CONTROL DE GESTION FINANCIERA

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                 MANUAL DEL ESTUDIANTE

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ASIGNATURA

Control de Gestión Financiera

UNIDAD 4

Puesta en marcha del Sistema de Control de Gestión  

Índice de contenidos

Introducción a la unidad 4        3

4. Puesta en Marcha del Sistema de Control de Gestión        4

4.1 Pasos de Diseño de un Sistema de Control de Gestión        4

Introducción a la unidad 4

En esta nueva unidad se revisan, de manera detallada, los elementos que componen la puesta en marcha del Sistema de Control de Gestión, [pic 3]

analizando aspectos que influyen en el diseño, puesta en marcha, implementación y seguimiento, y entendiendo la relevancia de la implantación de un sistema de control eficaz y sus implicancias para las organizaciones.  

Con el objetivo de que el estudiante y futuro profesional conozca aspectos teóricos, pero también de aplicación, se realiza un estudio del cuadro de mando integral, con el fin de comprender la forma en que este opera y el contexto en el cual se desarrolla.

4. Puesta en Marcha del Sistema de Control de Gestión 

4.1 Pasos de Diseño de un Sistema de Control de Gestión

Concepto importante

Tal como se ha mencionado anteriormente, el  Sistema de Control de Gestión,  es una herramienta de apoyo a la dirección de las empresas, que por medio de información generada periódicamente permite conocer qué está ocurriendo

en las áreas, divisiones o negocios que se consideran fundamentales. Es un  sistema que posee una estructura definida, orientado cuantitativamente y que se basa en estándares de desempeño, a fin de monitorear y comparar los [pic 4]

                 resultados reales, para así ajustar las acciones a tomar en la organización.

Debe entregar información clave para la gestión global de la empresa. Para ello es necesario que esta esté estructurada y organizada, con áreas y responsables bien definidos y con cohesión, trabajando todos por un mismo objetivo.

Componentes

Está conformado por tres componentes básicos, estructura, proceso y sistema de información, además de los siguientes (incluidos, en algunos casos, dentro de los anteriores).

1. Definición de la Cultura de Control: En décadas pasadas, el control era un proceso ejercido por los jefes y la Dirección, tendiente a ser autocrático y sancionador. Esto cada vez se estila menos, ya que las empresas tienden a gestionar el control y para ello involucran a toda la entidad en su cultura organizaciónal y promueven el autocontrol.  

El control en la actualidad es responsabilidad de cada colaborador, debe cooperar en él. Resulta fundamental que la Alta Dirección defina el control como un hábito, dentro de su estrategia.

1. Planificación Estratégica: Uno de los principales objetivos del Sistema de Control de Gestión es la implementación de la estrategia. Como se señaló en la unidad anterior, se comienza con la misión, visión y un análisis FODA. Posteriormente, se plantean los objetivos estratégicos, estrategias e indicadores de desempeño. Estos deben ser a largo plazo, pero mantenerse flexibles en caso de necesitar ser adaptados o corregidos ante desviaciones.
2. Controller: Siempre debe existir un responsable del Sistema de Control de Gestión. Esta es una de las principales funciones del controller. Las demás funciones dependerán de la ubicación de este dentro de la estructura

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Figura 1: Ejemplos de Organigrama. Fuente: Creación profesora C. Bustamante. [pic 7]

organizacional (organigrama). 

• En el primer organigrama, el controller tiene una función de staff, por lo que coordina las áreas funcionales de la empresa, solo bajo dependencia del gerente general.  
• En el segundo ejemplo, tiene una función más asimilable a la de un gerente. En muchas empresas este realiza la función de Gerente de

Administración/Finanzas y Controller a la vez.

• En el ejemplo tres, el controller tiene menos independencia, ya que su cargo está bajo subordinación del Gerente de Administración y Finanzas, generalmente se da en empresas medianas o con un control de gestión bajo.

1. Plan de cuentas:  Antes de implantar los parámetros de control interno, se debe diseñar un plan ordenado, sistemático y estructurado. En este se debe describir cada cuenta y realizar una codificación. Además, esta codificación se divide en grupos y sub grupos.  

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1. Control Interno (CI):  Como se señaló en la primera unidad, este “es el proceso mediante el cual se asienta el estilo de gestión con el que deberán ser administradas (las empresas). Permite detectar posibles inconvenientes dentro de los procesos organizacionales, convirtiéndose en una ayuda dentro de la toma de decisiones, y garantizando de esta manera un adecuado cumplimiento de los objetivos inicialmente establecidos” ( Serrano Carrión, Señalín Morales, Vega Jaramillo , & Herrera Peña, 2017)

Generalmente los Sistemas de CI, utilizan el modelo COSO u otros modelos propios basados en este (ver recuadro Modelo COSO ERM).

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1. Sistema de Información: Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí, con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Casi la mayoría de las empresas utiliza sistemas de información estructurados, que permiten integrar todas las operaciones. El más usado es el ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales). Este tipo de herramienta es el soporte básico del sistema.

Un sistema ERP entrega un valor agregado en cada área funcional: por ejemplo, en el área comercial permite analizar las ventas, la evolución histórica, y acceder a los datos de clientes. En el área de RR.HH se pueden controlar los tipos de

contratos, los datos de licencias, el monto de la remuneración, y las vacaciones, entre otros.

1. Seguridad de la Información:  Hoy en día, uno de los activos más importantes en la empresa, después del capital humano, es la información, por lo tanto esta debe ser protegida. Aunque siempre existe un porcentaje de riesgo en su seguridad, este se debe intentar minimizar lo más posible.

Esto no solo hace referencia a la seguridad informática electrónica, sino tambien a la información tangible.

Tabla 1: Cuadro comparativo seguridad informática electrónica e información tangible. Fuente: Creación profesora C. Bustamante. 

1. Sistema de Costos: Son conjuntos de métodos, normas y procedimientos, que rigen la planificación, determinación y análisis del costo, así como el proceso de registro de los gastos de una o varias actividades productivas de una empresa, de forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el control de la producción y de los recursos materiales, laborales y financieros (EcuRed, 2010).  

Uno de los componentes que ayudan a que el SCG sea eficiente, es contar con un buen Sistema de Costos. En su diseño e implantación se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

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1. Técnicas de Benchmarking: El benchmarking es una técnica o herramienta de gestión que consiste en un proceso que se realiza en forma continua, mediante el cual se comparan las mejores prácticas de otras organizaciones competidoras de otros sectores. Si la entidad pertenece a un holding, se pueden adoptar las prácticas de una empresa relacionada y adaptarlas a la empresa para realizar mejoras continuas.
2. Modelo de Riesgos: El riesgo es la probabilidad a la que está expuesta una persona o empresa, frente a un suceso y a la incertidumbre respecto de lo que ocurrirá. Por ejemplo, usted decide invertir en la Bolsa en acciones. El riesgo es alto en este tipo de inversiones, ya que no se sabe con certeza si la acción subirá o bajará, es decir, existe una alta incertidumbre.

En un escenario optimista podría obtener una gran rentabilidad, sin embargo también pueden existir factores que afecten negativamente a la empresa (fraudes, crisis financieras, u otros) y su inversión puede ser negativa.

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