Caso de Estudio “CODEFOSA”

• Caso de Estudio “CODEFOSA”

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I.  Antecedentes de la empresa

Compañías de Forrajes, S.A. (CODEFOSA) es un molino de alimentos balanceados para animales, que abastece a todo el país. En los últimos cuatro años (1971-1975) la demanda ha sido amplia y cada vez aumenta. Por lo que para cubrir la misma, se debe producir casi el doble que antes, sin embargo, la planta todavía no ha sido capaz de producir lo necesario para cubrir esta demanda.

En los primeros meses de 1976, se reportaron constantes quejas de parte de los clientes debido a que se incumplía con la hora acordada para entrega de pedidos y muchas veces, luego de hacerlos esperar durante todo el día, se les entregaba únicamente una pequeña parte del mismo, ocasionándoles entre otros, atrasos y pérdidas, lo que puede significar para CODEFOSA demandas y pago de indemnizaciones. Existen varios factores que inciden en esta problemática:

• Faltantes de materias primas en el inventario:

Los pedidos de productos importados no se realizan en base a la demanda real con proyección de crecimiento y ventas, ya que se hacen en base al consumo promedio mensual de los últimos tres meses, esta se realiza por el consumo de un mes y está regulada por la capacidad del "contenedor" y la disponibilidad de fondos de la empresa.

No existe una programación ordenada de compras de productos locales, ya que estos se compran irregularmente cada 2 ó 3 días, aprovechando los vehículos de la Compañía cuando salen a efectuar las entregas de concentrado y pasan cerca de las plantas abastecedoras, para que recojan la carga de ingredientes.

Actualmente CODEFOSA está pasando por una época crítica en que el afrecho y salvado de trigo son el factor limitante. Hay una gran cantidad de pedidos que no pueden ser cumplidos porque no hay suficientes subproductos de trigo para producirlos. Ni siquiera hay existencias de semolina de arroz que permita su sustitución.

●      Maquinaria descontinuada

Las 2 mezcladoras verticales fueron compradas hace 16 años a un granjero que las desechó, estos equipos fueron descontinuados por su fabricante y por lo tanto no se encuentran repuestos para ellas, de modo que cuando se necesita una pieza nueva, debe ser fabricada localmente, ocasionándole retrasos hasta de una semana, dependiendo de lo complicado de la pieza, y de los pedidos pendientes del fabricante.

El Superintendente de Producción ha pedido que compren por lo menos una mezcladora horizontal más, pero desde hace 4 años le expresan evasivas, aludiendo que la Junta Directiva no quiere hacer inversiones porque pronto construirán una nueva planta con maquinaria moderna y automatizada.

• Pérdidas en las utilidades de productos para ganado

Los alimentos para ganado están ocasionando pérdidas, por lo que se pensó eliminarlos de la línea de productos, lo que fue impedido por el Ministerio de Agricultura exigiéndoles abastecimiento para la demanda ganadera. Por otro lado, el Ministerio de Economía ejerce control de precios, y no le permite que aumente los precios de estos productos porque considera que la pérdida en ellos es aliviada por la ganancia en el alimento para aves.

•  Fallas en el almacén de producto terminado

No poseen inventario de insumos ya que la Gerencia no desea tener dinero invertido en ello. Así mismo no existe un inventario de producto terminado ya que la producción se entrega directamente a los clientes, siempre con retrasos.

Inadecuado método de control de producto terminado basado en la cantidad de bolsas utilizadas para empacar, sin descontar de este método las bolsas que se dañan o se reponen por daños en el proceso de empacado.

• Capacidad de producción deficiente

Al no poder cumplir con la alta demanda, se ven obligados a efectuar horas   extras   con   el   personal   para   incrementar   la   producción,   siendo   una   medida insuficiente, además muchos   de   los   procesos   son   manuales,  lo que les obliga a la contratación de personal para efectuarlos, tales como 2 hombres para acarrear insumos para las tolvas, un ayudante para el envasador para que coloque la bolsa en la empacadora, un ayudante para descargar la banda transportadora, incurriendo en un costo de 16 pesos por día.

II. Descripción  del producto

Compañías de Forrajes, S.A. (CODEFOSA) ofrece productos para un segmento en específico a través de bienes manufacturados, ya que los alimentos balanceados para animales (forraje) que producen son obtenidos tras un proceso en el que intervienen tanto la mano de obra de los trabajadores (obreros, bodegueros, superintendente de producción, estibadores etc.) como la asistencia de la maquinaria (tolvas mezcladoras, tolva de envase, etc.).

