CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES POR ÁREA

3.4.                CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES POR ÁREA

 ACTITUDES DE LA ALTA GERENCIA

A)        ESTRATÉGICAS:

De acuerdo al trabajo de investigación realizado y los resultados obtenidos según la representación gráfica detallada anteriormente podemos realizar las siguientes conclusiones y recomendaciones con respecto al control de riesgos de fraude dirigida desde la Alta Gerencia de las organizaciones del sector comercial:

CONCLUSIONES

1. Las empresas comerciales del sector privado tienen un mediano interés en el desarrollo de nuevas estrategias para controlar de manera adecuada los diferentes departamentos  de las organizaciones.

1. Las empresas buscan nuevas metas y logros mediante el logro de objetivos de venta, nuevas estrategias de marketing, inversiones seguras, etc.

1. La Alta Gerencia busca medir anticipadamente los ingresos y gastos que ocasionan las diferentes operaciones de la organización.

1. Se establecen nuevas necesidades monetarias, físicas, humanas, etc. y se planifica la creación y/o crecimiento de áreas especializadas y de control.

1. Se busca ir un paso adelante de nuestros competidores, abrirse a nuevos mercados, encontrar nuevos nichos y clientes potenciales, productos y líneas nuevas, etc.

1. Cumplir a tiempo con todas las obligaciones incurridas: pagos de deudas, declaraciones de impuestos, presentación oportuna de estados financieros, etc.

RECOMENDACIONES:

1. Las empresas comerciales del sector privado deben tener un mayor interés en la creación de nuevas estrategias y lineamientos para controlar las actividades dentro de sus organizaciones.

1. Hacer énfasis en el diseño y actualización de políticas, procedimientos, manuales de conducta, códigos de ética, y todos los instrumentos que sirvan para que los colaboradores se sientan dentro de un ambiente de trabajo controlado y evitar así las intenciones de cometer fraudes o irregularidades.
2. Diseñar medidores de riesgos, crear indicadores y otros instrumentos necesarios para medir el control interno y la competitividad con respecto a nuestros competidores.

1. Estar siempre a la vanguardia buscando nuevos productos, buscando nichos de mercado, etc.

1. Comunicarse continuamente con todos los colaboradores de la organización y conocer sus dudas, quejas, opiniones, consejos, etc.

1. Crear planes contingentes para todas las situaciones y áreas de la organización.

B)        EVENTUALIDADES:

De acuerdo al trabajo de investigación realizado y los resultados obtenidos según la representación gráfica detallada anteriormente podemos realizar las siguientes conclusiones y recomendaciones con respecto al control que tiene la Alta Gerencia en el caso de presentación de casos fortuitos o eventualidades:

CONCLUSIONES:

1. Las empresas comerciales del sector privado tienen un alto interés en el desarrollo de planes contingentes para tomar decisiones rápidas y adecuadas en el caso de la presentación de eventualidades.

1. Las empresas se encuentran preparadas para afrontar pérdida involuntaria de personal en las diferentes Áreas de la organización.

1. Las empresas se encuentran preparadas para afrontar daños ocasionados dentro y fuera de la organización como consecuencia de sus actividades.

RECOMENDACIONES:

1. Las empresas del sector privado deben actualizar sus planes contingentes de acuerdo a los cambios constantes que se efectúan en leyes, realidades económicas, etc.

1. Deben prepararse planes contingentes para todos los casos posibles que puedan darse dentro de las diferentes Áreas de la organización; para en el caso de ser necesario, actuar de una manera rápida y correcta.
2. Las empresas deben estar cubiertas por seguros totales: incendios, accidentes, robos, etc.

ÁREA CAJA – BANCOS

De acuerdo al trabajo de investigación realizado y los resultados obtenidos según la representación gráfica detallada anteriormente podemos realizar las siguientes conclusiones y recomendaciones con respecto al control de riesgos de fraude en el Área de Caja – Bancos:

CONCLUSIONES:

1. Las empresas comerciales del sector privado han hecho énfasis en la aplicación de controles en esta área para evitar fraudes o irregularidades en el manejo del efectivo y sus equivalentes.

1. Existe una gran preocupación por parte de la administración de las organizaciones privadas del sector comercial por los posibles intentos de robos y fraudes en esta área.

1. Tratan de mejorar constantemente en aquellos puntos donde se nota vulnerabilidad para el acometimiento de irregularidades por parte de los colaboradores de la organización.

