Administración de la gestión documental

GUIA

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

BOGOTÁ D.C.

2015

Contenido

1.        OBJETIVO.        3

2.        ALCANCE.        3

3.        ÁMBITO DE APLICACIÓN        3

4.        REQUISITOS DE CALIDAD APLICABLE        3

5.        DEFINICIONES.        3

6.        GENERALIDADES DE LAS TRANFERENCIAS.        4

6.1          PASO A PASO PARA LA PREPARACIÓN DE LA TRANSFERENCIA PRIMARIA:        5

6.2         BENEFICIOS Y REQUERIMIENTOS DE LAS TRANSFERENCIAS:        8

7.        REFERENCIA BIBLIOGRAFICA.        8

1. OBJETIVO.

Establecer los conceptos básicos y metodológicos para el alistamiento de los documentos que han cumplido su periodo de retención para ser transferido al archivo central o archivo histórico según sea el caso.

1. ALCANCE.

Inicia con la identificación de los tiempos de retención definidos para cada serie /subserie de las Tablas de Retención Documental/Tablas de Valoración Documental, continua con el alistamiento de los documentos identificados que se deban transferir y termina con la entrega de los documentos al responsables del archivo central e histórico.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente guía aplica a todos los funcionarios, contratistas y responsables de las diferentes dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud en desarrollo del proceso de Administración de Gestión Documental y el procedimiento Administración de Archivo.

1. REQUISITOS DE CALIDAD APLICABLE

Está guía da cumplimiento a lo establecido en los procedimientos del proceso archivístico de organización documental establecido en el Programa de Gestión Documental (PGD),  igualmente a los lineamientos señalados en la Norma Técnica de la Calidad para la Gestión Pública –NTC GP 1000:2009, numeral 4.2 Gestión documental y 4.2.3  Control Documental.

1. DEFINICIONES.

Archivo: 

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

Foliación: acto de enumerar el folio recto de la hoja “//” Operación incluida en los Trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.

Folio: Hoja.

• Folio recto: Primera cara de un folio.
• Folio vuelto: Segunda cara de un folio.

Serie: (Tema) Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: Historias laborales, Contratos. Actas, Informes, entre otros.

Subserie: (Subtema) Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto Ejemplo. Actas Comité de Dirección, Contratos de prestación de Servicios.

Tipo documental (documento): Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Transferencia documental: Es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central (Transferencia Primaria), y de este al histórico (Transferencia Secundaria), de conformidad con las Tablas de Retención y de Valoración Documental vigentes.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene, en forma adecuada, un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja).

1. GENERALIDADES DE LAS TRANSFERENCIAS.

Proporcionar los lineamientos para transferir los documentos y reducir el espacio que las dependencias dedican a la conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquellos  mantienen su valor administrativo.

¿Qué es una Transferencia de Documentos?

De acuerdo con la norma vigente, la transferencia documental consiste en la remisión de los documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central y de éste al Archivo Histórico, una vez, éstos hayan cumplido con las normas establecidas y el tiempo de permanencia fijado en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos; para ello, se elabora un plan de transferencias incluyendo cronograma y se sigue la metodología y recomendaciones que sobre el particular que haga el Grupo de Gestión Documental, diligenciando del Formato de Inventario Documental GDFT11.

¿Qué es una Transferencia Primaria?        

Es el traslado de documentos de Archivos de Gestión (o de oficina) al Central para su conservación preventiva, según los tiempos de retención establecidos en las Tabla de Retención. Las propiedades de consulta es media con tendencia a la  baja, pues su uso se ve disminuido por cuanto la información ha perdido algunos valores primarios (administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable).  

Periódicamente, se debe hacer revisión de las carpetas clasificadas en series o subseries documentales que han cumplido su período de retención en el Archivo de Gestión de la dependencia para realizar transferencia primaria (es importante precisar que, el tiempo de retención empieza a contar a partir de la fecha en que culminó el trámite, es decir, la fecha de la última actuación). Dicha revisión se debe realizar conforme a lo establecido en las Tablas de Retención de la dependencia, para confirmar si se debe preparar previamente la transferencia y realizarla en los tiempos definidos por el Grupo de Gestión Documental.

Una vez confirmado que existen unidades documentales a transferir, el responsable del Archivo de Gestión de cada una de las  oficinas productoras (dependencia remitente) procederá a preparar físicamente aquellos expedientes clasificados en  series o subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado para el Archivo de Gestión desde el instrumento archivístico aplicable: Tabla de Retención.

6.1          PASO A PASO PARA LA PREPARACIÓN DE LA TRANSFERENCIA PRIMARIA: 

Paso 1: Clasificación documental. Implica la identificación de la procedencia en los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas a lo largo de su gestión.  Los documentos deben estar organizados respetando el principio de procedencia y de orden original, normalmente respondiendo a la de acuerdo con los trámites administrativos que dan lugar a la producción documental. Recuerde tener en cuenta los criterios de organización archivística definidos en la Guía Organización de Archivo de Gestión - GDGU03, el cual incluye normas internas y externas que en materia archivística  tienen vigencia.

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