Control de operaciones de Procesos, Casa Betania.

Control de Operaciones de Proceso

Programa de Auditoría Externa

Casa de Formación Betania

Julio 2016

Estudio realizado por Carolina Arenas Zamorano

Ingeniero de Alimentos PUCV.

Contenido General

I.- Antecedentes  Generales

II- Diagnóstico Inicial

2.1- Infraestructura e Instalaciones

2.2- Personal

2.3- Operaciones de procesos

III. Procedimientos Generales

3.1- Compra y Abastecimiento de materias primas y otros insumos

3.2- Proveedores de materias primas y otros insumos

3.3- Recepción Materias Primas y otros productos

3.4- Almacenamiento de productos perecibles y no perecibles

3.5- Pre-elaboración y Elaboración de preparaciones

3.6- Servicio

IV.- Resultados: Estandarización de procesos

4.1- Operaciones de Servicio

4.2- Operaciones de compra

4.3- Operaciones de abastecimiento

4.4- Control de Inventario

4.5- Estandarización de recetas

V.- Conclusiones del Estudio

I.- Antecedentes generales

Casa de Formación Betania dentro de su misión destaca…”otorga servicios integrales a la comunidad empresarial, a través de una excelente infraestructura con espacio y tranquilidad, para todas aquellas organizaciones tanto públicas como privadas que necesiten de espacios aptos para convocar a personas y autoridades”.

Y su Visión… “Consolidarse como uno de los centros multiespacio, más completo e importante del sur de Chile entregando una excelente alternativa para todo tipo de actividades y para todo tipo de persona que lo requiera”.

Para lograr esto, Casa de Formación Betania cuenta con salones y auditorios para la celebración de todo tipo de eventos: congresos, seminarios, cenas de aniversario, recitales, exposiciones, lanzamientos de producto, eventos de tipo empresarial o familiar. Incluye además, servicio de hospedaje con  60 habitaciones en diversos formatos, con dos y tres camas de una plaza, todas calefaccionadas.

Para reuniones más pequeñas, existen 7 salas con capacidad de 10 a 40 personas, para realizar talleres, cursos, capacitaciones: todas las salas están  equipadas con WiFi, Data y Telón para apoyar todo tipo de exposiciones.

Para cubrir los requerimientos de todos estos servicios, se cuenta con un Restaurant Casino con capacidad para 180 pasajeros.

El Restaurant Casino cuenta con Resolución Sanitaria desde inicios del 2014, y se complementa con un programa de Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) basado en la normativa vigente donde se incluyen los procedimientos de Inocuidad Alimentaria, Operaciones de Saneamiento y Control de Plagas, Eliminación de desechos, Normas y Deberes de los manipuladores de alimentos, entre otros.

El programa de BPM incluye registros de control en las principales actividades de proceso como: Recepción de materias primas, almacenamientos, controles de temperaturas, procesos de elaboración, conservación de alimentos y servicio; y actividades de operación como cumplimientos de las normas de manipuladores y operaciones de saneamiento.

Todo esto contribuye a la disminución de los riesgos de contaminación de los alimentos asegurando así la calidad Higiénico-Sanitaria de todas las preparaciones.

II.- Diagnóstico Inicial

Para la realización del estudio que se presenta a continuación se evaluaron, inicialmente, los procedimientos y/o protocolos existentes para las distintas operaciones realizadas en las distintas áreas de proceso. (Restaurant, Arriendo de salas y auditorios, Hotelería)

Toda la información analizada en este informe se generó mediante entrevistas al personal de Casa Betania y la revisión de documentos facilitados por el Administrador Sr. Jaime Aravena Bustos.

En el presente informe se consideraran aspectos generales que condicionan el funcionamiento eficiente y eficaz de Casa Betania, pero se dará mayor hincapié al funcionamiento de todas las operaciones gastronómicas que afectan directamente el funcionamiento del Restaurant Casino y que generan actividades formales que le dan, finalmente, la visión de negocio.

