Codificacion Por Grupos

¿Qué es un sistema contable?

Hoy en día, es un poco confuso, para alguien nuevo en el tema de la contabilidad, poder entender con claridad que es un sistema contable; debido a dos factores que influyen propiamente en nuestro medio globalizado, por supuesto no dentro de la jerga contable, ya que de alguna manera estos se relacionan. Pero por razones obvias, nos vemos un poco confundidos por la terminología, ya que hay personas que creen que cuando hablamos de un sistema contable nos referimos a un software de contabilidad, (Si bien es cierto, un software de contabilidad, comprende dentro de su algoritmo de programación un sistema contable), pero veamos con amplitud a que nos referimos cuando hablamos de un sistema contable.

Un sistema contable, son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno.

Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una información contable estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes análisis financieros del negocio.

El catálogo de cuentas

¿QUE ES EL CATALOGO DE CUENTAS?

Catálogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema.

Objetivos.

Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catálogo de cuenta similar.

Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.

Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario delas operaciones de una empresa o entidad.

Al recibirse la documentación será necesario clasificada por grupos homogéneos — ventas, compras cobros, pagos, traspasos, etc.- a fin de dirigirla al sitio en que deben quedar almacenados los datos que contiene, es decir, a las cuentas que forman la memoria de este organismo administrativo.

Conviene, pues, establecer esas cuentas, identificándolas con toda exactitud y formando al efecto el llamado catálogo de cuentas.

Como su nombre lo indica, el catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto, habrá cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean características de cierto tipo de negocios. Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares.

Codificación de Cuentas Contables

Codificar Cuentas

Para definir las cuentas del plan de cuentas, deberá hacer clic en el submenú Codificación de las cuentas.

Para crear una cuenta, por ejemplo: la cuenta Caja, cuenta del rubro Caja y Bancos, deberá hacer clic en el botón Agregar, se activará el cursor en el cuadro de texto rubro. En él deberá ingresar el N° de rubro al que pertenece la cuenta a crear, que en este caso es el N° 3.

Si no recuerda el N° de rubro, estando el cursor en el cuadro de texto rubro, presione la tecla Enter del teclado, aparecerá la ventana de búsqueda (Ver Realizar una Búsqueda) , en la cual podrá localizar al rubro buscado.

Una vez ingresado el número de rubro, el Código de la cuenta aparecerá automáticamente; pasará entonces a escribir el nombre de la cuenta en el cuadro de texto Descripción, cuyo nombre es Caja.

Por último haga clic en el botón Guardar. La siguiente imagen ilustra lo explicado anteriormente:

Propósito de la codificación

El propósito de la codificación del catálogo de cuentas es:

• facilitar la identificación de la cuenta y el proceso contable.

• darle un orden lógico, secuencial y sistemático al catálogo de cuentas.

Condición para la codificación contable

Cada cuenta debe tener un número (o clave) y un nombre únicos e irrepetibles en todo el catálogo de cuentas.

Tipos de codificación

Cada una de las cuentas que integran el catálogo se codifican ya sea en manera:

• numérica (utilizando números),

• alfabética (usando letras) o

• alfanumérica (combinando letras y números),

Estructuración del catálogo de cuentas

El nivel de complejidad del sistema de codificación de las cuentas depende del número de cuentas utilizadas y de la complejidad de las operaciones de la entidad.

Los catálogos de cuentas están estructurados por niveles, el número de éstos así como el nombre o número que se les asigne depende directamente de las necesidades particulares de la entidad económico de que se trate. Pero independientemente del tipo de entidad o de sus características particulares, la agrupación de las cuentas debe de hacerse y presentarse con un orden y secuencia contable lógicos, de preferencia imitando la estructura de los estados financieros.

Ejemplos de estructuras de catálogos de cuentas

Algunas de las formas de estructurar los catálogos de cuentas son:

Forma 1. Forma

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