DIFERENTES MODELOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Diferentes modelos de Auditoria Administrativa

Apuntes

En el desarrollo de la AA, varios estudiosos .del tema han propuesto formas de llevarla a cabo, en

otras palabras, han propuesto una metodología. Algunos diseñaron una metodología con más

particularidades, señalando algunos renglones específicos de actividades y conceptos (111(' deben

manejarse en el transcurso de la misma, señalamientos que por ser particulares se constituyen en

modelos.

A continuación daremos a conocer los modelos de algunos autores reconocidos en el medio,

iniciando, siempre que se pueda, con la finalidad o propósito que cada autor le ha dado a la AA.

MODELO DE W. P. LEONARD

Indudablemente, uno de los precursores más importantes de la AA fue William P. Leonard, quien

publicó su trabajo por primera vez en Systems and Procedures: A Handbookfor Business and

huiustry, en 1959.1

Como punto de partida y para efecto de una mejor comprensión del modelo de Leonard,

transcribiremos lo que él considera como propósito de la AA: "El objetivo primordial de la AA

consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en cualquiera de los elementos examinados, y

señalar las posibles mejoras. Su fin es ayudar a los dirigentes a lograr la más eficiente

administración de las operaciones."

El panorama que presenta Leonard es amplio y variado. En su obra todo esto lo resume en un

modelo de cuatro etapas; a) examen, b) evaluación, c) presentación, d) seguimiento. Además de la

identificación de los factores precisos que él considera deberán ser evaluados en la AA.

En la primera etapa de examen, identifica las posibles áreas que deben revisarse, a saber:

• Una o más funciones específicas.

• Un departamento o grupo de departamentos. • Una división o grupo de divisiones.

• La empresa en su totalidad.

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En esta etapa también identifica los factores" precisos que deberán ser estudiados, a saber:

a) Planes y objetivos. Deberán revisarse y discutirse con la gerencia las condiciones actuales de

los planes y objetivos.

b) Estructura organizacional. Deberá estudiarse la estructura organizacional del área evaluada,

comparándola con el organigrama (si es que existe) y asegurándose de que cumpla con los

principios de la buena organización, funcionalidad y adecuada departamentalización.

c) Políticas y prácticas. Hacer un estudio para averiguar qué acción debe emprenderse, si es

necesario, para mejorar la efectividad de las políticas y las prácticas.

d) Reglamentos. Determinar si la empresa cumple cabalmente con las leyes locales, estatales y

federales.

e) Sistemas y procedimientos. Estudiar los sistemas y procedimientos en busca de posibles

defectos o irregularidades en sus elementos, e identificar métodos para su mejoramiento.

J) Métodos de control. Determinar si los métodos de control son adecuados y efectivos.

g) Mechas de operación. Evaluar las operaciones, para precisar qué se necesita para contar con

controles más precisos, una mejor comunicación y coordinación, y resultados más satisfactorios.

h) Recurso humano. Estudiar las demandas generales del personal, y su aplicación en el trabajo

del área estudiada.

i) Instalaciones y equipo. Determinar si pueden hacerse mejoras en las instalaciones y un mayor o

mejor uso de equipo moderno.

En la segunda etapa, de evaluación... Leonard dice que para poder hacer un buen análisis se

necesita contar con un buen nivel de conocimientos y experiencia, y mientras mayor sea la

capacidad del auditor, mayor será el valor de sus resultados. En esta etapa identifica el proceso y

los factores de evaluación, a saber:

• Panorama económico.

• Adecuación de la estructura organizacional,

• Cumplimiento de las políticas y procedimientos.

• Exactitud y confiabilidad de los controles.

• Adecuación de los métodos de seguridad.

• Causas de las variaciones.

• Uso adecuado del recurso humano y del equipo.

• Lo satisfactorio de los métodos de operación.

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Asimismo, señala el método con carácter científico, de análisis, interpretación y síntesis, a saber:

l. Estudio de los elementos.

