ACTAS E INFORMES DE VISITAS ADMINISTRATIVAS

           Aprobado: 09/07/2021

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ACTA DE SEGUIMIENTO-PLAN DE ACCION

ACTAS E INFORMES DE VISITAS ADMINISTRATIVAS

6 bimestre del 2021

Bogotá D.C. 25 de marzo del 2022

ÍNDICE

4.1         Observaciones: registraduría municipal de Gachetá

4.2         Observaciones: registraduría municipal de Lenguizaque

1. ASPECTOS GENERALES                                                        

1. Objetivo de la Evaluación y Seguimiento

Realizar el seguimiento y evaluación de los procesos de la delegación de Cundinamarca, a las registradurías municipales de Gachetá y Lenguizaque mediante el presente sistema de informes, reportes, y actas y le presentara los informes al registrador nacional del estado civil mediante el presente formato (SIFT01)

1.  Alcance de la Evaluación y Seguimiento

Este informe de Seguimiento corresponde al periodo comprendido entre noviembre y diciembre del año 2021, donde se realizó el Seguimiento a Planes, Programas y Proyectos, teniendo en cuenta los elementos de control que hacen parte de las Visitas Administrativas y Actividades de Seguimiento a registradurias municipales, actividades programadas en el Plan de Acción.

1. Base Legal

• Resolución 12966 de 9 de noviembre del 2021 “por la cual se actualiza la adopción del sistema de Informes, Reportes, y Actas de Seguimiento y Evaluación del nivel desconcentrado de la Registraduría Nacional del Estado Civil”

• Articulo 3 responsables: “Los responsables en nivel central deben llevar el control de la oportuna y eficiente aplicación de los informes, reportes y actas del sistema en el nivel desconcentrado.”
• Artículo 4, Seguimiento y Control: la oficina de control interno realizara el seguimiento y evaluación de los procesos de la entidad en el nivel desconcentrado y la programación del plan de acción. 

• Resolución 6685 del 12 de julio del 2021 en sus artículos: 

• Artículo 9: Atención a las auditorias y/o requerimientos de los órganos de control. 
• Artículo 10: Visitas administrativas y actividades de seguimiento.

• Artículo 11: Objeto de las visitas administrativas y actividades de seguimiento.
• Artículo 12: Informes y actas de las visitas administrativas. 

• La Programación del plan de acción, vigencia 2022

1. RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES OBJETO DE EVALUACIÒN Y SEGUIMIENTO

Durante la visita administrativa, se verificó en sitio el cumplimiento y ejecución de actividades misionales y de los procesos de apoyo que hacen parte de la red de Macroprocesos de la RNEC en las registradurias municipales de GACHETA y LENGUAZAQUE.

• Prestación y atención del servicio al usuario (Buzón de sugerencias y disposición de formatos, PQRSD y Encuesta de escucha al usuario).
• Control y seguimiento de la herramienta HLED WEB
• Producción de documentos
• Verificación de los requisitos legales establecidos para el registro civil
• Verificación de las instalaciones locativas de las registradurías municipales de Gachetá y Lenguazaque.
• Generalidades de aspectos de orden funcional inspeccionados
• Implementación de los Protocolos de Bioseguridad

2.1        Seguimiento Plan de Acción.

1. FORTALEZAS Y DEBILIDADES

1. Fortalezas
2. Debilidades

4 OBSERVACIONES:

1.  OBSERVACIONES: REGISTRADURIA MUNICIPAL DE GACHETÁ

• El registrador del Estado Civil de Gachetá debe modificar el Buzón de Sugerencias y ubicarlos en lugar visible y de fácil acceso a los usuarios; debe contar con chapa y único acceso administrado por el registrador municipal.
• El registrador del Estado Civil de Gachetá debe implementar Formato de trámites de PQRSD.
• Dar de baja de bienes muebles e inmuebles en desuso y estado de obsolescencia
• Actualizar de la plataforma del SCR, los adhesivos de seguridad utilizados y que, a la fecha, se encuentran disponibles.

• El registrador del Estado Civil de Gachetá debe Implementar la planilla de control de las PQRSD que le permita el registro, la radicación de la petición y la correcta clasificación acorde a su tipología.
• La delegación departamental de Cundinamarca, por conducto de los señores delegados departamentales, gestionarán en que se autorice acceso a las bases de datos del ANI para las registradurías municipales ubicadas en las zonas de provincia.

1.   OBSERVACIONES: REGISTRADURIA MUNICIPAL DE LEGUAZAQUE

• La registradora del Estado Civil implementará la planilla de control de las PQRSD que le permita el registro, la radicación de la petición y la correcta clasificación acorde a su tipología.
• La registradora del Estado Civil informa que se encuentran los votos del año 2019 y 2021 sin eliminar para dar de baja.
• La registradora del Estado Civil reportará el daño de accesorios de los sanitarios de los dos baños y solicitará a los señores delegados departamentales su intervención, con el fin que se autorice mantenimiento y reparación de estos.
• Se felicita a la señora registradora por su alto compromiso con la entidad al mostrar su buena gestión, mostró en condiciones excelentes la sede registral, el archivo de gestión en electoral que datan desde 1982 hasta el año 2021, los registros civiles con seriales y los de Tomo y Folio se encuentran en perfecto estado y en buenas condiciones de preservación y custodia, cumplen las Tablas de Retención Documental definidas por la RNEC.

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Jefe Oficina de Control Interno

Elaboró o consolidó: Nombre del funcionario

Revisó: Nombre del funcionario

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