Diseño e implementación de Seguimiento, Monitoreo & Evaluación

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO

MAESTRÍA EN FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS

SEGUIMIENTO, MONITOREO Y EVALUACIÓN

[pic 1]

“Diseño e implementación de un SM&E”

Laboratorio No. 2

Ramon David Hernández Morales

CARNÉ: 9511237

GUATEMALA, FEBRERO DE 2020

DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN SM&E

1. Momento previo: Decisión institucional y conformación del equipo impulsor.

Para iniciar con el diseño e implementación de un sistema de SM&E es necesario que la dirección de la misma empresa o sistema de gestión sea quien decida implementar este sistema, para ello debe formar un equipo multidisciplinario integrado por los directivos de las áreas involucradas en el plan o proyecto para que impulsen este plan. Es necesario definir quienes serán los actores claves, ya que ellos serán los responsables de ejecutar las distintas actividades que queden implícitas en el plan de SM&E.

Junto al plan se debe elaborar una serie de documentos que nos permitan conocer los recursos humanos, el presupuesto, el monitoreo y la evaluación del sistema.

El equipo impulsor debe reunirse para discutir la importancia del plan y para unificar criterios de evaluación. El plan debe establecer los objetivos que se buscan alcanzar, los motivos por los que se desea la implementación del plan y la columna vertebral es la elaboración del plan de trabajo u hoja de ruta la cual debe incluir:

• Análisis del contexto
• Elaborar un diagnóstico.
• Proponer cambios en la estructura organizacional.
• