tribunales por ejemplo es la interpretación de las leyes y su aplicación, y así sucesivamente.

La planeación por su parte tiene como propósito fundamental contribuir al alcance de los objetivos, o de otra forma como lo expresaría Koontz y O’Donell: “facilitar el logro de los objetivos y de la empresa.”

Los demás propósitos de la planeación se derivan del anterior y entre ellos tenemos:

1. PROPÓSITO PROTECTOR: Hace referencia a minimizar el riesgo reduciendo las incertidumbres que rodean el entorno de los negocios y aclarando las consecuencias de una acción administrativa en ese sentido.

2. PROPÓSITO AFIRMATIVO: Plantea que se debe elevar el nivel de éxito de la organización.

3. PROPÓSITO DE COORDINACIÓN: Con la planeación también se busca un esfuerzo combinado de los miembros de la organización, que permitan generar una eficiencia organizacional

La necesidad de planear las organizaciones es tan obvia y tan grande que es difícil encontrar a alguien que no esté de acuerdo con ella, pero es aún más difícil procurar que tal planeación sea útil, porque es una de las actividades más arduas y complejas que confronta el hombre, no hacerla bien no es ningún pecado, pero si lo es contentarse con hacerla menos que bien.

Es por eso que una actividad tan compleja como la planeación se compone de las siguientes partes según Rusell L. Ackoff:

Especificar metas y objetivos

Elegir políticas, programas, procedimiento y

Prácticas para alcanzar los objetivos Determinar los tipos y cantidades de recursos necesarios,

Alcanzar los objetivos

Diseñar los procedimientos para tomar decisiones

Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o follas del plan.

1.1. Tipos y niveles de los planes

Tipos de planes:

• Por su marco temporal

• Por su especificidad

• Por su amplitud.

Niveles de planeación:

1.- Estratégicos: largo plazo, objetivos específicos, circunstancias internas y externas.

2.- Táctica. Toma de decisiones, determinar acciones, sistemático, flexible, cíclica, dinámica.

3.- Operativa: empleados más bajos, tareas y operaciones relacionadas, corto plazo.

4.- Normativa: normas, políticas y reglas establecidas, metodologías.

5.- Actitud: Reactiva, activa, interactiva.

Pasos por su amplitud: alcance, tiempo, lugar, medios, recursos, oportunidades y fortalezas, debilidades y amenazas.

2. Proceso formal de la planeación

Ahora que tenemos una idea más clara de que es lo que aporta la planeación a las organizaciones, veamos de cerca el proceso formal de planeación. Este ejemplo se basa en la Planeación de la Unidad Comercial Estratégica, un tipo de planeación estratégica que fácilmente puede ser aplicada a cualquier otro tipo de planeación personal u organizacional. Aunque parece formidable, es sorprendentemente directa y fácil de entender si traducimos cada paso a una sencilla pregunta o declaración.

Niveles de planeación

Niveles de Planeación

La planeación considerada como uno de los principales elementos del proceso administrativo, es de fundamental importancia dentro de la estructuración de un Centro de Computo; posee los siguientes niveles:

-Planeación Estratégica.

-Planeación de Recursos

-Planeación Operativa

-Planeación de Personal

-Planeación de Instalaciones Físicas

-Planeación de instalación física y ubicación física

-Planeación Estratégica: se refiere a las estrategias a seguir en la construcción del Centro de computo.

-Planeación de Recursos: dentro de este ámbito deben considerarse los recursos económicos que va a requerir el Centro de Computo en construcción. Además en ella se establecen los objetivos y se determina el curso de acción a seguir, de los siguientes elementos:

Instalaciones: edificios y acondicionamiento del mismo, plantas de emergencia, dispositivos de seguridad, etc.

Equipo: equipo de cómputo necesario para su funcionamiento, periféricos, etc.

Materiales de producción: materias primas para su funcionamiento, así como materiales directos e indirectos.

-Planeación Operativa:. En ella se debe realizar un detallado análisis de las necesidades de la empresa y definir en base a estas necesidades una plataforma tecnológica con una infraestructura en hardware, software, personal operativo, etc. que soporte las operaciones de la empresa y se utilice como el medio de procesamiento de información.

-Planeación de Personal: se refiere a todo lo relacionado como su nombre lo dice al personal. Personas que se necesitaran por departamento, funciones que deben realizar, etc.

-Planeación de Instalaciones Físicas: se refiere a la ubicación física de los distintos dispositivos, teniendo en cuenta distintos aspectos que puedan influir: humedad, calor, etc.

-Planeación de instalación física y ubicación física: depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio físico existente o proyectado, etc.

Generalmente, la instalación física de un Centro de Computo exige tener en cuenta por lo menos los siguientes puntos:

Local físico: donde se analizará el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones dede seguridad disponibles. suministro eléctrico, acondicionamiento térmico y elementos

Espacio y movilidad: características de las salas, altura, anchura, posición de las columnas, posibilidades dede los equipos, suelo móvil o falso suelo, etc. movilidad

Iluminación: el sistema de iluminación debe ser apropiado para evitar reflejos en las pantallas, falta de luz en determinados puntos, y se evitará la incidencia directa del sol sobre los equipos.

Tratamiento acústico: los equipos ruidosos como las impresoras con impacto, equipos de aire acondicionado o equipos sujetos a una gran vibración, deben estar en zonas donde tanto el ruido como la vibración se encuentren amortiguados.

Seguridad física del local: se estudiará el sistema contra incendios, teniendo en cuenta que los materiales sean incombustibles (pintura de las paredes, suelo, techo, mesas, estanterías, etc.). También se estudiará la protección contra inundaciones y otros peligros físicos que puedan afectar a la instalación.

Suministro eléctrico: el suministro eléctrico a un Centro de Cómputo, y en particular la alimentación de los equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la utilización de una línea independiente del resto de lalación para evitar interferencias, con elementos de protección y seguridad específicos y en muchos casos con sistemas de alimentación ininterrumpida (equipos electrógenos, instalación de baterías, etc.)

Preguntas básicas para planear

¿Qué queremos?

¿Qué estamos haciendo ahora para lograr lo que queremos?

¿Qué es aquello que necesitamos hacer?

¿Qué somos capaces de ser?

¿Qué podemos hacer de lo que se necesita hacer?

¿Si continuamos haciendo lo que ahora estamos haciendo, podremos llegar a donde queremos?

¿Esto es lo haremos para lograr la que queremos

Hazlo.

Verifique frecuentemente para asegurarnos que lo estamos haciendo bien.

Pasos para la planeación

Paso 1: Formulación de metas.

La formulación de metas implica comprender la misión de la organización y después establecer metas que la traduzcan a términos concretos. Dado que las metas seleccionadas se llevarán gran cantidad de recursos de la organización y gobernaran muchas de sus actividades, este primer paso es clave. Sin embargo, muchos administradores dudan o fracasan al llevarlos a cabo.

Los valores que tengan los administradores influirán en el tipo de metas que estos seleccionen. Estos valores pueden ser sociales o éticos, o implicar asuntos prácticos, tales como el

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