Analisis Y Diseño De Formas En Las Organizaciones

ANALISIS Y DISEÑOS DE FORMAS EN LAS ORGANIZACIONES

3.1. GENERALIDADES

3.1.1. NECESIDAD DE LAS FORMAS

Dos factores que motivaron el mejoramiento y desarrollo de las formas administrativas fueron la expansión de la imprenta y la especialización de labores. La primera hizo posible las formas, la segunda con motivo de la especialización del trabajo las hizo necesarias.

3.1.2. DEFINICION DE UNA FORMA

Una forma es cualquier documento impreso destinado a que en él se anoten datos, o para uso repetitivo en situaciones idénticas de tratamiento de datos nos dice Barrios J.

Gibbs. Meyers define una forma como un objeto que tiene impresa información estática con espacios en blanco para asentar información variable.

Entre los productos más importantes de oficina se encuentran varias formas para llenar, cartas e informes. El trabajo de correspondencia es parte de toda empresa; las comunicaciones por escrito a personas fuera de la empresa, lo mismo que dentro de ella, son básicas para la existencia de todo organismo social.

3.2. ANALISIS Y DISEÑO DE FORMAS

3.2.1. ANALISIS DE LAS FORMAS

La aprobación y aplicación de una forma es una función del analista de sistemas, quien determina si una nueva forma propuesta es esencialmnente para llevar a cabo un procedimiento aprobado, antes de turnarla al encargado de formas para que actuara. Esto requiere una importante y detallada labor de análisis por parte del analista de sistemas.

Las formas impresas son un ingrediente clave en cualquier intento serio que se haga desarrollar un sistema de información opera la administración, que sea viable en cualquier organización. A menudo constituye un indicio la madurez de la organización, cuando las operaciones llegan al punto de procedimiento, donde es absolutamente necesario un método uniforme a fin de registrar información.

El analista de sistemas se preocupa sobre todo del análisis de las formas, de su diseño y de su control, debido a que un programa riguroso para las formas puede:

 Mejorar la eficiencia del procedimiento de información.

 Simplificar el adiestramiento de los empleados.

 Efectuar un control por parte de la administración.

 Proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos, que son insumos del sistema de información para la administración.

3.2.2. PRINCIPIOS PARA EL ANALISIS DE FORMAS

El diseño de una forma se prepara mediante un cuidadoso estudio de lo que figura en ella (análisis), determinando, a continuación, cómo se distribuye sobre el impreso (diseño).

Al determinar lo que debe figurar en una forma, es útil recordar que la razón básica para la existencia de ésta es proporcionar un medio para llevar información exacta, oportuna y significativa para toma de decisiones información esencial para dirigir y coordinar las operaciones de las empresas, la forma debe ser también eficiente de acurdo con el potencial humano, el material y los requisitos de equipo para su preparación y uso.

Sin embargo, la realidad indica que la mayoría de las formas utilizadas actualmente en las empresas son difíciles de leer, comprender y llenar, ineficientes para el procesamiento en máquinas y poco económicas para imprimir.

El costo individual de producción de una forma en blanco se considera trivial; sin embargo, algunos especialistas han estimado que el costo de insertar datos en la forma equivale de veinte a treinta veces el costo de la forma misma. Una atención seria, prestada a lo que debe ir en la forma

(Análisis), ayudará a determinar cómo disponer los datos en el impreso

(Diseño) y, en esa forma, producirá dividendos importantes al reducir los costos y permitir sistemas de información más eficientes.

El análisis de sistemas debe desempeñar un papel particularmente importante en el análisis, el diseño y el control de formas, debido a que se interesa por el mejoramiento de la eficiencia general del sistema de información para la administración. Tiene también preparación a fin de utilizarse el mejoramiento de métodos y la implicación del trabajo y, por lo tanto puede utilizar sus capacidades de análisis y mejoramiento en el campo las formas para contribuir directamente al alcance de su principal objetivo.

Únicamente pueden obtenerse formas eficientes mediante un análisis lógico y un diseño cuidadoso. La fase del análisis se enfoca hacia tres áreas específicas.