2.1- Infraestructura e Instalaciones

En relación a infraestructura se hace referencia a la incidencia en las operaciones de las instalaciones del restaurant casino, por ser éste el principal tema de estudio:

-. Área de Cocina

-. Bodega perecibles

-. Bodega no perecibles

-. Bodega de insumos no alimenticios

-. Salones de Servicio (comedores)

2.2- Personal

Administrador: Sr. Jaime Aravena Bustos

Dentro de sus funciones se encuentra toda la operación relacionada con el funcionamiento general de Casa Betania como área gastronómica, arriendo de salones y/o auditorios para eventos  y hotelería.

Personal a cargo:

Maestro de Cocina: Sr. Marcial Shultz  

Ayudante de Cocina: Sra. Eduvina Fuentes

Encargado Comedores: Sra. María Ortiz

Ayudante Comedores: Sr. Juan Pastor

Hotelería y Mantención:

Sra. Nieves Ruminot

Sr. Cristian Toledo

Sr. Ricardo Garcés

Sr. Carlos Echeverría

Mantención: Sr. Nelson Muñoz

Jardinero: Sr. Samuel Núñez

Nochero: Sr. José Garcés

Personal Part-time: Sólo cuando es necesario para la realización de eventos especiales.

2.3- Operaciones de procesos

Dentro de las principales operaciones que condicionan el proceso en Casa Betania, se distinguen:

a.- Arriendo de Salas, Salones y/o auditorios:

Operaciones de arriendo de servicios (salas, salones, auditorios)

Operaciones de facturación de servicios

b.- Restaurant Casino:

Operaciones de Control de Solicitud de Servicio

Operaciones de Estandarización de recetas

Operaciones de Compra y abastecimiento

Operaciones de Selección de proveedores

Operaciones de Control de Inventario

Operaciones de Facturación de servicio

c.- Hotelería:

Operaciones de Reserva de habitaciones

Operaciones de Control de Registro de Pasajeros y Delegaciones

Operaciones de Facturación de servicio

En relación a la existencia de protocolos formales en cada una de estas operaciones podemos mencionar:

a.- Arriendo de Salones y auditorios:

Operaciones de arriendo de servicios (salas, salones, auditorios)

En relación a las operaciones relacionadas con el arriendo de salas, salones y auditorios se trabaja con un documento en el cual se evidencian datos duros como: Tipo de servicio solicitado, números de personas para el servicio, valores del servicio, fecha de solicitud, nombre y/o Asociación de quién solicita y responsable de la solicitud.

En tal documento no se verifica ningún ítem alusivo a la reserva definitiva del servicio solicitado, fecha límite de confirmación ni compromiso en el número de comensales que, eventualmente, solicitarán Habilitación del restaurant casino. Esto se traduce en una “libertad” al cliente para solicitar servicio sin confirmación definitiva, lo que genera dificultades al momento de realizar la facturación por la diferencia generada entre la solicitud inicial, la programación de producción y el monto final facturado.

Otro punto crítico observado es que, a pesar de existir un precio estandarizado para los arriendos, éste, la mayor parte de las veces, es modificable por el cliente y no se respeta el precio de origen.

Operaciones de facturación de servicios

La factura se emite de acuerdo al documento anteriormente indicado, y el pago se realiza de acuerdo a la conveniencia del cliente. (en lo relacionado a la estipulación de tiempos o plazos formales de pago)

b.- Restaurant Casino:

Operaciones de Control de Solicitud de Servicio

En relación a la habilitación del Restaurant casino se trabaja con un formato de solicitud de servicio para la toma de órdenes del restaurant casino cuyo procedimiento presenta las siguientes observaciones:

-. No existe un sistema formal protocolizado para la toma de solicitudes u órdenes de servicio, en relación al tiempo límite de anticipación de la solicitud, confirmación de número de comensales y plazo de pago del servicio.

-. No existe un protocolo de cobro por reserva de servicio. Esto implica que las reservas pueden realizarse por un número de comensales que, una vez concretado el servicio no se verifican, y por ende, el cobro se solicita sólo por el número de comensales que utilizan el servicio.

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