Cuestionario sobre estructuras organizacionales, control de procesos y sistemas de control

PARTE I: Verdadero / Falso (20 puntos)
Responda si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas, justificando siempre su respuesta en cualquiera de los dos casos.

1. Usted está trabajando en una empresa que se dedica a la vigilancia y seguridad empresarial y el gerente general de la misma le ha especificado que su organización se adaptaría muy bien a trabajar con una estructura matricial ya que en la ubicación de los proyectos, ubicaría los clientes que la empresa tiene (10 puntos).

FALSO. Debido a que de acuerdo a lo enunciado en la definición de este tipo de estructura la misma tiene una serie de condicionantes que es necesario no perder de vista, es decir, es una estructura que sólo debe aplicarse cuando se reúnen las siguientes características:

 Su existencia es temporal.

 Aplicable para el desarrollo de programas o proyectos específicos.

 Cuando se requieren capacidades o habilidades diversas.

 El grado de importancia del proyecto requiere dotarlo de independencia.

 Para no perturbar el normal desarrollo de la actividad de la organización.

Es decir que para la actividad enunciada este tipo de estructura no sería la más apta.-

1. Cuando uno estudia los procesos debe analizar tres medidas de los mismos que son: la eficiencia, que refiere al grado en que satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes; la efectividad, que implica la utilización mínima de recursos y la adaptabilidad que versa sobre la flexibilidad para responder a cambios y requerimientos del cliente (10 puntos).

VERDADERO. Dado que hace referencia a que debe te en cuenta estos aspectos enunciados anteriormente a los fines de poder lograr el objetivo para el cual fue creado el proceso, respetando las pautas por donde deben cumplirse cada una de las tareas. Dicho de otra manera, es obtener el resultado deseado o esperado.

PARTE II: Desarrollo Teórico (30 puntos)
Responda a las siguientes preguntas:

1. Explique las diferencias entre un sistema de control tradicional y uno estratégico (10 puntos).
2. ¿Cuáles son los principios a seguir para establecer un cuadro de mando? (10 puntos).
3. ¿Qué son los procesos? ¿Cuáles son sus componentes? Grafíquelo. (10 puntos).

1.

2.  Los Principios para estblecer un cuadro de mando son :

a). El Cuadro de Mando debe mostrar sintéticamente informaciones precisas.

b). El Cuadro de Mando debe destacar las informaciones más significativas del mes o período en cuestión.

c). Debe presentar las informaciones en forma sinóptica, especialmente aquellas que se relacionan entre sí.

d). Las representaciones numéricas de los datos han de ir acompañadas de gráficas significativas.

e). Las informaciones deben tener un carácter de permanencia con el objeto de observar las tendencias.

f). El Cuadro de Mando ha de normalizarse en cuanto a:

- soporte externo

- dimensiones de cuadros y gráficos

- forma de representación de los gráficos

- forma de presentación de las cifras.

g). En lo posible las informaciones deben hacer referencia a las previsiones, las normas, los objetivos o estándares.

3. Los Procesos, son “El Sistema Operativo” de una Empresa, el que se puede definir como: El conjunto de hombres y medios de todo tipo, cuyas actividades se encadenan entre si, de modo que persiguen la consecucion de un objetivo comun, y entre los que se producen transferencias de informacion, bienes y servicios con arreglo a unos procedimientos definidos.-       

Sus componentes son:

• Es un conjunto ordenado de operaciones (hombres, medios, actividades)

• Posibilita el flujo de información, bienes y servicios.

• Posee mecanismos de decisión que le otorgan cierta independencia.

• Establece en forma previa las responsabilidades.

• Debe permitir el trabajo creativo.

• Se enlaza con los sistemas corporativos.

• Conduce al logro de un objetivo.

• Debe reunir condiciones de flexibilidad y adaptación.

• Desaparece cuando el objetivo se ve sustituido o anulado.

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PARTE III: Aplicación Práctica (50 puntos)

Usted deberá responder las preguntas que se hacen al finalizar el caso que se presenta a continuación.
En el segundo módulo de esta materia, estuvimos trabajando en sus actividades sobre una organización sin fines de lucro llamada: “Geólogos Sin Fronteras (G.S.F.) En esta oportunidad, volveremos a trabajar en ella, así que los invito a leer nuevamente el desarrollo de las actividades realizadas sobre esta organización, así refrescan la memoria.
Una vez que hayan terminado de leer la actividad se les solicita responder los siguientes interrogantes:
Usted podrá plantear todos los supuestos que necesite para poder responder estas preguntas.

Cada ítem tiene un valor de (5 puntos)

1. ¿Cómo definiría usted el fin, objeto y objetivos de la organización? Analice los condicionantes del sistema de organización de G.S.F.
2. Determine cuál es el tipo de estructura que mejor se adecua a la organización y justifique acabadamente su elección. Además, se le solicita que caracterice este tipo de estructuras y explique cuáles son sus ventajas y desventajas. ¿Le recomendaría realizar algún cambio en su estructura? ¿Cuál?
3. Defina tres decisiones de tipo estratégicas, tres de tipo tácticas y tres de tipo operativas. En cada una de ellas, justifique por qué las clasifica de esa manera y a su vez determine si las mismas son programadas, no programadas, específicas o corporativas. Justifique su elección en cada caso.
4. Según su criterio, el sistema decisorio de G.S.F.: ¿debería ser centralizado o descentralizado? Fundamente acabadamente su respuesta, incorporando para ello el concepto de los factores básicos, criterios de análisis y ventajas y desventajas a tener en cuenta al momento de determinar la centralización o descentralización del mismo.
5. ¿Puede identificar en el caso las dos principales ramas de información que alimentan la toma de decisiones? Identifique específicamente en qué parte del caso se visualiza y conceptualice cada una de ellas.
6. ¿Qué tipos de información cree usted que pueden presentarse en esta organización? Para cada tipo de información, debe especificar por qué considera que puede darse y debe conceptualizar el mismo.
7. Analice cada una de las variables que hay que tener en cuenta para realizar el análisis y diseño del sistema de información de G.S.F.
8. ¿Qué tipos de problemas de comunicación considerar usted que puede llegar a tener la organización? ¿Cómo debería superarlos?
9. ¿Cuáles son los tipos o modos de control que usted considera que pueden ser aplicados en la organización? ¿En qué sector lo aplicaría y por qué?
10. Piense en un proceso principal de la empresa... por ejemplo, proveer de agua a zonas necesitadas. ¿Cuáles serían los clientes de dicho proceso? Conceptualice cada uno de ellos y aplíquelos al caso bajo estudio.

1). Fin: En el caso de la GSF el fin,  es contribuir a la  reducción de la pobreza, la  mejora de la seguridad y de la calidad de vida de las personas y las comunidades humanas, así como el desarrollo  sostenible de los recursos  naturales y la preservación del medio ambiente.

Objeto: Es el de desarrollar concepciones, acciones y proyectos para prevenir, atenuar y corregir los efectos de los desastres naturales y riesgos geológicos. Abastecer de agua a  comunidades necesitadas, así como a su ganado y los cultivos agrícolas,  lo que contribuirá a mejorar la autosuficiencia alimentaria y los  ingresos familiares, mediante el estudio, el alumbramiento y la  utilización de las aguas subterráneas.

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