Caso Empresarial – Cadena de Abastecimiento “PINTURAS EL COLOR BONITO”

Caso Empresarial – Cadena de Abastecimiento
“PINTURAS EL COLOR BONITO” 

Cuando se sentaron a realizar la reunión mensual de seguimiento a las actividades y los resultados que se revisan cada mes, con cada uno de sus integrantes del equipo de trabajo, 10 gerentes responsables de diferentes áreas, y posterior a una discusión entre el área financiera y el área de materiales, se llegó a una conclusión: “Creo que tenemos un problema de Inventarios” dijo el Gerente General de una compañía que actualmente es productora de pinturas y a la vez comercializadora de accesorios para el sector de la construcción.

Antecedentes

A principios de los años 50 nace la empresa PINTURAS EL COLOR BONITO, en la ciudad capital del país donde hoy en día se encuentra radicada, cuando el señor Ricardo Molina después de haber trabajado en una empresa de la competencia en diferentes áreas, decide conjuntamente con su hermano Carlos, Ingeniero Químico recién graduado de la universidad, comenzar con el nuevo reto de crear su propio negocio y sacarlo adelante.
Poco a poco el negocio fue tomando fuerza, cada uno dedicado a sus tareas específicas, de ventas y producción, cubriendo en principio mercado local y luego creciendo dentro de la misma ciudad, cumpliendo con los pedidos que tomaban personalmente, contemplando las cifras razonables y manejables para su capacidad de producción. El negocio iba muy bien, tanto que permitió la compra de varios vehículos pequeños para la distribución de sus productos, y fortalecer así, aún más el posicionamiento que le estaban dando a su organización. Una vez tenían cierto posicionamiento local, fueron apareciendo oportunidades en ciudades secundarias del país, oportunidades que fueron buscadas y a la vez fueron llegando por referidos de amigos que iban conociendo los productos de buena calidad. Estas oportunidades no se desaprovecharon en ningún momento, tanto que en una de estas ciudades se detectó la oportunidad de montar una planta de producción, ya que la zona producía una materia prima que se requería en grandes cantidades, logrando con esta estrategia beneficios económicos, laborales para la zona geográfica generando empleo a un gran número de personas y crecimiento en producción a su empresa, abriendo esta planta 5 años después de haber comenzado sus operaciones.

Alrededor de 15 años después y teniendo el mercado nacional cubierto, se comienza a trabajar en el tema de mercados internacionales, incursionando en mercados del Lejano Oriente y Asia, de igual forma llegan a Ecuador, Panamá y República Dominicana y comienza con la comercialización de otros productos que soportan al sector, como son accesorios que se requieren para la construcción. Iniciando los años 80 compran una empresa que fabrica algunos accesorios que Pinturas El Color

Bonito comercializa y de igual forma realiza alianzas con empresas internacionales para comercializar unas líneas especiales para la construcción, fortaleciendo aún más la comercialización de productos no producidos por ellos. A finales de los años 80 los fundadores deciden dejar la operación nombrando y dejando a cargo a un Gerente General, respondiendo ante una junta directiva, en la cual si participan activamente.

Situación Actual

Área Comercial y Mercadeo

Hoy en día es una organización cuyas ventas están divididas en dos grandes temas como son: Ventas de productos al sector de la construcción y las Ventas que se realizan al mercado masivo.
Los presupuestos de las áreas se realizan bajo el requerimiento del departamento de planeación, el cual es solicitado hacia los meses de septiembre de cada año y debe ser entregado en Noviembre para su verificación y ajustes respectivos y de igual forma se manejan unos estimados de tres meses, los cuáles funcionan al inicio del mes confirmando lo del siguiente y estimando lo de los dos siguientes.

Sector Construcción

Contando con alrededor de 40 personas para atender la operación tanto en mercadeo como en comercial a nivel nacional e internacional, cubren las necesidades que tiene el mercado, ya que el comportamiento de la demanda de este mercado se podría decir que es lineal durante el mes, cada cliente conoce sus necesidades con dos meses de anticipación y permite a esta división desarrollar una planeación adecuada para el funcionamiento logístico que se requiere, con el fin de cumplir con

el nivel de servicio ofrecido del 90% sobre parámetros como son cantidad de productos solicitados por referencia, calidad de las entregas y manejo adecuado del embalaje de las entregas, se llevan a cumplir estos niveles. Cabe anotar que los representantes de ventas no poseen sistemas automatizados para la captura de los pedidos de sus clientes o distribuidores y estos se realizan a través de medios de comunicación como son vía fax o telefónico directamente a la empresa. Es muy difícil que no se cumplan las metas, ya que se tienen categorías de productos y por estas categorías es que se miden los cumplimientos de los presupuestos.

