SISTEMA DE VENTAS

Universidad de Oriente

Núcleo de Nueva Esparta

Escuela de Hotelería y Turismo

Programa Licenciatura en Administración y Contaduría Públicas

Asignatura: Sistemas de Procedimientos Administrativos y Contables

Realizado por:

Cárdenas, Patricia C.I: 20.536.777

Malaspina, Mercedes C.I: 20.535.849

Medina, Yennifer C.I; 19.897.891

Rincones, Emilza C.I: 20.111.779

Salazar, Sarahí C.I: 19.585.653

GUATAMARE, JUNIO DE 2011

Ventas

Es una orientación administrativa que supone que los consumidores no comprarán normalmente lo suficiente de los productos de la compañía a menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promoción de ventas.

El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con el producto que se desea vender.

Objetivo

Permitir todas las operaciones de venta que por diferentes conceptos realice la empresa con su cartera de clientes. Está encargado de contratar a promotoras, vendedores, supervisores y llevar control de inventarios de productos de cada una de las sucursales.

Este es el departamento prioritario de la empresa, ya que a través de su buena gestión la empresa puede vender. Es el departamento encargado de vender, distribuir y dar seguimiento de las diferentes rutas (colmados, supermercados, cafeterías).

Sistemas de Ventas

Son sistemas de información usados en marketing y administración que automatizan algunas funciones de ventas y de administración de fuerzas de venta. Son frecuentemente combinadas con un sistema de información de marketing.

SISTEMA

DESCRIPCIÓN Nivel Organizacional

Procesamiento de Pedidos Dar entrada, procesar y registrar pedidos Operativo

Análisis de Mercado Identificar clientes y mercados utilizando datos demográficos, de mercados, comportamiento del consumidor y tendencias Conocimiento

Análisis de Fijación de Precios Determinar precios para productos y servicios Administrativo

Pronóstico de tendencias de ventas Preparar pronósticos de ventas a 5 años Estratégico

Un sistema de ventas tiene como objetivo:

 Automatizar procesos: Automatización es la tecnología que trata de la aplicación de sistemas mecánicos, electrónicos y de bases computacionales para operar y controlar la producción. Esta tecnología incluye: herramientas automáticas para de esta manejar automáticamente el material y los sistemas de almacenamiento, siempre y cuando exista un sistema de inspección automática para el control de calidad de tal manera que ayude en el aprovechamiento y control de procesos de la computadora para que sea más fácil y rápida la toma de decisiones y la colecta de información.

 Proporcionar información: Consiste en la salida de datos, otorgar el material que arroje el sistema para posteriormente realizar la toma de decisiones que conlleven al logro de los objetivos de dicho sistema y por ende de la organización en conjunto.

Lograr Ventajas competitivas: Conjunto de atributos de una empresa (y de sus productos) que la distinguen de sus competidores y que son reconocibles por sus clientes. Diferencias que le permiten a la empresa una ventaja para competir mejor, adelantándose a la competencia y superándola. Las ventajas competitivas usualmente se clasifican en ventajas de precio, de calidad y de oportunidad.

Importancia del Sistema de Ventas

De vez en cuando, muchas empresas comerciales tienen la necesidad de llevar a cabo, mediante la administración de ventas, una revisión de todos sus objetivos lo que incluye una revisión sobre cómo se cumplen estos mediante sus ventas realizadas y su participación en el mercado. Las ventas controladas mediante los sistemas empleados por la administración de ventas, representan un área en la cual, la inmediata obsolescencia de todos objetivos, las políticas, estrategias y los programas que constituyen a la administración de ventas, resultan ser una posibilidad continua para un desarrollo mucho más eficiente.

Cada empresa comercial tiene por tarea realizar con regularidad una evaluación sobre el enfoque estratégico de la administración de ventas; en este caso particular, los recursos con los que cuenta una empresa son dos: la revisión del índice de las ventas y la auditoria de ventas.

La eficiencia de la administración de ventas no necesariamente se revela siempre a través de los índices de ventas actuales y las utilidades que la misma genera.

