Agencias Y Sucursales

INTRODUCCION

Cuando las empresas desean incrementar el volumen de sus ventas y ampliar el radio de acción hacia otros mercados comerciales, se pueden establecer agencias y sucursales a fin de obtener el dominio de ciertas plazas con respecto a determinado producto o para vender mercancía a mayor escala, asegurando el proceso económico del negocio al extender sus operaciones mercantiles a lugares distintos de la casa matriz o principal.

Por medio de las agencias o sucursales, la casa matriz está en permanente contacto con los clientes del lugar y pone a su alcance los artículos que necesiten para que puedan escogerlos por su calidad o precio, cuales productos son los que tienen mayor demanda comercial y, de esta manera, poder determinar las existencias necesarias y la rotación de los inventarios.

Agencias

Es una entidad, física, o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa Matriz. Su función consiste en distribuir los productos de un tercero, generalmente en forma exclusiva, la mercancía de la casa matriz. Por tal razón el establecimiento de agencias representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial.

En algunas ocasiones las agencias pueden estar representadas por personas físicas con el carácter de agentes, limitándose sólo a levantar pedidos de ventas sobre condiciones y precios autorizados previamente por la casa matriz.

Características de las agencias

1. Cuentan con muestreos o catálogos de venta que muestran los artículos que se ofrecen al público.

2. Normalmente solo consiguen pedidos de ventas y los envían a la casa matriz.

3. En algunas ocasiones se comprometen con la casa matriz a formular un cierto volumen de ventas con la finalidad de mantener la exclusividad del producto.

4. Normalmente no realizan la cobranza por las ventas a crédito, ya que esta actividad la realiza la casa principal.

5. Tienen independencia económica, administrativa, contable y fiscal.

6. No es necesario que su sistema contable sea igual al establecido por la casa matriz, ya que en la mayoría de los casos se limitan a rendir informes sobre el desarrollo de su actividad comercial.

7. Tienen personalidad jurídica distinta a la casa matriz.

8. Son responsables solidarios de sus obligaciones fiscales.

9. Pueden recibir de la casa matriz recursos económicos para gastos menores.

10. Pueden trabajar con base en comisiones sobre el importe de las ventas realizadas y cobradas, o con base en sobreprecio.

Ventajas:

 Poca inversión en infraestructura.

 La comisión es un costo variable de ventas.

 Rápido crecimiento.

 Menores costos laborales.

Desventajas:

 Elevado porcentaje de pago de comisiones.

 Pérdida de control.

 No existe contacto directo con el cliente.

 Mayor cartera incobrable.

 Poca fidelidad de los agentes.

Agencia y Agente

La diferencia básica entre agencias y agentes es que aquellas cuentan con un local físico con instalaciones para distribuir los bienes o servicios a donde normalmente el cliente acude a comprar los productos, mientras que los agentes son personas físicas que visitan a los potenciales clientes y no cuentan necesariamente con un local.

Control

La Casa Matriz deberá llevar un control contable de las ventas, costos y gastos de cada uno de los agentes.

El valor de los fletes, seguros y demás gastos que origine el envió de mercancía a sus agentes, deberá ser contabilizado por la casa matriz como un gasto de ventas.

Cuentas de las agencias

Una agencia no necesita llevar un sistema de contabilidad por partida doble. Lo único que necesita es un libro de caja en el cual anota el dinero recibido de la casa matriz para su fondo fijo, y los pagos hechos con el mismo para sus gastos. El registro de pagos suele llevarse por duplicado. Cuando el fondo fijo disminuye y se desea un cheque para reponerlo, se envía a la casa central una copia de la hoja de pagos, juntamente con los justificantes como evidencia de la índole a corrección de los desembolsos efectuados, y la copia queda en poder de la agencia.

Los asientos a realizar por la casa matriz dependerán de si la gerencia desea determinar las utilidades netas.

Contabilidad de agencias

La casa matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, información estadística de carácter administrativo así como otros datos de relevancia.

Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de agentes, gastos de ventas de agentes y ventas de agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una subcuenta por cada agente. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento analítico o el de inventarios perpetuos.

Cuando la casa matriz decide enviar mercancía al agente, debe efectuarse un control especial de la mercancía en consignación, ya que la propiedad de ésta es conservada por la casa matriz.

Si la mercancía que se envía al agente ya ha sido previamente vendida por éste, el importe de los fletes, seguros y demás gastos originados por el envío deben considerarse como gastos de ventas.

Si la mercancía es enviada en consignación, los gastos relacionados con la remisión deben ser considerados parte del costo de la mercancía. Es conveniente llevar un control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas.

Es poco común que las empresas utilicen sistemas manuales para realizar la contabilidad, la selección de un adecuado programa de cómputo es primordial para un eficiente desempeño de los sistemas de información contable y administrativo.

Contrato

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