Caso empresa “Innova Empaques y Servicios S.A De C.V.”.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Hoja 1 de

INTRODUCCIÓN

El presente manual de procedimientos de compra tiene como principal objetivo el contar con una guía específica que detalle, garantice la óptima operación y desarrollo del proceso de compra de la empresa “Innova Empaques y Servicios S.A De C.V.”.

Comprende forma precisa, secuencial y detallada; los doce pasos para llevar a cabo de manera ordenada y objetiva  el proceso de la compra correspondiente a las necesidades en que la empresa se vea necesitada.

Promoviendo el buen desarrollo administrativo de las compras de la empresa y generando una optimización dentro de los procesos que efectué,  teniendo como principal meta la eficacia, rapidez y de sus procesos.

Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización mediante los procedimientos conforme a la ejecución detallada de los pasos del proceso, adecuándose a las necesidades de compra de la empresa.

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CONCEPTO DE COMPRAS

Hoja  2 de

Definición

Es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio,

Tiempo y lugar pactado.

Actualmente la palabra compras, se puede relacionar con los siguientes términos:

Adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, control de inventarios y almacenes.

Objetivos de las compras

Para mantener una posición competitiva en el mercado y obtener beneficios satisfactorios, hay que gestionar materiales o productos al precio más bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio

Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del modo

Siguiente:

1. Mantener la continuidad de abastecimiento.

2. Hacerlo con la inversión mínima en existencia.

3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales o productos.

4. Mantener los niveles de calidad de los materiales o productos, basándose en lo adecuado de los      mismos para el uso a que se destinan.

5. Adquirir materiales o productos al precio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos.

6. Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

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CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

Hoja 3  de

El acto de comprar es uno de los más antiguos de la humanidad, cuando en la edad de piedra se les ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor conocido como trueque), por lo que nacen las compras y las ventas.

Administración de compras proporciona una explicación clara de cómo se deben efectuar las compras, para tener una fácil operación administrativa que aplique los formatos de control en el área de adquisiciones de una empresa. Incluye las bases del procedimiento para realizar el ciclo de compras desde el requerimiento, hasta el pago de lo adquirido; desarrolla la forma y el contenido de una solicitud de cotización, la elaboración del cuadro comparativo y las bases para seleccionar al proveedor adecuado, tener un crecimiento sano y el control en los insumos de la organización. Contiene numerosos formatos y ejemplos de manual de compras, tipos de licitaciones, así como la documentación requerida, para su participación.

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Hoja 4 de

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de compras de Innova Empaques y Servicios S.A de C.V es un área estratégica funcional cuyo objetivo es planear, organizar, ejecutar y controlar los procesos que se requieren para el adecuado suministro de los materiales que la empresa necesita para su óptimo funcionamiento.

Mediante  los procesos de compras establecidos y teniendo en cuenta diversas herramientas que le permitan establecer alianzas estratégicas con sus proveedores para asegurar el buen funcionamiento de la empresa.

OBJETIVOS

• Realizar mediante las especificaciones de  materia prima, producto y/o servicios requeridos la búsqueda de los mismos teniendo en cuenta el precio, calidad y tiempo de entrega.
• Tener los recursos necesarios  que la organización pudiese requerir en un determinado tiempo.
• Consolidar el óptimo suministro de materiales para la empresa.
• Conseguir el costo más económico de los productos.
• Fortalecer las relaciones entre la empresa y sus proveedores procurando una relación ganar/ganar.

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Hoja 5 de

 ORGANIGRAMA DE COMPRAS

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Hoja 6 de

2.7. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

• Seleccionar proveedores, buscar estrategias comerciales que con lleven a la mejora de la producción dentro de la empresa que cumplan con los requerimientos y necesidades de Innova Empaques y Servicios S.A de C.V.

• Definir procedimientos y proceso de aprovisionamiento. El cual deberá cumplir todo el personal del departamento estrictamente para su debida función.

• Solicitar presupuestos y realizar compras específicas. Asegurando la elección del mejor costo-beneficio a adquirir en el menor tiempo posible.

• Garantizar el valor de la inversión. Búsqueda de mejoras en los materiales y servicios que cubran las necesidades y objetivos de la empresa.

• Gestionar relación con proveedores Establecer  alianzas estratégicas comerciales para el beneficio de ambas partes.

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2.8.  DESCRIPCIÓN Y ANALISIS DEL PUESTO.

• Gerente de Departamento de  Compras. Dirige y supervisa las actividades del departamento  de compras, crea estrategias, mantiene comunicación con los demás departamentos de la empresa y con la dirección de la misma para lograr los objetivos establecidos. También  coordina la información con el departamento de almacén respecto al abastecimiento y suministro de materiales.

• Jefe de Compras. Controla las acciones del departamento, firma y autoriza órdenes de compra, apoya y orienta a sus colaboradores, aprueba negociación con proveedores, se comunica con finanzas o contabilidad para obtener información respecto a sus proveedores.

• Analista de compras, recaba información de los proveedores y de los prospectos, propone según las necesidades de la organización, se mantiene actualizado a las variantes en los mercados y con la competencia, con la finalidad de efectuar la compra del bien o servicio que la empresa requiere analizando los requerimientos que emanen de la empresa.

• Comprador (1 y 2), contacta proveedores, solicita y recibe cotizaciones, recibe a los proveedores en las instalaciones de la empresa, lleva acabo la negociación con proveedor, elabora guía de negociación. Se encarga de emitir la elaboración de la compra para solicitar al proveedor la solicitud de materiales estipulando los requerimientos y especificaciones del bien o servicio.

• Auxiliar de compras / Asistente de Compras. Apoya las funciones administrativas del departamento, archiva/captura la información recabada, emite reportes, agenda entrevistas con proveedores, otorga formatos de requisición,  elabora  órdenes de compra,  mantiene informado al personal del área respecto a políticas y objetivos internos.

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2.9. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS.

COMPRAS CENTRALIZADAS.

La empresa Innova Empaques y Servicios S.A de C.V. cuenta con un control central de las compras, ordinariamente en las oficinas generales. Buscando a proveedores locales, para obtener un mayor control sobre el volumen de las compras, calidad e inventarios.

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COORDINACIÓN DE COMPRAS

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS.

COMPRAS CENTRALIZADAS.

La empresa Innova Empaques y Servicios S.A de C.V. cuenta con un control central de las compras, ordinariamente en las oficinas generales. Buscando a proveedores locales, para obtener un mayor control sobre el volumen de las compras, calidad e inventarios.

RELACIÓN CON OTRAS ÁREAS

• Almacén: Dicho departamento tendrá una gran vinculación con el Depto. de Compras, el cuál retroalimentar de manera explícita todos los recursos existentes en la empresa, como a su vez la programación inventariada de materiales con el fin de tener abastecido su departamento para cualquier necesidad que se presente.

• Ventas: Este departamento se   relaciona   con el Depto. de Compras, al cual le efectuara información de aquellas necesidades que se realizaran y con base dicha información que le envié compras buscara el obtener los recursos en tiempo determinado para el próximo periodo.

• Crédito y Cobranza: Mediante este departamento se le asignará al Depto. de Compras el presupuesto, con el cual podrá efectuar las adquisiciones de bienes y o servicios y como debe de repartir el presupuesto.

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Dirección General