CONTROL INTERNO

CONCEPTO

Plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en cajas y bancos, así como fomentar la eficiencia de operaciones y adhesión a la política administrativa de cualquier empresa pública, privada o mixta.

CAJA

Conjunto de medios legales de pago, representados por dinero, giros postales, telegráficos, etc., de disposición libre e inmediata.

BANCOS

Conjunto de medios legales de pago, sustitutos del dinero, representado por saldos disponibles en cuenta de cheques o depósitos a la vista que se convierten en dinero a su presentación.

PRINCIPIOS

A. Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y bancos.

B. En cada operación de caja y bancos, deben intervenir cuando menos dos personas.

C. Ninguna persona que interviene en caja y bancos, debe tener acceso a los registros contables que controlen su actividad.

D. El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento y no de revisión.

E. La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusivo del departamento de contabilidad.

OBJETIVOS

a) Prevenir fraudes de caja y bancos.

b) Descubrir robos y malversaciones de caja y bancos.

c) Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de caja y bancos.

d) Localizar errores de caja y bancos.

e) Proteger y salvaguardar el efectivo en caja y bancos.

f) Promover la eficiencia del personal de caja y bancos.

g) Detectar desperdicios y filtraciones de caja y bancos.

FASES DEL CONTROL INTERNO

ENTRADAS

1) Control para cada origen de entradas a caja y bancos.

2) Deposito integral en instituciones de crédito de todas las entradas a caja.

SALIDAS

3) Creación de un fondo de caja chica.

4) Pagos por medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas.

EXISTENCIAS

5) Conciliación periódica de cuentas de cheques.

6) Cortes y arqueos de caja periódicas y de sorpresa.

7) Afianzamiento del personal de caja

CONTROL PARA CADA ORIGEN DE ENTRADAS A CAJA Y BANCOS

A. Cobros por ventas al contado directo

B. Cobros por ventas al contado C.O.D. en plaza

C. Cobros por ventas al contado C.O.D. fuera de plaza

D. Cobros por ventas a crédito en plaza

E. Cobros por ventas a crédito fuera de plaza

F. Cobros a empleados y deudores

G. Entradas diversas a caja

A. COBROS POR VENTAS AL CONTADO DIRECTO.

El control para esta fuente de entradas a caja y bancos se lleva a efecto estableciendo una rutina de labores y de operaciones tanto para la atención, como para el empaque, cobro y entrega de la mercancía; así mismo, utilizando maquinas registradoras y expedición de notas de venta debidamente requisitadas.

Ahora bien, cada día laborable se provee a los vendedores de las notas de venta foliadas progresivamente y requisitadas fiscalmente, llevando un control de las entregadas a cada vendedor. Cuando se realiza la venta, el vendedor formula la nota de venta por triplicado, de las cuales el original se le entrega al cliente para que pase a la caja a liquidarla y sea operada en la máquina registradora; el vendedor envía la mercancía y el duplicado a empaques, ahí el cliente recoge su mercancía contra la entrega de la original de la nota de venta. El triplicado queda en poder del vendedor.

Con lo anterior se comprueban los cobros por ventas al contado directo.

I. Con el efectivo cobrado en poder del cajero

II. Con la suma total de la caja registradora

III. Con la suma de los duplicados de las notas de venta

IV. Con la suma de los triplicados de las notas de venta

Cada día deberá efectuarse auditoria de caja, conciliando cualquier discrepancia; así mismo deberá coordinarse el depósito bancario del dinero diariamente,

B. COBROS POR VENTAS AL CONTADO C.O.D. (COBRO O DEVOLVER) EN PLAZA

Para estos cobros se establecen notas de venta especiales, numeradas progresivamente y requisitadas fiscalmente; también se formulara notas de salida de almacén y utilizando una cuenta global, colectiva o genérica “Clientes C.O.D. en plaza” con su correspondiente auxiliar; dicha cuenta deberá quedar saldada cada día, salvo que algún cliente no haya liquidado la nota de venta especial, o bien, que no se hubiere registrado el cobro de la venta o también por una anotación incorrecta. Cualquiera de los casos anteriores será objeto de investigación y corrección. Cada día se coordinara el depósito bancario correspondiente.

C. COBROS POR VENTAS AL CONTADO C.O.D. FUERA DE PLAZA

Para el control de estos cobros, habrá notas de venta especiales, requisitadas y numeradas en forma progresiva, notas de salida de almacén, cuenta colectiva en el libro mayor general, con su auxiliar correspondiente donde se analizara el saldo de la cuenta colectiva “Clientes C.O.D. fuera de plaza”, además de datos tales como fecha de la operación, numero de nota de venta, nombre del comprador o cliente, forma y fecha de cobro (cheque, giro, etc.) con lo cual es posible investigar y verificar cuales ventas no se han cobrado o las causas por las cuales no ha entrado a caja el importe relativo. Se coordinara el depósito diario correspondiente.

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