¿Por qué un congreso?

ESQUEMA TENTATIVO

CAPÍTULO I. ANTECEDENTES

1. Preliminares

1. ¿Qué es un congreso?

1. Diferencias entre similares

1. Ciclo de conferencias
2. Jornada
3. Seminario
4. Simposio
5. Coloquio
6. Mesa redonda

1. Congresos y Diseño Gráfico

1. Tabla comparativa de congresos en México

CAPÍTULO II: ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA

1. Organización

1. Plan de negocios

1. Qué es y para qué sirve un plan de negocios
2. ¿Por qué se requiere un plan de negocios para el proyecto?
3. Estructura de un plan de negocios

1. Logística

1. Previa al evento

1. Legales
2. Sede
3. Ponentes
4. Amenidades
5. Inscripciones
6. Tecnología
7. Promoción y publicidad
8. Patrocinadores
9. Proveedores

1. Durante el evento

1. Control de entrada y salida del evento
2. Ponencias
3. Tecnología audiovisual

1. Posterior al evento

1. Informe final
2. Retroalimentación

CAPITULO III: ADMINISTRACIÓN

1. Administración de recursos

1. Recurso Humano
2. Recurso Tecnológico
3. Recurso Financiero
4. Recurso Material

1. Dirección

1. Motivación
2. Liderazgo
3. Comunicación
4. Comportamiento individual y de grupo

1. Finanzas y contabilidad

1. Presupuestos

1. Legislación

1. Registro de marca
2. Propiedad Intelectual
3. Derechos y permisos

CAPITULO IV: CONGRESO NACIONAL DE DISEÑO “RETROVISOR”. APLICACIONES

1. Plan de negocios

1. Administración de recursos
2. Legislación
3. Organigrama
4. Cronograma

1. Diseño de identidad

1. Naming
2. Propuesta de diseño
3. Diseño final

1. Imagotipo
2. Logotipo
3. Tipografía

1. Diseño de aplicaciones

1. Aplicaciones editoriales básicas
2. Aplicaciones editoriales especiales

1. Presupuesto de diseño
2. Presupuesto del evento

1. Conclusiones
2. Anexos
3. Bibliografía

CAPITULO I

Coordenadas Preliminares

1. ¿Por qué un congreso?

La comunicación humana es en la superficie un tema sencillo dónde sólo se involucra a un emisor, un receptor y un mensaje. En realidad el proceso de comunicación conlleva hoy en día un sinnúmero de directrices que lo convierten en algo muy complejo y fascinante.

Bittel Lester (1975:) define a la comunicación como “el proceso en las relaciones humanas, de hacer pasar información y entendimiento de las cosas y de los hechos de una persona a otra”. Hoy en día, “las transformaciones sociales, políticas, económicas y culturares han detonado una evolución en la manera en la que nos comunicamos los seres humanos” (Amar, 2006: 40), ya no es necesario escribir una carta y esperar un largo periodo de tiempo, a que esta sea enviada y recibida, hoy en día nos encontramos con un sinnúmero de plataformas por medio de las cuales podemos comunicarnos, como las redes sociales, aplicaciones en smartphones, llamadas telefónicas, video llamadas, entre otras. Con todos los beneficios que conlleva esta inmediatez al momento de relacionarnos también nos encontramos ante una serie de perjuicios que van desde la impersonalidad de los mensajes hasta a suplantación de identidad.

La información inmediata, confiable y certera es piedra angular en ámbitos y sectores como el bursátil, el médico, el turístico, el policiaco, el militar… Sin embargo, para el usuario común ya no basta con tener información al instante, es tanto o más importante contar con los mecanismos para poder comprenderla, apropiarla y aprovecharla. Es ahí donde está la verdadera maravilla en la nueva evolución de la información. De nada sirven los 23 exabytes (1 millón de TB) que son generados cada semana en la Internet^[1]; si no existen formas de acceder a ellos de manera rápida, clara, simple, pero sobre todo, significativa.

Para poder aprovechar este gran potencial de la comunicación y la información que se genera es necesario aprender a aprehender de manera independiente a la evolución de la tecnología, por medio de diferentes herramientas que ayuden a confirmar, desmentir, actualizar y reafirmar los datos encontrados en el ciberespacio.