1. Evaluación de la necesidad de información.

2. Determinación del método más eficiente de obtener la información necesaria en la forma.

3. Especificaciones de la secuencia de procesamiento de la información.

3.2.3. PROCEDIMIENTOS DE ANALISIS DE LAS FORMAS.

El análisis de las formas, debe abarcar los siguientes aspectos:

1. Todo programa de revisión de formas deberá comenzar por que el análisis obtengan información sobre las formas, mediante inventarios de formas, cuestionarios y entrevistas a originadores, usuarios y directivos.

2. A las formas se les asignarán sendas clasificaciones, de acuerdo con la actividad a la que pertenecen, por ejemplo: formas para compras, formas de contabilidad, formas de personal, formas de ventas, etc.

3. Dentro de cada una de las actividades, las formas se clasifican de acuerdo con el tipo de función al que pertenecen, por ejemplo: solicitudes, requisiciones, formas de envío, etc.

4. Para facilitar su análisis, las formas deben también clasificarse en: formas generales, formas de oficina, formas de interoficina.

5. Puede elaborarse una lista de análisis que refleja las partidas que son comunes a cierto número de formas, así como las que son únicas. Esto ayuda a que se diseñe una forma tipo que sustituya formas similares corrientemente en uso.

El paso siguiente a dar en el análisis de las formas debe abarcar un estudio por parte del analista, el cual deberá entrevistar a usuarios y directivos, debiendo obtener respuestas a las preguntas siguientes:

1. ¿Cuál es el objeto de la forma?

2. ¿Se necesita realmente la forma?

3. ¿Se requieren todos los conceptos que aparecen en la forma?

4. ¿Son necesarias todas las copias?

5. ¿Puede combinarse la forma con otras formas diferentes?

6. ¿Requieren mejoramiento los procedimientos relacionados?

7. ¿Qué redacción ha de utilizarse en la forma?

8. ¿Cómo puede facilitarse la escritura en la forma?

9. ¿Cómo puede facilitarse la transmisión de datos en la forma?

10. ¿Puede hacerse algo para mejorar la eficiencia de archivar?

11. ¿Se han revisado todas las formas existentes?

12. ¿Cuál es el costo de las formas de acuerdo con su importancia y uso?

3.3. DISEÑO DE FORMAS

El propósito principal del diseño de formas es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa. Esto comprende la disposición de la forma y las especificaciones para realizarla.

El diseño de formas requiere combinar cualidades prácticas y estéticas, así como de la comprensión del procesamiento respectivo.

El analista no debe perder de vista para realizar esta labor que, el objeto de una forma, consiste en registrar y proporcionar información. Por lo tanto, la forma es un instrumento de actividad humana y es influida por ella.

Lo primero que el analista debe terminar, es sí puede ser hecho de un tamaño estándar más pequeño, debe saber si se trata de una forma para llenarse manualmente, con máquina de escribir o mediante máquina de tabulación o impresora de alta velocidad; debe saber si va a servir para registro con otra forma; si se archiva en una carpeta de determinado tamaño y características y cualquier otro hecho que pueda influir.

Las formas deben estar diseñadas de modo que sea fácil para quienes las usan el proceder correctamente al basarse en ellas. Por lo que necesitan ser fáciles de llenar, leer, procesar y desechar.

Los datos no deben estar apiñados, para facilitar las anotaciones en las formas, ésta deberá contar con el espacio suficiente para datos.

Requisitos elementales para diseñar una forma.

1. Debe crear actitud mental favorable entre los que trabajan con la forma.

2. Debe proporcionar la manera más fácil de anotar y usar los datos en el contenido.

3. Debe ayudar a reducir la tendencia al error.

4. Debe tratar de ser económico en impresión y papel sin que restrinja la eficiencia del trabajo

1. ACTITUD MENTAL

Toda forma impresiona nuestra vista, esta impresión se debe principalmente a la forma como ha sido diseñada y la forma como ha sido reproducido o impreso, ambos aspectos son responsabilidad del analista que diseñada y ordena

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