Costos ABC

DETERMINACIÓN ADECUADA DEL COSTEO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS A TRAVÉS DEL COSTEO BASADO EN ACTIVIDADES (ABC)

1. Síntomas de un sistema de costos ineficiente.

Con frecuencia, los sistemas de costos basados en volúmenes no llevan a cabo un correcto señalamiento de los gastos indirectos de fabricación, así como de los gastos de operación que incluyen los de venta y de administración, lo cual genera información errónea para la toma de decisiones.

A continuación se mencionan los síntomas más comunes de un sistema de costos ineficiente, que demandan el cambio a un sistema de administración de costos.

a) En relación con el rendimiento.

• Productos difíciles de elaborar que se reportan como muy redituables, aun cuando no se les cargue un margen extra.

• Márgenes de utilidad que son difíciles o imposibles de explicar.

• Los gerentes desean eliminar productos que el sistema de costos reporta como de buen rendimiento.

• La mezcla de productos tiende a conformarse con productos redituables; sin embargo, las utilidades totales no aumentan.

b) En relación con la competencia.

• Poca competencia en productos que reportan grandes márgenes de utilidad

• La competencia fija precios muy bajos a sus productos de “alto volumen”

c) En relación con las decisiones sobre precios de productos.

• Frecuentemente se pierde o se gana con bajo o alto precio

• Los clientes no disminuyen sus compras cuando el precio aumenta.

d) En relación con los inventarios.

• Grandes e inesperados ajustes de inventario.

• Reporte de auditores que describen controles de inventario no adecuados.

e) En relación con los costos.

• Grandes variaciones de costos.

• Demoras y dificultad para obtener respuestas sobre costos.

• El personal contable emplea mucho tiempo en estudios especiales de costos.

• Tendencias a mayores tasas de fabricación.

f) En relación con los usuarios.

• Poco interés de los gerentes hacia presupuestos y reportes de costos.

• Los gerentes e ingenieros tienen su sistema privado de costos.

g) En relación con los cambios.

Cambios en productos, competencia, estrategia, regulación, tecnología, compras, producción, marketing, distribución, actividades de apoyo o diseño organizacional sin modificar el sistema de costos.

Como se puede comprobar uno o varios de estos síntomas aparecen en la mayoría de las empresas pequeñas y mediana, y son la causa de que frecuentemente no se puede explicar cómo, a pesar de vender o trabajar más, no se obtenga mayores utilidades o mejor liquidez. Ello se debe principalmente al hecho de que es posible que se esté subsidiando a ciertos productos o clientes, pero como se aplica un sistema de información de costos obsoleto, no es fácil descubrir dicho subsidio, que merma la rentabilidad y la liquidez de la empresa.

2. Fundamentos del costeo basado en actividades (ABC)

El ABC es una herramienta desarrollada a principios de la década de los noventa por Robert Kaplan y Robín Cooper con el fin de proveer formas más razonables para asignar los GIF y los gastos de departamentos de servicio a actividades, procesos productos y clientes.

El gran reto de las empresas en el momento de costear sus productos no es la materia prima o mano de obra directa, pues éstos son costos perfectamente identificables con un determinado producto; por el contrario, los gastos indirectos de fabricación (GIF) han sido desde hace mucho tiempo el centro de una discusión en el momento de incluirlos en el costo del producto.

Un sistema tradicional de costeo, basado en volumen, asigna los GIF bajo el supuesto básico de que éstos tienen una estrecha relación con las unidades producidas. De esta manera, los GIF son asignados o “aplicados” al producto utilizando un prorrateo con base en alguna medida unitaria o “tasa de aplicación” (horas-máquina, horas de mano de obra directa, unidades producidas), lo cual provoca sesgos importantes en la información acerca de los costos de producción.

El costeo basado en actividades es un sistema que primero acumula los costos de cada actividad en una organizació0n y luego los aplica a los productos, los servicios y otros objetos el costo mediante el uso apropiado de factores relacionados con el origen de éstos. El objetivo de este sistema es controlar o vigilar los costos de cada producto en lugar de asignarlos de una manera arbitraria.

