Administración, su evolución y la cultura organizacional . Arrow Marine Logistic Services

Tema 1: Administración, su evolución y la cultura organizacional

Caso práctico

Empresa:  Corporativo CICSA 

Fecha de creación: Marzo 1993

Punto de vista: Análisis de caso externo

LA ADMINISTRACIÓN Y SU IMPORTANCIA

ANTECEDENTE

Arrow Marine Logistic Services, es una pequeña empresa de reciente creación, cuenta con apenas un año en el mercado, dando óptimos resultados comerciales al cierre de 2019 conforme a lo planeado a inicios de este.

La empresa es parte de un corporativo prestigioso con mas de 30 años en el mercado, pero con procesos y políticas algo obsoletas y personal con más de 25 años de antigüedad que se reúsa un tanto al cambio.

Bajo este marco antecesor, se conforma la empresa Arrow, que cuenta con 24 personas administrativas y 40 operativas (embarcados)hoy en día.

Siendo la empresa de mas reciente creación del Corporativo, rápidamente se ha vuelto un foco de monitoreo y control para el mismo porque es una empresa que tiene operación constante por la naturaleza de sus servicios y esto se traduce en un reto para la Gerencia General: el de lograr la correcta aplicación de la administración que demuestre a la Presidencia de Consejo de Administración que, aunque se cuente con un equipo joven, puede lograrse con eficiencia y eficacia los objetivos comerciales minimizando el uso de los recursos.

Dirigir a esta empresa, representa un nuevo reto y la responsabilidad de trabajar arduamente para poder sentar bases sólidas en el sector oil and gas.

Ya transmitido el propósito de la organización, se trabaja día a día en alcanzarlos, monitoreando las actividades de cada líder y unidad de negocio para asegurarnos de que todo marche sobre lo planeado.

FODA

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FORTALEZAS:

• Embarcaciones exclusivas operadas por cuenta propia.
• Experiencia del personal que labora en la empresa.
• Proactividad del personal e interacción en espacio colaborativo.        
• Clima Laboral Saludable y buen trabajo en equipo.
• Pertenecer a un corporativo con prestigio y experiencia en el mercado que los clientes ya identifican.
• Contar con herramientas de trabajo, infraestructura y tecnología para las actividades.
• Procedimientos definidos para las actividades en general.        
• Planeación de inversión financiera (Control de Gastos).        
• Programa de mantenimiento de las Embarcaciones.        
• Personal interno que atiende ya temas de RH y TI que se realizaba externamente.
• Se cuenta con un Sistema Establecido para Operar los Departamentos.

OPORTUNIDADES:

• Ser una marca local lo que permite generar mayor confianza.
• Obtener y mantener certificación de calidad y seguridad así como TRACE que le da mayor confianza en la relación con los clientes.
• Implementación de tecnologías y sistematización del servicio.
• Check-List de embarcaciones Vigentes.
• Experiencia y Conocimiento en Puertos Regionales.
• Conocimiento de los Procesos del cliente.
• Existencia de Proyectos en los que se puede ofrecer el Servicio.
• Factores Políticos en los que se encuentra México en la actualidad
• Alianzas estratégicas de trabajo con Proveedores y entidades.
• Soporte corporativo para ofrecer servicios integrales.
• Experiencia y especialización en Movimientos de Plataformas (Sector gobierno y Privado).
• Innovación en tipos de servicios integrales.
• Ubicación privilegiada de Oficinas en Carmen y Dos Bocas.

DEBILIDADES:

• Financiamiento Limitado para soportar Proyectos grandes por ser empresa nueva.
• Tiempos de respuesta hacia el área operativa y desarrollo de negocios.
• Falta de muelle con el calado apropiado para evitar daños a las embarcaciones y Mantto preventivo.
• Limitantes para la Oferta de Servicios por disponibilidad en el mercado.
• Sobre Carga de trabajo.
• Tiempos de respuesta mas lentos por la sobre carga de trabajo
• Ciclo de cobranza al cliente muy largo.
• Por ser empresa nueva, no tenemos el historial, experiencia para poder ganar una línea de crédito.

AMENAZAS:

• Los armadores se convierten en competencia al vender directo a clientes.
• Falta de líneas de crédito suficientes con proveedores.
• Cartera de clientes restringida.
• Ciclo de cobranza muy largo derivado de como les paga su cliente final. (Pemex)
• Alza en la oferta  de competidores directos.
• Falta de presencia en puertos importantes del país.
• Factores políticos en los que se encuentra México en la actualidad.
• Fenómenos meteorológicos.
• Embarcaciones en el mercado con poco mantenimiento o mucha antigüedad que pueden presentar fallas frecuentes.

PLANEAR

Tras casi 1 año de operación efectiva, en Arrow Marine se planea rediseñar los procesos de cada área para lograr una certificación de Calidad bajo la norma ISO 9001:2015.

De acuerdo con las cuatro funciones de la administración, y bajo la responsabilidad de la Gerencia General, iniciamos por coordinar actividades y asignar funciones a cada jefe de área, esto consistió en darles la oportunidad de participar en definir los objetivos y crear indicadores de efectividad que nos permitan acercarnos a la meta. Para ello el personal debió trabajar en desarrollar planes, determinar lo que se debía hacer y cómo se haría.

ORGANIZAR

Como Gerente y responsable de liderar estas actividades, asigné un plan de trabajo a cada jefe de área, asignando tiempos y objetivos a corto plazo para medir la efectividad de cada departamento y unidad de negocio de la compañía.

Se determinó que los indicadores o KPI´s serían entregados de manera mensual, los primeros 5 días de cada mes, adjuntando la evidencia trabajada y que en caso de que estos indicadores asignados no fueran alcanzados, cada responsable debería trabajar en una propuesta de mejora que analizara las razones por las que no se lograron esos objetivos y qué propone cada uno para poder lograrlo.

LIDERAR

La principal tarea fue reunir a todo el equipo, darles a conocer los objetivos de la empresa y de cada área, cómo aportaría cada líder en esos objetivos. Fue importante poder transmitirles esos propósitos, señalarles el camino a seguir, pero, sobre todo, hacerles comprender que sin el valor agregado de cada uno de ellos, sin importar su posición o función, no podríamos lograr esos objetivos. Para ello fue necesario analizar sus condiciones socio económicas, culturales, escuchar sus inquietudes y así motivarlos emocional, profesional y económicamente para lograr despertar el interés de no solo cumplir con sus funciones, sino apropiarse de los procesos y hacerlos funcionar en pro de.

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