DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DE PROPUESTAS DE MEJORAS

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DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DE PROPUESTAS DE MEJORAS

Definición

¿Qué es una propuesta de Mejora?

Una propuesta de Mejora se puede definir como una secuencia de pasos y acciones que realiza una persona u organización para obtener mejores resultados (Mendoza, 2008).

En términos más simples una propuesta de mejora significa un cambio. Ya lo dijo Albert Einstein: “Si buscas resultados distintos no hagas siempre lo mismo”.

Innovar no es fácil, hay que definir una estrategia, confeccionar un plan y poner los recursos necesarios para llevarlo a cabo. Pero antes de innovar hay que responder a la pregunta ¿está la empresa preparada para innovar? Lamentablemente la respuesta en muchos de los casos es que no, no está preparada (Miguel, 2016).

Lo que ocurre es que en los emprendimientos no están preparados tienen una serie de necesidades previas que cubrir, mejoras que acometer. Podemos decir que necesitan un plan de mejora antes de innovar, y cuando éste está en marcha, entonces se puede introducir la innovación como un elemento adicional de mejora, y es entonces cuando se pueden dedicar recursos a la innovación que no se necesitan en otras actuaciones más urgentes como la mejora del emprendimiento, que casi siempre no tiene nada que ver con la innovación (Miguel, 2016).

Para ayudar a los emprendimientos a estar preparados para innovar, y a saber detectar los puntos o necesidades de mejora previos para estar preparados.

¿Cómo implementar un Plan de Mejora

Para implementar un Plan de Mejora, vamos a seguir los siguientes pasos:

1.- Identificación del Problema u Oportunidad de Mejora

Identificar y definir el problema adecuadamente, es el soporte principal que definirá el éxito de nuestra propuesta de Mejora. En ese sentido, seguramente tengas en mente una serie de problemas que deseas solucionar; sin embargo, es crucial hacer un análisis de la relevancia y factibilidad de este (Mendoza, 2008).

Recuerda que la implementación de una propuesta de mejora conlleva el uso de recursos, por lo que debemos buscar maximizar los resultados buscando una problemática importante y cuya solución depende de nosotros.

Para seleccionar el problema te recomendamos realizar lo siguiente:

1. Listar todos los posibles problemas a solucionar.
2. Identificar causas y relaciones en la lista de problemas para simplificar (puede que un problema forme parte de otro, por lo que se debe atender el problema global).
3. Definir criterios para cuantificar la relevancia del problema, por ejemplo: ¿qué impacto tiene el problema en los ingresos de la idea de negocio?, ¿qué consecuencias implica la no atención del problema?, ¿Es viable financiera o técnicamente?, entre otros.
4. Definir una escala para evaluar cada problema según los criterios establecidos en el punto 3. Por ejemplo: la escala puede ser del 1 al 5, donde 1 indica que el problema tiene poco impacto en los ingresos del innovador y 5 que el problema tiene un impacto significativo en los ingresos del usuario
5. El grupo de trabajo debe puntuar cada problema según los criterios establecidos y posteriormente se realizará una ponderación de los resultados para clasificar los problemas. Para esta etapa puedes usar una herramienta especializada en encuestas como QuestionPro.
6. Discutir los resultados finales con el grupo de trabajo, en caso se detecte empates en los resultados para llegar a un consenso.

2.- Planificar

En esta etapa vamos a definir las acciones a tomar para solucionar el problema. Estas son:

• Establecer los objetivos.
• Definir la secuencia de actividades a seguir.
• Asignar responsables para cada actividad.
• Establecer un cronograma y presupuesto para la realización de las actividades.
• Definir los indicadores de gestión para evaluar los resultados.
• Implementar una línea base de indicadores y estimar los resultados esperados.
• Una de las mejores herramientas de apoyo para la fase de planificación es el Diagrama de Gantt. 

3.- Hacer

Esta fase implica realizar las acciones definidas en la fase de planificación para implementar nuestro plan de mejora empresarial. Por ejemplo, si en una de tus actividades se indicó que se debe evaluar la opinión de los consumidores sobre nuestro producto, entonces aquí podremos realizar un test de producto.

4.- Controlar o Verificar

Realizadas todas las actividades según nuestra planificación, se deben evaluar los resultados de los indicadores de gestión para compararlos con nuestra línea base y las estimaciones.

Estos resultados nos indicarán si nuestra propuesta de mejora logró los objetivos esperados. En caso de que no se logren los objetivos, se deben determinar las causas que impidieron cumplirlos.

Para esta etapa se pueden utilizar herramientas como el diagrama de Pareto, diagrama de Ishikawa y el tablero de mando integral.

5.- Actuar

Cómo te habrás dado cuenta, 4 de los 5 pasos listados forman parte del famoso ciclo de Edwards Deming. Es por ello que, ya sea que se logren o no los resultados, es necesario recopilar lo aprendido y actuar en base a ello. 

Esto implica reiniciar los pasos de la implementación del plan de mejora y convertirlo en un ciclo.

Ejemplos de Propuesta de Mejora

Los planes de mejora se pueden aplicar en diversas áreas y procesos, como la gestión de clientes, gestión logística, gestión de operaciones, calidad, recursos humanos, etc.

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