AUDITORIA OPERACIONAL Y ADMINISTRATIVA.

LA AUDITORÍA OPERACIONAL Y ADMINISTRATIVA.

Objetivo.- Aplicar el programa de Auditoria Operacional y Administrativa en una entidad económica, con base en los lineamientos establecidos por la profesión.

4.1. Concepto, antecedentes y evolución de auditoría operacional

Es el conjunto de actividades enfocadas al logro de los objetivos que estableció la empresa.

Esta nace por la necesidad de la gerencia para poder estar de acuerdo con la adecuación y validez de las operaciones.

Este tipo de auditoría fue iniciada por William P. Leonard, el cual lo definió como “un examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa", incluyendo planes, objetivos, métodos de operación y la utilización de los recursos físicos y humanos.

En los últimos 30 años ha surgido la necesidad  de tener una auditoria especializada en la complejidad de sus actividades y la atención que se le tiene que dar para así seguir creciendo.

4.2. Metodología de la revisión.

La metodología que utiliza la auditoria operacional se resume en tres pasos que son:

*La familiarización

*Investigación

*Diagnostico

Estas están de forma general pero se tienen que adecuar a la revisión que se esté realizando.

Familiarización.- se refiere al conocer todas las operaciones, al personal y problemas que se suscitan en el área donde se va a realizar la revisión, para lo cual se tiene que tomar en cuenta:

• Los problemas especialmente los que inciden a las operaciones de la revisión que se está realizando
• Una infraestructura específica para poder hacerle frente al proceso de administración
• Los antecedentes respecto a las deficiencias los cuales se revisaran por medio de informes o cartas de sugerencia.

Esta familiarización incluye:

• Un estudio ambiental.- para que el auditor pueda diagnosticar las áreas críticas, en las cual el auditor deberá definir el grado de profundidad para dicha revisión.

Los aspectos principales son:

1. La importancia por la cual la empresa realiza las operaciones las cuales son auditadas, para decidir sobre si se mejora la eficiencia.
2. Las rotaciones del personal y las razones financieras.
3. La estructura de la organización y las políticas que tienen para la realización de las operaciones.
4. La reglamentación  que rige  la práctica del manejo de la operación.
5. La información que se tenía de problemas anteriores que eran similares.

• Estudio de la gestión administrativa.- se refiere a que se tiene que hacer todo el estudio del proceso administrativo. En este se tendrán que revisar las características y diferencia de manera general.

• Visita a las instalaciones.- es para observar directamente como se efectúan las operaciones dentro de la organización e identificar los síntomas del problema

Investigación.- El objetivo de esta fase es analizar y examinar toda la información, con base a documentos para poder evaluar la eficiencia y efectividad de las operaciones dentro de la organización.

Para lo cual se tienen que realizar por medio de pruebas selectivas que están a juicio del auditor, también pueden utilizar estadísticas, o en caso de carecer de los anteriores tendrá que recurrir a estudios o investigaciones (entrevistas, comparaciones, observaciones, revisión de documentos o expedientes) para poder obtener elementos suficientes.

Diagnostico.- esta es la siguiente etapa después de  haber analizado y evaluado las operaciones para poder dar a conocer los hallazgos hechos, los cuales señalara y reportara a los altos directivos para que estos a su vez puedan ponerle solución a las fallas.

En esta se encuentran fases como lo son:

• Fase creativa.- En esta se detectara si los problemas son congruentes con la realidad de la empresa y se realizara un modelo el cual será una panorámica previa de las posibles soluciones al problema detectado

• La verificación de hallazgos.-en esta se verifica el método antes realizado para poder avanzar hacia un diagnostico definitivo, con lo que se revisara lo siguiente:

• Comparar el modelo y asegurarse de que las diferencias son importantes
• Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados.
• Asegurarse que la solución de los problemas es factible.
• Interrelacionar el problema con otras áreas y asegurarse que la solución no genere otros problemas.

• Elaboración del informe.- Antes de poder dar el informe definitivo se tendrá que realizar un borrador el cual se pondrá a discusión con los involucrados primero para cerciorarse de que existe el problema y que los involucrados están consientes de ello. Después se procede a la realización del informe definitivo

4.2.1. Identificación de los principales ciclos de operación en las entidades y actividades que abarcan.

4.2.2. Levantamiento de la información

Es cuando se recolecta la información encontrada con anterioridad la cual tiene que ser detallada, para así poder tener una buena solución o sugerencia para la resolución de los problemas encontrados y cerciorarse de que estén incluidas las áreas que se relacionan con el problema.

4.2.3. Técnicas utilizadas

• Estudio General.- es el análisis general del problema el cual tiene que ser significativo y esto queda a juicio del auditor.

Se realizara por medio de:

• Exámenes de la documentación: desde los manuales de la organización los acuerdos de juntas, sus políticas, su acta constitutiva, y su organigrama.
• La información ocular: Es todo aquello que el auditor observa dentro de la organización
• Descripciones Escritas: Son los documentos donde se especifican las operaciones que se realizan dentro de la organización

• Entrevista.- esta se les aplicara a los empleados que tengan alguna relación con el problema.

El auditor debe de planificar las preguntas para poder obtener un resultado satisfactorio, el único inconveniente que se puede encontrar en su planificación es que va a mecanizar la información

De no planificar la entrevista tendría que tomar notas simplificadas para poder realizar la recolección de información.

• Confirmación.- se refiere a la recolección de la información con entidades ajenas a la organización, pero que tengan relación con el problema y se entregaran directamente al auditor.

• Observación.- Es poner atención en las actividades que se lleven a cabo dentro de la organización así como las situaciones que se lleguen a presentar.

• Análisis.- se examina la información obtenida para cerciorarse de que esta es relevante para poder definir el o los problemas, poder identificar el origen de los mismos y buscar las soluciones.

4.2.4. Informe y seguimiento 

El informe ya es el producto final del trabajo realizado. En este e deben de mostrar los problemas detectados y debe ser orientado a la acción.

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