Control Interno

EJERCICIO N° 1:

Identifique para los casos mencionados a continuación las debilidades de control interno. Indique sintéticamente para cada caso: tipo de falla (deficiencia de control interno), problemas que pueda provocar, recomendaciones y acción/procedimientos a aplicar.

COMPRAS:

1. NO EXISTEN PUNTOS CRITICOS DE INVENTARIO (PUNTO DE PEDIDO).

• Problemas que pueden provocar: al no tener un punto crítico de inventario se pueden provocar incumplimiento en todos y cada uno de los pedidos, ya que esto no solo afecta a los clientes externos sino internos.

• Recomendaciones y procedimiento aplicar: la primera recomendación es que deben crear un stock para los inventarios de compras de la empresa, para así mismo tener una señal de alerta de que cuando se este agotando se proceda a realizar el debido proceso para volver a obtener nuevamente nuestro inventario.

Teniendo en cuenta la información anterior, se debe buscar la adquisición de un software el cual se registre todas y cada una de las entradas de inventario que se origine a la empresa, así mismo crear la responsabilidad de un funcionario este supervisando la revisión de que se encuentra en perfecto estado y que si este genera algún tipo de alerta se proceda nuevamente adquirir el nuevo producto y sucesivamente con nuestras líneas de trabajo. Otro proceso que se recomienda realizar es verificar la respectiva rotación de los producto se este realizando de acuerdo al objeto social de la empresa, para que todos los días se este generando estrategias por parte del departamento de mercadeo para generar promociones para eliminar este inventarios.

2. NO SE SOLICITAN COTIZACIONES A VARIOS PROVEEDORES PARA COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS.

• Problemas que pueden provocar: al no tener varias cotizaciones la empresa se esta limitando a un solo proveedor el cual puede que el costo de la materia prima o de los producto sea bastante superior o no sea de buena calidad que le permita ser competitivo en el mercado.

• Recomendaciones y procedimiento aplicar: las recomendaciones que se realizan es que la compañía debe realizar mínimo tres cotizaciones al momento de comprar todos y cada uno de los insumos necesarios para el desarrollo normal de la actividad de la empresa.

De acuerdo a lo informado, siempre que se realice una nueva adquisición de los inventarios, la persona responsable debe dejar soporte de todas las cotizaciones, ya que nos permitirá poder escoger el proveedor nos ofrezca productos de muy buena calidad y a un bajo costo.

3. LAS ÓRDENES DE COMPRA NO SON AUTORIZADAS POR FUNCIONARIO RESPONSABLE.

• Problemas que se pueden provocar: puede ocasionar desvío de recursos por compras ficticias presentando documentos falsos. Adicional de los pedidos innecesarios que puedan realizar los colaboradores.

• Recomendaciones y procedimientos aplicar: se recomienda implementar el cargo del Jefe del departamento de Compras, quien sea la persona autorizada para generar cada transacción. Adicional que cuando sea un monto superior debe ser aprobada por el Gerente General.

El Departamento de Tesorería no realice ningún pago a los diferentes proveedores sin antes verificar que las órdenes de compras estén debidamente firmadas.

4. NO SE COTEJAN LOS PRECIOS INCLUIDOS EN LA ORDEN DE COMPRA APROBADA CON LOS DE LA FACTURA DEL PROVEEDOR.

• Problemas que se pueden provocar: se puede ocasionar registros erróneos en la contabilidad con respecto a la cuenta de los proveedores. Adicional al momento de que el departamento de Tesorería genere el pago se puede presentar desvío de recursos o pagos mayores; como también incremento de los precios que no se han acordado de los productos que se compran o que no se encuentren especificados en las órdenes aprobadas.

• Recomendaciones y procedimientos aplicar: el Departamento de Compras siempre debe generar una copia de las órdenes de compra tanto en el Departamento de Contabilidad como el de Tesorería. Al momento de que el proveedor se acerque por el pago de la mercancía comprada siempre debe presentar la factura y los funcionarios deben tomar la copia de la orden y comparar los dos documentos para verificar la información y después de encontrar todo correcto generar el respectivo pago. Luego el Departamento de Contabilidad siempre antes de realizar los registros contables debe tener los dos soportes, sin estos documentos no se deben registrar ninguna información.

5. LOS INFORMES DE RECEPCION NO SON PRENUMERADOS.

• Problemas que se pueden provocar: los problemas que se pueden provocar son la confusión y desorden en cuanto a toda la información que se maneje, así como que al momento de solicitar cualquier información, La misma se presentara de una manera tardía e inoportuna.

• Recomendaciones y procedimientos aplicar: el departamento debe indicar al encargado de recepción que todos los informes deben de enumerarse de manera clara y ordenada, para tener un mayor control y sea fácil de identificar cualquier información a la hora de necesitarla.