2. Diagnóstico detallado.

3. Determinación de las relaciones y el propósito.

4. Búsqueda de deficiencias.

5. Balance analítico.

5. Pruebas de efectividad.

7. Búsqueda de problemas.

8. Identificación de soluciones.

9. Determinación de alternativas.

10. Búsqueda de métodos de mejoramiento.

En la tercera etapa, la de presentación, Leonard afirma que la preparación cuidadosa del informe,

con todos los aspectos y recomendaciones, corona el trabajo del auditor. Los descubrimientos se

presentarán siempre en orden de importancia, siempre se tendrá presente a quién se enviará el

informe y cómo se presentará el mismo, sin olvidar que parte de la información se presentará

oralmente, pero que la mayor parte será por escrito. Para esta etapa propone tres fases:

• Discusión oral sobre aspectos importantes.

• Redacción del informe COn los descubrimientos y recomendaciones.

• Presentación del informe final.

En la cuarta etapa, de seguimiento, Leonard nos dice que su objetivo principal es completar

cualquier asunto pendiente, que forme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya

hecho nada. Considera importante que exista una persona encargada y con la autoridad suficiente

para hacer que se implementen las recomendaciones.

Esta etapa se lleva a cabo con actividades tales como:

• Revisión de las instalaciones.

• Apoyo en el diseño de formas y procedimientos.

• Terminación de cualquier asunto pendiente.

• Verificación del informe con la alta gerencia.

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MODELO DE T. G. ROSE

Históricamente hablando, el gran mérito de Rose es que muy probablemente fue el primero que

escribió sobre la AA como tal, en su obra The Maruiqement Audit, publicada en 1932.

El punto de partida y preocupación de Rose fue la tremenda responsabilidad que tienen los

directivos de empresas cuando tornan decisiones trascendentes sin contar con la suficiente y

confiable información necesaria. Ya pesar de que reconoció que una AA nunca podría llevarse a

cabo en la misma forma como se hace la auditoría contable, propuso que, basados en lo que se

reconoce como principios de la administración, podía sustentarse una AA que proporcionase la

información suficiente y veraz para la toma de decisiones.

El modelo de Rose parte de una premisa importante para él: "La AA deberá abarcar todo el campo

de actividades de la empresa, desde h cúspide hasta las bases; empezando siempre por la

'cúspide, ya que la primera preocupación es saber si la gerencia general fundona

satisfactoriamente."

Para Rose, la AA consiste en el análisis de la organización y de la efectividad con que se trabajan

cada una de las funciones que a continuación se mencionan.

81 marco teórico del que parte Rose para plantear su AA es el propuesto en 1944 por el Institute

01 Industrial Administration de Londres, referido 2 las siete funciones de la gerencia: producción,

distribución, desarrollo, contabilidad y finanzas, asuntos legales y secretariales, personal y

relaciones industriales, y administración general."

En la función de administración general -la cual él considera como la más importante, puesto que

coordina a todas las demás-, deberán revisarse aspectos como:

• La manera como los directivos utilizan el tiempo.

• El tipo de información que manejan, tanto interna como externa.

• El liderazgo que ejercen.

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En la función ríe producción, deberán analizarse las subfunciones de:

• Compras.

• Planeación.

• Procedimientos de trabajo.

• Almacenaje.

• Inspección.

• Transportación interna y externa.

• Construcciones e instalaciones.

En la función de distribución, deberán estudiarse los siguientes aspectos:

• Registro de las ventas.

• Políticas de venta.

• Servicios al cliente.

'T. G. Rose, The Management Audit, Gee & Co., Londres, 1961, p. 6.

"Actualrnente estas funciones se conocen como funciones básicas de la empresa, mientras que las funciones de la gerencia

corresponden a las del proceso administrativo.

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PARTE 1. INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DE LA AA

• Publicidad.

• Control de ventas.

En la función de desarrollo, habrá que verificar que en la empresa haya alguien que sea

responsable de esta función, la cual debe ejercerse en todas y cada una de las siete funciones

mencionadas. En sentido estricto, el desarrollo deberá hacerse por lo menos en los productos y

mercados, a través de su investigación.

En la función de contabilidad y finanzas, el auditor sólo debe plantear una investigación de carácter

general y administrativo, ya que los aspectos técnicos deberán ser cubiertos por un especialista

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