Agencias Y Sucursales

AGENCIAS Y SUCURSALES

AGENCIAS

DEFINICIÓN: Código de Comercio Artículo 264 Son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarlas. ASPECTOS JURÍDICOS

ARTÍCULO 49 CPC. Las sociedades domiciliadas en Colombia deberán constituir apoderados con capacidad para representarlas en los procesos relacionados con ellas o con sus dependientes, en los lugares donde establezcan sucursales o agencias, en la forma indicada en el artículo 23 del Código de procedimiento Civil, si no los constituyen llevará su representación quien tenga la dirección de la respectiva sucursal o agencia. Las agencias pueden crearse, suprimirse, variarse el sitio de su actividad, restringir los ramos o campos de operación, mediante simples decisiones del órgano de administración.

ASPECTOS CONTABLES

La agencia no necesita llevar un sistema de contabilidad de partida doble. Lo único que necesita es un libro de caja en el cual anote el dinero recibido de la casa central para su fondo fijo, y los pagos hechos con el mismo para sus gastos. El Registro de pagos suele llevarse por duplicado. Cuando el fondo fijo disminuye y se desea un cheque para reponerlo se envía a la casa central una copia de la hoja de pagos, juntamente con las justificaciones, como evidencia de la índole y corrección de los desembolsos efectuados, y la otra copia queda en poder de la agencia.

La agencia tiene un surtido de muestras para que la vean los clientes, pero no mantiene existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envían a la casa central o a la sucursal adscrita y ésta es la que despacha a los clientes de la agencia. Los créditos son concedidos por la casa principal; las cuentas a cobrar se llevan en los libros de la principal y ésta efectúa los cobros.

Los asientos a realizar por la Casa Central o Principal deben estar claramente identificados con el código de la Agencia para determinar las utilidades netas por ella generadas.

El fondo fijo para los gastos los provee la casa principal, la cual los repone a la medida que se agoten. La agencia no maneja ningún otro efectivo.

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SUCURSALES DEFINICIÓN: Código de Comercio Artículo 263. Son sucursales los establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio para el desarrollo de los negocios sociales o de parte de ellos, administrados por un Representante con facultades para adquirir derechos y obligaciones en nombre de la sociedad.

Cuando en los estatutos no se determine las facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública ó documento legalmente reconocido que se inscribirá en el Registro Mercantil. A falta de dicho poder, se presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los administradores de la principal. ASPECTOS COMERCIALES

MATRÍCULA DE UNA SUCURSAL

Oportunidad de la matricula de la sucursal: Debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha de su apertura.

Lugar de Registro: La solicitud de matricula y de registro de documentos en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde la sucursal va a desarrollar su actividad. Requisitos para el Registro:

Antes de asignarle nombre a la sucursal, verifique que no exista nombre igual ó similar. Diligencie el formulario de matricula de sucursales impreso por la cámara de comercio. Remita copia autentica del documento donde consta la decisión del órgano competente (Junta de Socios o Asamblea) que ordenó la apertura de la sucursal.

Si la sociedad abre la sucursal en un lugar que corresponda a una jurisdicción diferente de aquella a la cual corresponde el domicilio principal de la sociedad, adjunte los siguientes documentos: Copia de la escritura de Constitución. Copia de las escrituras de reformas. Copia del permiso de funcionamiento si se trata de una sociedad vigilada. Documento en el cual se otorgan las facultades al Representante Legal de la Sucursal.

Recomendaciones: La copia del acta que se remita debe ser autorizada con la firma del secretario de la sociedad o del representante legal. Remita un ejemplar de la primera copia de cada escritura pública. Para crear, suprimir, cambiar el domicilio de una sucursal se requiere siempre una reforma estatutaria.

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INSCRIPCIÓN DEL NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE LEGAL ARTÍCULO 441 Código de Comercio En el registro mercantil se inscribirá la designación de representantes legales mediante copia de la parte pertinente del acta de la junta directiva o de la asamblea, en su caso, una vez aprobada y firmada por el presidente y el secretario, o en su defecto por el revisor fiscal.

ARTÍCULO 443 Código de Comercio El gerente deberá rendir cuentas comprobadas de su gestión, cuando se lo exija la asamblea general o la junta directiva, al final de cada ano y cuando se retire de su cargo.

Debe rendir cuentas debidamente respaldadas en comprobantes así: - Cuando lo ordene la asamblea general de accionistas.

- Cuando lo exija la junta directiva.

- Al final de cada ejercicio social, y

- Cuando por cualquier motivo se retire del cargo.

ASPECTOS CONTABLES

La contabilidad de una sucursal consiste en llevar un juego completo de libros en el cual anota las mercancías recibidas por la casa principal y las adquiridas de otras entidades, las ventas, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los gastos. El mayor contiene una cuenta corriente denominada Casa Principal, a la cual se acredita todo aquello que se recibe de la casa principal y se debita de lo que se envía a la misma. La cuenta corriente casa principal es, pues, una cuenta de capital que indica la inversión hecha por la casa principal en la sucursal. Cuando esta última cierra sus libros se traspasa la utilidad neta de la cuenta de perdidas y ganancias a la de cuenta corriente casa principal, como un aumento de su responsabilidad ante la casa principal, mientras existiera una perdida neta, esta se cerraría contra la cuenta corriente casa principal.

Los métodos empleados por la casa principal dependen, hasta cierto punto, de precio al que se facturan las mercancías a la sucursal. Existen 3 métodos típicos de facturar: Mercancías facturadas a la sucursal al costo: Este es el método usual y el más sencillo. Mercancías facturadas a la sucursal a un precio arbitrario o intermedio entre el costo

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