ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN EL ALMACÉN DE LA EMPRESA

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

  UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMÓN RODRÍGUEZ

 NÚCLEO MARISCAL ANTONIO JOSE DE SUCRE

EXTENSIÓN CUMANÁ

ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN EL  ALMACÉN DE LA EMPRESA

SPRINT VENEZUELA, C.A,  CUMANÁ,

ESTADO SUCRE,

AÑO 2020.

Cumaná, mayo 2021

CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1. Planteamiento del Problema

La actividad empresarial en el exigente entorno comercial moderno, se encuentra sometida a constantes desafíos, los cuales requieren de capacidad para equilibrar múltiples factores internos y externos que, en mayor o menor medida, configuran las condiciones para el éxito o el fracaso de una organización. Se trata de aspectos de la organización que manejados con eficiencia y apego a los aspectos técnicos y operativos pueden convertirse en la llave para mantener el negocio a flote o para hundirlo entre las exigencias del mercado y la competencia que debe enfrentar.

Es bien sabido que la fabricación, comercialización y distribución de bienes cuenta con campos de actuación vastos y complejos que requieren del conocimiento de variadas técnicas y herramientas de gestión que permitan a las empresas mantener su nivel de servicio sin arriesgar su rentabilidad. Entre estos destacan las estrategias para manejar sus recursos. Toda empresa, independientemente de su propósito, debe contar con una variedad de recursos, insumos, materiales que le permitan cumplir sus metas dentro de un determinado período de tiempo. La manera como logra administrarlos es de fundamental importancia, no solo para garantizar el cumplimiento de los planes, sino para evitar el desperdicio de recursos humanos, materiales, financieros y de tiempo.

Una adecuada gestión de inventarios sirve de apoyo no solo al manejo administrativo, aporta los lineamientos necesarios para el uso de recursos en el área operativa. Para Molina, D. (2015), la gestión de inventarios es una herramienta de gran utilidad para mejorar la rentabilidad en una organización, maximizando el servicio al cliente como objetivo final, agregando que “al ser el inventario uno de los principales factores en el desempeño de la empresa y en la manera en que obtiene ganancias, su control y óptima gestión son clave para la eficiencia de toda la organización” (p. 36). Es decir, se trata de un área estratégica que debe ser atendida dándole la debida importancia, ya que un mal funcionamiento del almacén tendrá un impacto negativo en todas las áreas de la organización.

Por esta razón, empresas en el mundo que estuvieron al borde de la quiebra por un mal manejo de sus inventarios, se vieron en la necesidad de revisar su logística para la administración de estos importantes activos. Tal es el caso de la exitosa empresa colombiana dedicada al negocio del calzado desde 1998, Otelo Shoes, la cual estuvo al borde  de la quiebra debido, según Magri, A. (2018), a lo siguiente:

Los propietarios habían manejado los inventarios de manera coloquial, es decir, con simples apuntes manuales en una libreta de notas y confiando en la buena fe de sus trabajadores. No había claridad de cuál era la cantidad real de materia prima y de productos terminados que estaban en bodega, y escasamente se tenía un control de lo que exhibían en las estanterías. Todo este desorden y ausencia total de controles, infortunadamente ocasionó un profundo desbalance financiero que por poco obliga a cerrar las puertas de la empresa. (p. 19)

Sin embargo, esta crisis se transformó en una oportunidad de corregir errores y avanzar. La empresa realizó, en 2015 una reingeniería en la forma en que se regían los destinos de la empresa y surgió la necesidad de llevar un control serio y organizado del stock, lo que potenció nuevamente su economía interna y le permitió incluso abrir nuevas sucursales.

Como esta, otras tantas organizaciones cometen a diario grandes errores en el control y administración de sus inventarios, ocasionando problemas logísticos y financieros que las ponen en serios aprietos. Los dos errores más comunes que se cometen son desconocer la demanda de sus productos en el mercado y, en segundo lugar, la inexactitud de existencias, es decir, las equivocaciones entre lo que dicen los reportes y la cantidad real de productos que hay. Estas fallas en muchas ocasiones surgen por no tener un control en tiempo real de lo que se vende, lo que se agota y los artículos nuevos que llegan al almacén.