La meta del ABC no es prorratear los GIF entre los productos, sino medir y luego asignar un costo a todos los recursos que utilizan las actividades que dan soporte a la producción y a la entrega de productos y servicios a los clientes. Así, el supuesto bajo el cual trabaja el ABC es que los productos consumen actividades y éstas, recursos.

Este sistema de información permite conocer el costo y la eficiencia con que se utiliza cada una de las actividades y recursos lo cual facilita el análisis para determinar la atractividad de los diferentes clientes y productos, así como de los canales de distribución, de tal manera que se tomen decisiones e implanten estrategias correctas. Si cuentan con esta información, los administradores pueden dedicarse a eliminar aquellas actividades que no son atractivas y que no generan valor agregado a la empresa. Por este motivo, en cada problema la decisión será diferente, ya sea que se use el sistema del ABC o los métodos basados en volúmenes de información de costos.

Este sistema de costeo ha tenido mucho éxito entre otras razones porque se puede medir con mucha precisión la rentabilidad de los clientes, de las rutas, de las zonas geográficas y de los productos, etc. La mayor competencia obliga a tomar decisiones adecuadas en relación con precios, mezcla de productos o introducción de nuevos productos o servicios, lo cual es factible cuando se costea esta forma. Este enfoque de costeo también permite controlar mejor los costos, ya que hace hincapié en valuar las actividades, no los productos.

El costeo basado en actividades se emplea no sólo para valuar sino para incrementar la competitividad de las empresas. Esta herramienta facilita el proceso de toma de decisiones, así como el diseño de estrategias, pues ofrece información más exacta y confiable acerca de los costos que los otros sistemas de información basado en volúmenes, donde el método de asignación es totalmente arbitrario.

3. Secuencia lógica del costeo basado en actividades.

La forma en que los costos fijos de producción deben ser asignados a la producción ha sido un tema de preocupación en las empresas por muchísimos años. Aunque estos costos no se modifican de acuerdo con el volumen de producción (por ejemplo, la renta, los seguros de la planta, el salario del gerente de la planta, etc.) y permanecen mientras la planta está abierta, independientemente del producto o de la cantidad que se fabrique en un periodo determinado. Estos costos no desaparecen si se descontinúa un producto o una línea de producción; sin embargo, al calcular el precio de un producto tienen que ser considerados o la compañía corre el riesgo de sufrir pérdidas si no se asignan adecuadamente.

La asignación de los costos indirectos en los sistemas basados en volumen se realiza a través de dos etapas; primero son asignados a una unidad organizacional, ya sea a la planta o bien a un departamento, y después, a los productos. En cambio el ABC, primero efectúa el señalamiento o asignación a las actividades y después a los productos. La diferencia es clara: este sistema primero asigna los costos indirectos a las actividades más que a las unidades organizacionales. En los dos sistemas el segundo paso o etapa es realizar la asignación a los productos. La diferencia esencial entre ellos es que el ABC otorga mucha importancia al uso de los generadores de costo; es decir, utiliza como mecanismo de información, a diferencia del método basado en volumen que utiliza bases generales, como unidades producidas o bien horas-máquina, sin tener en cuenta la relación causa-efecto. El ABC usa tanto el criterio de asignación con base en unidades como el de los generadores de costos a través de su relación causa-efecto para llevar a cabo la asignación.

La relación causa-efecto se hace patente en la siguiente secuencia lógica que sigue el costeo basado en actividades:

• Una empresa trabaja por medio de su estructura organizacional, que se define por su localización, línea de productos, etc…

• En el proceso de diseñar, producir, vender y entregar, se cruza la estructura organizacional.

• Un proceso consta de actividades que realiza la organización.

• Las actividades consumen recursos.

• Los productos consumen actividades.

• Se costea la actividad.

• Se costea el producto.

La diferencia en el enfoque del ABC con respecto a uno basado en volumen es obvia al ver la secuencia anterior. En un sistema tradicional basado en volumen, los costos son asignados a un producto utilizando una base general que en la mayoría de las ocasiones es arbitraria, puesto que no considera la relación de esa base con la existencia de los costos. El costeo basado en actividades, por el contrario busca encontrar una forma más lógica de distribuir los costos a las unidades. Esto lo logra utilizando una visión de causa-efecto que permita asignar los costos apoyándose en el uso de generadores de costo o cost-dirvers. Un generador de costo es una medida

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