Dentro de esta vorágine de tecnología es importante darse un espacio para la convivencia personal con otras personas, los eventos, como jornadas, conferencias, seminarios, congresos, entre otros;  son una oportunidad única de comunicar y transmitir un mensaje claro para los asistentes del gremio reunidos.

“Los eventos […] brindan un tiempo y espacio concretos para facilitar el encuentro y el intercambio entre gentes de diferentes lugares, un encuentro que permite la expresión humana espontánea y es altamente integrador: contrapesa el esfuerzo de los negocios y posibilita celebrar el beneficio mutuo” (Molinari, 2012:19)

En la actualidad, con los avances tecnológicos y de comunicación, las reuniones pueden realizarse sin necesidad del encuentro entre las personas. Lo importante es saber que al proponer una actividad presencial se generan vínculos más estrechos entre los participantes y los líderes de opinión presentados; así como una retroalimentación e intercambio de contactos mucho más efectiva entre los colaboradores.

Sin embargo, es necesario organizar cuidadosamente los encuentros donde se intercambiará información para asegurar el éxito, es decir, para que se pueda comunicar de forma efectiva el mensaje deseado. Para alcanzar el más alto nivel de calidad en la comunicación es necesario estar en la misma habitación y en contacto físico con el resto de los participantes, de manera que estas personas puedan ver, además de oír el mensaje. Esto es lo que se persigue cuando se organiza un evento.

Al respecto de los eventos Rosario Sánchez (2014) nos dice que:

“Así se denominan genéricamente a las ferias, congresos, exposiciones, jornadas, seminarios, presentaciones de libros, lanzamiento de productos, conferencias de prensa, desfiles de moda, workshops, showrooms, vernissages, recepciones sociales, recitales musicales, fiestas folklóricas, ritos de colectividades y actos culturales. Curiosamente aunque “evento” o “contingencia” se refieran a “cosas que puedan suceder o no”, en la práctica se trataba sobre cosas que sí tienen que ocurrir, y para las que se trabaja procurando que transcurran con toda seguridad y organizadamente” (2014:12).

Dicho lo anterior podemos entonces concluir que un evento es aquel acontecimiento que fue organizado previamente y que reúne a un cierto número de personas en un tiempo y lugar preestablecido, que compartirán una serie de actividades del mismo gremio.

Cuando hablamos de eventos no sólo se refiere a los acontecimientos sociales, que se representan a las fiestas familiares y reuniones de índole informal; sino que también hablamos de los empresariales, los cuales tienen trascendencia pública y de las cuales se obtiene algún beneficio económico por parte de los organizadores del evento.

En cualquier caso es importante que los organizadores se planteen desde un inicio los objetivos y alcances del proyecto, al ser un evento de cualquier índole es común que se plantee para llevarlo a cabo con cierta periodicidad, ya sea mensual, anual, bianualmente, etc. Dentro de estos objetivos es primordial destacar el público meta al cual va dirigido el evento, ya que esto consolidará las actividades y encaminará el proyecto hacia un mismo rubro, al respecto Molinari, S. (2014:30) nos dice que “debe determinarse quién es el público al que está dirigido el evento y cuáles son las características que deben considerarse para su convocatoria, por ejemplo; cargos edades países de origen, elementos culturales o con necesidades especiales. Esta información permite que el organizador construya los perfiles y pueda plantear actividades compatibles con sus características”

Hoy en día se realizan diferentes eventos en todo México y de muchos temas distintos, incluso se tienen lugares específicos para realizarlos como el World Trade Center en la Ciudad de México dónde se realizan exposiciones todo el año de diferentes temáticas, el Centro Banamex que de igual manera sirve de recinto para recibir a ponentes y expositores de diversas temáticas.

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Interior del World Trade Center, Cuidad de México. FUENTE: Planeta Verde Azul. 2012.

Los eventos llevan realizándose muchos años en los mismos lugares y tienen una organización y logística específica para cada uno de ellos, es decir, ExpoBB no requerirá del mismo número de stands, días, conferencistas, expositores, proveedores que ZONA MACO; cada evento está perfeccionado para cierto objetivo y por lo tanto sólo para el público meta al que va dirigido.

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