PAGOS:

1. SE FIRMAN CHEQUES SIN DOCUMENTACION SUSTENTATORIA.

• Problemas que se pueden provocar: se puede presentar fraude y por lo cual desvíos importantes de recursos económicos.

• Recomendaciones y procedimientos aplicar: las personas autorizadas de las firmas de los cheques generados por la compañía, siempre debe exigir los soportes de dicha transacción y corroborar que todos los datos coincidan, de encontrarse inconsistencias este cheque no podrá ser firmado y por lo cual debe ser anulado.

2. SE MANTIENEN EN CAJA CHEQUES FIRMADOS EN BLANCO PARA HACER FRENTE A EVENTUALES DESEMBOLSOS.

• Problemas que se pueden provocar: robo de los títulos valores y desvío de recursos.

• Recomendaciones y procedimientos aplicar: en ningún caso se debe firmar cheques en blanco, ya que se puede presentar abusos de confianza por parte de los colaboradores y por lo cual el robo de dinero en la empresa. Siempre al firmar los cheques debe ser soportados con la documentación respectiva. La custodia de los títulos valores deben ser en cajas fuertes con acceso solamente al personal autorizado.

3. LA EMPRESA NO PAGA A TERMINO A SUS PROVEEDORES Y PIERDE LA POSIBILIDAD DE APROVECHAR DESCUENTOS POR PRONTO PAGO.

• Problemas que se pueden provocar: si no se paga a término puede ocasionar un cobro adicional al plenamente establecido, como intereses, multas, etc. Así mismo de la pérdida de la buena relación comercial con el proveedor.

• Recomendaciones y procedimientos aplicar: establecer unos días específicos para el pago de los proveedores, el cual al momento de llegar la factura de cobro la empresa se encuentre preparada para realizar los pagos. También debe provisionar fondos para las compras con descuentos de pronto pago.

4. NO SE EFECTUAN ARQUEOS DE CAJA CHICA.

• Problemas que se pueden provocar: desvío de recursos para gastos diferentes a los establecidos y perdida de los mismos.

• Recomendaciones y procedimientos aplicar: realizar arqueos sorpresa de caja menor, por lo menos tres veces en el mes.

Siempre debe reposar de todos y cada uno de los soportes de la utilización de los recursos, pero estos documentos deben venir con número de Nit y se deben generar un recibo por cada erogación y este debe venir firmado por el funcionario responsable de la caja.

5. EL CAJERO CONFECCIONA LAS CONCILIACIONES BANCARIAS.

• Problemas que se pueden provocar: La conciliación bancaria es un elemento de control, que al realizarla el cajero podría presentarse fraude al hacerla el mismo, pues es una persona que maneja efectivo, cheques y transacciones, que puede realizar ajustes que le beneficien.

• Recomendaciones y procedimientos aplicar: deberá realizar las conciliaciones bancarias una persona distinta de la que realice cualquier movimiento referente a los registros de caja.

6. LAS CONCILIACIONES BANCARIAS NO SON CONTROLADAS POR UN FUNCIONARIO RESPONSABLE.

• Problemas que se pueden provocar: significaría desconocer de dónde procede el dinero de la empresa, como lo gasta y el saldo actual de efectivo.

• Recomendaciones y procedimientos aplicar: en este caso el departamento de contabilidad debe ser el responsable de realizar las conciliaciones bancarias, para en caso de ser necesario, explicar los motivos de las diferencias que existan entre las cifras en los registros de la empresa y el estado de cuenta del banco y determinar el importe real de efectivo en el banco en una fecha determinada. Si se hace en forma correcta, la conciliación bancaria asegura que se hayan contabilizado todas las operaciones de efectivo y que los registros de efectivo en banco y en los libros de la empresa estén correctos.

7. LAS CONCILIACIONES BANCARIAS SON LLEVADAS POR UN EMPLEADO DE CONTADURÍA QUE LLEVA ÚNICAMENTE EL LIBRO DE COMPRAS.

• Problemas que se pueden provocar: los saldos que arrojaría la conciliación serian erróneos con relación a los libros de banco y no podría asegurarse que todas las operaciones bancarias quedan correctamente contabilizadas y reflejadas en sus libros y por lo tanto en los estados financieros. Tampoco se podría determinar que el saldo de su cuenta según el banco sea correcto, y detectar cualquier error en forma oportuna para poder realizar las gestiones necesarias para corregirlo.

• Recomendaciones y procedimientos aplicar: al cierre de cada mes el empleado de contaduría debe realizar la conciliación bancaria calculando las diferencias entre el saldo de la cuenta según el banco y el saldo según los libros contables, utilizando el estado de cuenta mensual que envía el banco junto con las notas crédito y débito, y compararlo con el libro diario, cheques pendientes, cuentas ingresos y egresos, etc. de la empresa.

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