Habitualmente, los buenos resultados que se obtengan por la administración de ventas pueden ser consecuencia de que la misma fue aplicada en el lugar correcto y en el momento apropiado, y no a que la administración haya sido desarrollada en una manera eficiente. Las mejoras que se puedan aplicar en la administración de ventas pueden llegar a aumentar todos los resultados, provocando que pasen de regulares a buenos y hasta excelentes, y por último no queremos dejar de lado el hecho de que muchas veces la administración de ventas puede tener malos resultados a pesar de haber sufrido de una excelente planificación.

Las ventas son vitales, no sólo hoy sino a través de la historia económica y en el futuro, debido a una cuestión simple: si no hay ventas, no hay utilidades, no hay rendimientos para el inversionista, no hay salario ni empleo, es decir, no hay nada. Toda empresa, con ánimo de lucro, vive de lo que vende, ya sea una multinacional o un pequeño productor.

Selección del Sistema de Ventas

En el pasado, la definición de sistemas de ventas era el proceso por el cual un vendedor coordinaba la búsqueda de clientes potenciales, la presentación, el cierre del pedido y la entrega de los productos deseados. Hoy en día, los sistemas de ventas comprenden un sistema electrónico integrado que permite al vendedor poner un producto en el mercado con solo pulsar un botón. Los vendedores ya no buscan clientes; responden preguntas y sirven y dan soporte a los interesados.

Hoy en día, el vendedor puede realizar una llamada de ventas teniendo a mano el historial de ventas del cliente, información actualizada sobre el mercado y la competencia, especificaciones detalladas del producto, hojas de precio actualizadas al minuto, informes del estado de inventario y cualquier otro dato necesario para cerrar la venta. Y todo ello se hace utilizando un sistema de ventas automatizado de alta tecnología. Y es posible gracias a la disponibilidad de ordenadores portátiles cada vez más potentes que almacenan enormes cantidades de información y soportan módems de alta velocidad, conexiones celulares, transmisión sin cable y software de última generación. El vendedor que dispone de una conexión directa con la oficina puede pasar los pedidos en tiempo real.

Los sistemas de venta automatizados pueden ingresar investigación y gestión de datos, publicidad (utilizando marketing directo), distribución y servicio al cliente para identificarlo y el comportamiento de dicho cliente. El resultado final es la posibilidad de configurar un sistema de ventas que equilibre la tecnología moderna con la interacción humana de demanda del cliente en un solo paquete que satisfaga los objetivos venales.

Otra forma de sistemas de ventas es un formato totalmente electrónico conocido con el nombre de sistema experto. Estos sistemas descansan sobre una lógica preprogramada que toma automáticamente decisiones respecto a la probabilidad de que el cliente acabe convirtiéndose en una venta. Su inteligencia artificial le permite definir y seleccionar los clientes que compraran los productos.

Utilizando los recursos de los sistemas de información de marketing, deberá construir un sistema de ventas automatizado completamente integrado que se centre en los siguientes elementos:

 Gestión de base de datos (selección de listas- adquisición y combinación de datos, identificación del cliente y predicciones de compra).

 Ventas- generación de leads (producción, distribución e informes).

 Proceso de pedidos (entrada de pedidos, gestión de cobros, envíos, informes de cambios de inventario y comunicaciones).

 Soporte de clientes y servicios,

Funciones de la Administración de ventas

Por lo general, toda empresa comercial dedica un sector de la misma a que se dedique a la administración de ventas, y precisamente esta actividad de la administración es llevada a cabo por el departamento de ventas de dicha entidad empresarial.

La función de la administración de ventas es llevar a cabo la planeación, ejecución y control de todas aquellas actividades relacionadas con las ventas. Debido a que durante la instrumentación de los planes correspondientes que suelen aplicarse en la administración de ventas, se suceden muchas sorpresas, ya que por lo general, el departamento de gestión de ventas debe realizar el seguimiento y control constante de todas las actividades que giren en torno a la administración de ventas. A pesar de esta necesidad lógica, muchas compañías suelen emplear algunos tipos de procedimientos de control que resultan inadecuados.

Incluso, se han encontrado algunos factores determinantes que respectan

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