1. Existen ciertos controles importantes que aún no han sido implementado por las organizaciones debido a la falta de un ente independiente de control que los ejecute.
2. Las organizaciones realizan constantes revisiones de las transacciones en las cuales interviene el efectivo para tratar de evitar fraudes por parte de sus colaboradores.

1. En general, no se ha diseñado e implementado Políticas de Manejo de Efectivo en el que se detallen los lineamientos bajo los cuales se debe manejar el efectivo y sus equivalentes dentro de la organización.

RECOMENDACIONES:

1. Se debe mejorar aquellos controles existentes en el Área que muestran deficiencias al momento de ejecutarse para evitar futuros fraudes por parte de los colaboradores.

1. Diseñar nuevos lineamientos en esta área que permitan tener un mejor control del efectivo y sus equivalentes; sin caer en burocracia y evitando el incumplimiento del pago de las obligaciones adquiridas.

1. Se debe realizar evaluaciones continuas del manejo del efectivo y sus equivalentes mediante exámenes elaborados a una muestra representativa de comprobantes y registros contables.

1. Verificar que todos los registros contables en los que se involucre efectivo o sus equivalentes estén debidamente soportados por comprobantes válidos.

1. Se debe mantener actualizada una Póliza de Fidelidad para cubrir las posibles pérdidas ocasionadas por robos o irregularidades por parte de los custodios de efectivo o sus equivalentes.

1. Soportar el dinero en efectivo entregado a los custodios con Pagarés o Letras de Cambio firmadas para ejecutoriarlas a favor de la Compañía en caso de robos o irregularidades.

1. Realizar constantes arqueos de caja sorpresa a cada custodio para verificar el manejo eficiente del efectivo entregado.

1. En el caso de robos comprobados se debe realizar los respectivos trámites legales para que se castigue con todo el rigor de la Ley al cometedor del delito.  Esto servirá para concienciar a los demás colaboradores y evitar futuros robos.

1. Se debe tener un número de colaboradores limitado con accesos al efectivo y a las cuentas bancarias para evitar transacciones fraudulentas o una mala manipulación de estos valores.
2. Realizar rotaciones de personal para evitar que los colaboradores tengan tiempo suficiente para realizar desvíos de dinero y sus equivalentes.

1. Revisar constantemente los récords de ingresos y situación financiera de los colaboradores que manejen efectivo.  Así como incitarlos a comunicar grandes adquisiciones personales y posibles relaciones con terceras personas involucradas directa o indirectamente con la empresa.

1. Las empresas comerciales deben elaborar y mantener actualizada una Política de Manejo de Caja donde se defina los usos adecuados y los lineamientos bajo los cuales se debe manejar el efectivo y equivalentes pertenecientes a la organización.

1. Tomar en consideración los controles presentados en este trabajo de investigación y que se crean necesarios para evitar fraudes e irregularidades por parte de los colaboradores en el Área de Caja – Bancos.

ÁREA CUENTAS POR COBRAR

De acuerdo al trabajo de investigación realizado y los resultados obtenidos según la representación gráfica detallada anteriormente podemos realizar las siguientes conclusiones y recomendaciones con respecto al control de riesgos de fraude en el Área de Cuentas por Cobrar

CONCLUSIONES:

1. Las empresas comerciales del sector privado tienen un estricto control sobre la aplicación de controles en esta área para realizar la concesión de cupos de crédito a clientes de una manera segura y eficiente.

1. Conocer adecuadamente a sus clientes, previo la concesión de créditos mediante la elaboración de una solicitud en la que se detalle todo la información sobre el historial comercial y financiero del cliente.

1. Tratar de mantener una cartera de clientes sana y con un riesgo reducido de incobrabilidad.

1. Soportar adecuadamente las deudas por cobrar a sus clientes mediante la utilización de instrumentos y documentos negociables.

1. Controlar la facturación excesiva a clientes que no puedan cubrir la deuda producida posteriormente a la fecha de su vencimiento.

1. Premiar a sus clientes por sus oportunos pagos mediante la entrega de mayores plazos, aumento de cupo, porcentajes de descuentos, etc.

RECOMENDACIONES:

1. Debe crearse un Comité de Crédito que determine las concesiones de crédito y los cupos para cada cliente, estudiando previamente la documentación soporte de la solicitud de crédito entregada por el cliente.