En tal sentido, y como ya se expresó, el manejo efectivo de los inventarios es esencial a fin de proporcionar el mejor servicio a los clientes. Si, por ejemplo, la situación de pedidos atrasados o la falta de artículos en la bodega se convierten en constantes, es una invitación a la competencia a llevarse la clientela sobre la base de un servicio más completo y eficiente, esto bajo la premisa de que una empresa con un óptimo control de inventarios, está en condiciones idóneas para satisfacer las demandas del consumidor, dentro de las condiciones establecidas.

Es de resaltar que esta búsqueda de la eficiencia en un área tan relevante y el trabajo continuo para elevar la calidad en la prestación de servicios no se circunscribe únicamente a organizaciones de gran tamaño o alcance en sus operaciones, sino a empresas locales con menor cobertura pero que igualmente manejen algún tipo de inventarios.

En Venezuela, por ejemplo, el manejo de estos procesos en las empresas que ofertan sus productos y servicios en el territorio nacional presenta, según los investigadores Alonso, A.; Di Novella, P.; Rodríguez, M. y Celis, P. (2017), el siguiente comportamiento:

1. No existe claridad ni consenso sobre qué porcentaje representan el almacenamiento y el manejo de materiales, de los costos de distribución física de la organización.

2. El número de problemas identificados por las empresas en relación a la gestión de los inventarios es considerable. La lista de problemas es la siguiente:

- Disponibilidad de espacio físico para almacenar producto terminado.

- Faltantes de materia prima y/o insumos, para la producción.

- Mal diseño de los procesos para el manejo del almacén y fallos en su ejecución.

- Discrepancias entre las cantidades registradas en el sistema de información y el conteo físico a nivel de almacén.

- Políticas de mantenimiento inadecuadas de los equipos.

- Falta de entrenamiento adecuado para el personal que realiza el manejo de materiales.

- Prevención de pérdidas por baja rotación, manejo inapropiado, hurto, etc.

- Costos elevados de almacenamiento. (p. 15)

No es difícil comprender que, entre los más comunes problemas de funcionamiento entre las empresas nacionales, se encuentra la gestión logística de inventarios, presentándose situaciones como escaso manejo de información sobre costos asociados al mantenimiento y reposición de stocks, almacenes con espacios reducidos, problemas con los niveles de inventario, deficiente gestión de almacenes, ausencia de conteos físicos, falta de personal capacitado, entre otros, que afectan la productividad y generan descontento entre los clientes por un servicio deficiente. En general, las empresas venezolanas exhiben un comportamiento ajeno a los parámetros de optimización y calidad establecidos en el área de manejo de inventarios, lo que actúa en detrimento de su operatividad y de la atención al cliente.

En este contexto nacional, surge en el estado Sucre Sprint Venezuela, C.A., como resultado de una propuesta comercial de empresarios sucrenses dentro del sector textil con la creación de su propia marca de ropa. Sprint Venezuela, C.A. es una empresa de diseño, confección, distribución y venta de ropa casual deportiva nacida en la ciudad de Cumaná hace cinco (05) años, la cual ha presentado un crecimiento exponencial que la ha convertido en una exitosa organización, ventajosamente posicionada no solo en Sucre y Anzoátegui, sino en otras zonas del país.

Este crecimiento, sin embargo, no ha ido acompañado por un incremento en su infraestructura física. Si bien es cierto, la empresa cuenta con un taller, una sala de exhibición y una red de tiendas asociadas que venden su mercancía, carece de un espacio de almacenamiento adecuado a sus  necesidades de resguardo para la gran cantidad de materia prima, productos en proceso y productos terminados que utiliza.

En este punto, es importante señalar que la empresa maneja básicamente tres tipos de inventario, el de materiales e insumos para la confección de la ropa, la mercancía ya terminada y los pedidos empaquetados para ser enviados a las tiendas asociadas y a los clientes particulares. Todos almacenados en el reducido espacio físico del almacén, lo cual no sería en sí un problema grave si el sistema implementado para la gestión de inventarios funcionase en forma idónea, acatando las normas y políticas básicas del control interno de inventarios.

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