Administracion, Planeación Y Organiazcion De Sistemas De Informacion

Objetivo:

• Aplicar las herramientas de administración según el contenido del Manual CISA.

• Utilizar información de una empresa referente a la Administración de Sistemas de Información y reflexionar al respecto.

Introducción:

Este documento refiere a la empresa potosina Canel’s que nace en el 1925 con la producción de dulces y chocolates, y más tarde comienza con la elaboración de goma de mascar cuyos objetivos están encaminados al continuo desarrollo de sus productos y mantener su prestigio y liderazgo nacional en el ramo de la confitería.

En la actualidad, Canel’s es número uno en el mercado nacional con la mayor cantidad de unidades vendidas.

Así, aquí revisaremos la aplicación de la administración a sus procesos de Tecnologías de Información, considerando aspectos como planeación estratégica, existencia del comité de TI, alineación en estrategias corporativas, políticas y procedimientos, administración de personal, posibles prácticas de

outsourcing, involucramiento con desarrollo organizacional, entre otros aspectos importantes.

Desarrollo de proyecto:

• Planeación estratégica: miembros del comité, funciones y alineación con estrategias corporativas.

La empresa en estudio enfoca su estrategia de TI hacia el control de inventarios ya que éste factor es clave para sus operaciones al manejar mucho producto a granel y ser su producto terminado muy ligero y de tamaño pequeño. Por esto, para Canel’s es vital controlar la variación en las cifras de inventario asegurando pérdidas en utilidades debido a la inversión en sus insumos.

Otro aspecto importante para Canel’s respecto a TI es la definición de recursos humanos capaces de mantener sistemas robustos de manufactura que permitan mantener actualizada al momento la información referente a inventarios, facturación, materias primas y distribución.

Consideramos que la planeación estratégica en ésta organización está definida porque se tiene la siguiente información:

Antecedentes:

La empresa Canel’s nace en el año de 1925 con la producción de dulces y chocolates, y mas tarde comienza con la elaboración de goma de mascar.

Hoy es una empresa caracterizada por el continuo desarrollo de productos cuyo objetivo principal es y ha sido llevar su prestigio y liderazgo nacional en el ramo de la confitería más allá de las fronteras.

Misión:

Consolidar nuestro prestigio y liderazgo nacional, así como nuestra presencia internacional en el ramo de la confitería. Mantener un sistema constante de

mejora que logre la aceptación de nuestros productos en el mercado y la integración de toda la organización. Nuestro compromiso es conseguir el mejor costo y calidad posibles, que satisfagan a nuestros clientes.

Visión:

La organización tendrá acceso equitativo a servicios de Tecnologías de Información y Comunicación con calidad, rapidez, seguridad, sostenibilidad, y competitivos, que contribuya a la obtención de conocimiento, información, habilidades y comunicación de calidad, en el cumplimiento de la misión y objetivos de la organización.

Objetivos:

Fortalecer los procesos en la organización, mediante la prestación de servicios de información. Instrumentar en todos los departamentos los servicios de información requeridos, atendiendo las necesidades del usuario final y utilizando las tecnologías de información como base para la prestación de los mismos.

MIEMBROS DEL COMITÉ Y FUNCIONES

o Existe un comité de Tecnologías de Información cuyos participantes son la Dirección General, la Gerencia de TI, la Gerencia de Ventas, Compras, Producción y Recursos Humanos.

o Las funciones principales del comité de TI son:

 Se reúne para evaluar asuntos importantes,

 Establecer objetivos de TI,

 Asignar recursos,

 Analizar riesgos

 Tomar decisiones respecto a TI

 Para planeación de nuevos proyectos de desarrollo.

ALINEACION EN LAS ESTRATEGIAS CORPORATIVAS

Debido a que ésta empresa funge como corporativo de sus distribuidores, definitivamente se considera que Canel’s ha alineado las funciones del comité de TI a la estrategia corporativa.

POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

o En la empresa evaluada, se encontraron algunos procedimientos que consideramos importantes:

 Evaluación y adquisición del hardware y software

 Desarrollo de sistemas de información.