1. Tener un estricto control de los documentos que soportan las deudas de nuestros clientes; para en el caso de necesitarlo, ejecutarlos a favor nuestro y recuperar así los montos no pagados por nuestros clientes.

1. Los aumentos de cupo de crédito, porcentajes de descuento, aumento de plazos debe venir previamente autorizado por el Comité de Crédito.

1. Controlar que los clientes no autorizados por el Comité de Crédito sobrepasen su facturación de productos.
2. Los pagos realizados por nuestros clientes deben ser ingresados inmediatamente para rebajar su cartera y evitar que caigan en mora.  Así mismo, para evitar la utilización fraudulenta de los valores por parte de nuestros colaboradores.

1. Realizar confirmaciones de saldos continuos con nuestros clientes para verificar la conformidad con sus deudas y los pagos realizados por parte de ellos.

1. Controlar el vencimiento de las carteras de clientes y tratar de negociar anticipadamente formas de pago para evitar caer en incobrables.

1. Actualizar constantemente la información de los clientes; y revisar su situación financiera y comercial, a fin de evitar aumentos innecesarios de cupos de crédito.

1. Diseñar y mantener actualizada una Política de Crédito que recoja todos los lineamientos necesarios para la concesión de cupos de créditos a clientes.

1. Tomar en consideración los controles presentados en este trabajo de investigación y que se crean necesarios para evitar fraudes e irregularidades por parte de los colaboradores en el Área de Cuentas por Cobrar.

ÁREA DE COMPRAS

A)        INVENTARIOS DISPONIBLES PARA LA VENTA

De acuerdo al trabajo de investigación realizado y los resultados obtenidos según la representación gráfica detallada anteriormente podemos realizar las siguientes conclusiones y recomendaciones con respecto al control de riesgos de fraude en el Área de Inventarios disponibles para la Venta

CONCLUSIONES:

1. Las empresas comerciales del sector privado tienen un estricto control sobre el manejo de sus mercaderías disponibles para la venta tanto dentro y fuera de las bodegas ya que son su principal herramienta para obtener dinero mediante su venta.

1. Se hace énfasis en que el personal de bodega tenga pleno conocimiento de las líneas de producto, usos, maneras de manipulación, etc. Que cada una de ellas distribuye.

1. Se tiene definido métodos de inventarios en todas las organizaciones y se manipula las mercaderías de acuerdo a ellos.

1. Se mantiene un control constante de pérdidas, diferencias y obsolescencia de los productos disponibles para la venta.

RECOMENDACIONES:

1. Realizar inventarios físicos planificados y sorpresa por líneas de productos, tipos, marcas, etc. para controlar malos despachos, robos, registros contables equívocos, etc.

1. Responsabilizar al personal de las diferencias obtenidas en inventarios físicos para que hagan conciencia y realicen su trabajo de la mejor manera.

1. Capacitar constantemente al personal de bodega sobre nuevos métodos de manejo de inventarios en beneficio de la organización.

1. Realizar una revisión constante de registros contables correspondientes a ajuste de inventarios para verificar que hayan sido debidamente autorizados.

1. Comunicarse con los clientes para conocer errores en despachos, envíos de más/menos de ítems, condiciones de envolturas, etc.

1. Definir en las bodegas las ubicaciones de los ítems de acuerdo a su rotación.  Dando mayor espacio y cercanía a las mercaderías que más se mueven; y dando un menor espacio a las que se mueven menos.
2. Definir periódicamente artículos obsoletos y en mal estado para proceder a la baja respectiva y evitar que ocupen espacio innecesario dentro de la bodega.

1. Diseñar y mantener actualizada una Política de Inventarios que recoja todos los lineamientos necesarios para el manejo interno y externo de las mercaderías disponibles para la venta.

1. Tomar en consideración los controles presentados en este trabajo de investigación y que se crean necesarios para evitar fraudes e irregularidades por parte de los colaboradores en el Área de Inventarios disponibles para la venta.

B)                INVENTARIOS DE REPUESTOS Y SUMINISTROS (Consumo Interno):

De acuerdo al trabajo de investigación realizado y los resultados obtenidos según la representación gráfica detallada anteriormente podemos realizar las siguientes conclusiones y recomendaciones con respecto al control de riesgos de fraude en el Área de Inventarios de Repuestos y Suministros

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