La compañía abastece a todo el país y puede considerarse que no tiene competencia porque las otras plantas de forrajes para animales en el país son privadas y no se dedican a la comercialización de la producción. La producción anual es de 500,000 quintales y sus ventas anuales son de 7,000,000 pesos. Los precios oscilan entre 8.00 y 18.00 pesos por quintal, según el contenido proteico del alimento.

El alimento para aves se vende uniformemente durante el año, mientras que el alimento para ganado, que es mezclado con melaza, se vende estacionalmente de diciembre a mayo y podría considerarse que de junio a noviembre se minimiza a cero, ya que es período de lluvias y los ganaderos alimentan sus animales con pastos. El forraje para Ponedora Especial es el producto que más utilidades deja, por el contrario, los alimentos para ganado ocasionan pérdidas.

En la fábrica se manufacturan 15 productos, de los cuales 07 son para aves, los que representan el 93% de la producción de forraje global y los 08 productos restantes son concentrados para ganado porcino, caballar, vacuno, conejos y clientes especiales, los que representan únicamente un 7% de la producción.

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Los alimentos son preparados conforme a fórmulas. Existe únicamente una persona autorizada para rebalancear las mismas a fin de poder usar substitutos, quien es un asesor extranjero que llega a la planta de  manera mensual.

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La mayor parte de los distintos ingredientes que entran en la elaboración de los concentrados se obtienen localmente y otros deben ser importados de los Estados Unidos, como la harina de soya, y suplementos proteínicos de otros países centroamericanos, como las premezclas vitamínicas.

Los ingredientes afrecho y salvado de trigo son entregados por cuotas a CODEFOSA, en época de lluvia, la demanda de estos ingredientes por parte de los ganaderos disminuye y las cuotas se vuelven elásticas, pudiendo obtenerse hasta el doble de la cuota algunos días. El salvado de trigo puede sustituirse con ingredientes alternativos, sustituyendo  con una combinación de un 80% de semolina de arroz y 20% de maíz molido, pero resulta un poco más caro.

Los materiales como el maíz o el sorgo, que se almacenan en grano son transformados en harina y luego mezclados. Existen también 5 premezclas vitamínicas, donde se diluyen las vitaminas para asegurar una mejor distribución en la mezcla. El producto terminado es empacado en bolsas de papel de 100 libras de capacidad cada una.

III. Descripción  del proceso

El proceso de producción inicia con el almacenamiento de materia prima en bodegas las cuales están próximas a la sala de mezclado. Los insumos de maíz y sorgo se almacenan en granos, son sometidos a proceso de secado y posteriormente son transformados a harinas para ser usados en las mezclas. En un principio las materias primas eran trasladadas de las bodegas hacia las tolvas de mezclado por los mismos operadores, pero se ha contratado personal extra para realizar este proceso.

Diariamente el superintendente escribe en una pizarra el plan de producción del día sin embargo, se efectúan cambios en el programa para atender pedidos de urgencia de clientes.

La fábrica cuenta con tres máquinas de mezclado. Dos tolvas verticales y una tolva horizontal. Las 2 verticales tienen una capacidad de 22 quintales por tanda que se realizan en 7 minutos (anteriormente eran 10 min.) La mezcladora Horizontal tiene una capacidad de 25 quintales por tanda y los realiza en 5 minutos.

En el día se realizan un promedio de 6 cambios de tipo de productos y se realizan dos tandas de premezcla en el día. Cuando se cambia de producir un tipo de producto se sufre un retraso de 5 minutos.

Se hacen 2 premezclas de vitaminas al día para mejorar el producto. Cada mezcla dura 30 minutos.

Después de la preparación del mezclado, el producto es llevado a la máquina de envase y de ahí a ser pesado y empacado en bolsas de papel de 1 quintal. Cuando ya están empacadas son trasladadas a la bodega de productos terminados, donde usualmente hay clientes esperando y son despachadas inmediatamente. Esta situación produce problemas de control de inventario, ya que los pedidos van atrasados.

El control de producción diaria se lleva a cabo por el número de bolsas vacías utilizadas. Pero siempre existe sobrante y faltante de materias primas.

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