 Acceso a Telecomunicaciones

 Intercambio electrónico de datos

 Automatización de oficinas

 Automatización de procesos de producción.

o Para Canel’s, sus políticas de TI están fundamentadas en tres aspectos:

 Confidencialidad.

 Integridad

 Disponibilidad de información

o La información es uno de los activos de mayor importancia para la organización, por lo que necesita estar bien protegida.

o La interacción en línea donde la información está cada vez más expuesta a un mayor número de amenazas y vulnerabilidades incrementa la necesidad de una protección reforzada sobre la misma.

ADMINISTRACION DEL RIESGO

o Al implementar un modelo de administración de Seguridad TI basada en las mejores prácticas existentes en el mercado, como la norma NBR ISO IEC 17799, su organización protege su información contra las amenazas y vulnerabilidades, asegurando la continuidad de sus negocios y minimizando la posibilidad de que una amenaza se concrete.

o Todas las políticas y procedimientos se encuentran dentro de la base de datos que contiene la información referente a calidad y a la certificación de ISO9000 con que ya cuenta la empresa.

OBSERVACION/HALLAZGO

Algunos documentos se encuentran sin actualización periódica superando el tiempo para su revisión, se recomienda hacer la depuración de dichos documentos actualizando los que deberían estar vigentes según los procesos de la organización.

ADMINISTRACION DEL PERSONAL DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION

Contratación, capacitación, políticas de promoción, entrenamiento

o Referente a contratación de personal, existe un procedimiento para reclutamiento y selección que se aplica indistintamente a todo el personal en general. Para cubrir necesidades específicas de puestos existe un examen técnico escrito con algunas preguntas que dejan ver la capacidad técnica y especialidades de los participantes.

Así también, el gerente de TI es responsable de entrevistar a los reclutados antes de su selección para verificar conocimientos referentes a la actividad que el candidato desarrollara entre sus actividades.

o Dentro del área de capacitación, no se tiene una matriz de desarrollo del empleado específica para cada integrante.

Existe un programa de capacitación general, que no se adecua a las necesidades de cada puesto de trabajo y por lo tanto del área de TI.

Se sugiere, hacer un Análisis de Detección de Necesidades de Capacitación para poder optimizar el potencial de cada uno de los participantes.

o Para evaluar el desempeño del departamento de TI, existen indicadores que deben ser cumplidos de manera constante y revisados por el comité de TI.

Entre éstos indicadores podemos mencionar: Nivel de servicio, disponibilidad de servidores de las bases de datos, respaldo de información actualizado, no. de incidentes de falla de software, no. de equipos funcionales.

PRACTICAS DE SOURCING

Las funciones de outsourcing en la organización son primeramente analizadas por el personal de TI y posteriormente debidamente canalizadas con el proceso debido y autorización de la dirección general.

En base al presupuesto dado se contrata con el proveedor o contratista en el contrato de sourcing el entrenamiento al personal interno para que posteriormente en caso de problemas se pueda resolver sin tener que recurrir al servicio de algún proveedor especializado.

En caso de que el problema no pueda resolverse por el mismo personal de la organización, se revisa y analiza la contratación de los servicios del proveedor y/o proveedores que estén debidamente especializados en el sistema o con el mismo proveedor que prestó sus servicios inicialmente para crear o actualizar

los sistemas de información con los que cuenta la organización. Siempre cuidando de que la función sea con la misma o mayor calidad y sin aumentar el riesgo.

OBSERVACION/HALLAZGO

Ninguna, el área de compras cuenta con el soporte necesario para identificar la selección del proveedor de outsourcing y sus actividades han sido definidas correctamente cuidando del proceso de autorizaciones preestablecido.

PRÁCTICAS Y ESTRATEGIAS DE TERCERIZACION

La organización tiene varias actividades de tercerización como lo son la elaboración de etiquetado, ya que la planta se enfoca principalmente en la elaboración de dulces y goma de mascar.

El mantenimiento de todo el equipo de computo es realizado con terceros y se tiene contratos maestros para la actualización de software.

También se tiene contratado un servicio de telefonía para atención a clientes como si fuera parte de la organización pero contratado con personal externo y el cual trabaja

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