Sector Consumo Masivo

Teniendo aproximadamente unas 70 personas trabajando arduamente en el área y manejando niveles de servicio del 90%, similares al sector construcción, cabe resaltar que el comportamiento de la demanda de los productos que maneja este sector es muy variable en todos los meses del año, ya que están sujetas a promociones que generen los grandes almacenes de cadena, actividades financieras para remodelaciones que ofrezcan los grandes almacenes y las promociones puntuales que ofrecen los medianos y pequeños almacenes distribuidores de las ciudades intermedias, que no poseen la infraestructura de los grandes almacenes de cadena y sus diferentes formatos. La recepción de los pedidos se realiza de algunos clientes, vía EDI (Intercambio Electrónico de Datos), como son aquellos que provienen de las grandes cadenas de almacenes. De igual forma que el sector construcción, no se tiene automatizada la fuerza de ventas para la toma de los pedidos de clientes que estén fuera de la capital, aunque por política de la compañía cada pedido que ingrese debe despacharse a más tardar en 48 horas al cliente. En este sector se presenta mucho el tema del cierre de fin de mes, donde los vendedores hacen una fuerte labor en la última semana del mes para cumplir las cuotas del presupuesto y recibir sus respectivas comisiones.
Hay que tener en cuenta que actualmente para el sector construcción se manejan alrededor de 250 referencias diferentes a las que se manejan en el sector consumo masivo, el cual maneja alrededor de unas 400.

Área Planeación

Pinturas El Color Bonito, cuenta con un departamento de planeación, el cual participa activamente durante todos los meses en la operación de la empresa, recibiendo los estimados, comparándolos con el presupuesto y generando una explosión de materias primas para que, tanto el departamento de compras como comercio exterior en importaciones, realicen su gestión de ubicar los proveedores, que han sido calificados previamente y generar las ordenes de compra para que llegue la materia prima y poder fabricar el producto terminado que ventas ha solicitado. Sin embargo esta tarea de generación de explosión de materiales se realiza actualmente con macros en Excel, cuya finalización mensualmente toma entre 3 y 4 días.

Área Producción

Esta se realiza de acuerdo a los planes que ventas ha ejecutado, contando con la materia prima y los materiales de empaque necesarios en el momento planeado, para poder tener el producto terminado para la fecha requerida por los clientes. Este departamento suple las necesidades de las ventas de consumo masivo y de igual forma las de construcción. Es importante resaltar en éste punto que si existen pedidos adicionales que no han sido contemplados en la programación, las áreas de producción, planeación y distribución se sientan y revisan las existencias para cumplir con los pedidos adicionales, ya sea interrumpiendo un proceso de producción o buscando producto terminado en otras sucursales.

Área de Sistemas

Actualmente se encuentra en proceso de selección un software ERP para Pinturas El Color Bonito, el cual se necesita para unificar mucha información que hoy en día se maneja de forma independiente y los resultados son cargados a un software administrativo y de estadísticas, pero no sirve para la toma de decisiones previendo situaciones que se puedan simular. Así mismo no maneja información sustancial en línea que puedan utilizar otras áreas de la organización, información que puede ser analizada por diferentes áreas con diferentes puntos de vista y obviamente concluir con estrategias que sirvan a toda la organización. Cada área se las ingenia para llegar a sus resultados con programas y aplicativos independientes desarrollados generalmente en Macros de Excel.

Área de Distribución

El área de distribución de Pinturas El Color Bonito, cuenta con vehículos propios para realizar la distribución de sus plantas a los clientes del sector de la construcción, ya que las entregas que se deben realizar al sector consumo masivo se manejan bajo la figura de transporte tercerizado, que es contratado de acuerdo a las necesidades y cantidades que se presenten en su momento. Se manejan diferentes tipos de bodegas, unas para sector consumo y otras para sector construcción, siendo administradas por diferentes personas con diferentes políticas, pero buscando siempre trabajar bajo los niveles de servicio establecidos por la organización.
Manejan carga paletizada únicamente para las exportaciones que realizan a los diferentes países, el resto de la carga se maneja como carga suelta, ni siquiera moviendo estibas en los vehículos de transporte, buscando la optimización del espacio vs. el costo del transporte. La política que actualmente se maneja sobre producto terminado es mantener 30 días de inventario en las bodegas donde se requiere y a medida que éstos vayan despachando mercancía a sus clientes, el área de distribución envía ésta mercancía reponiendo lo entregado.

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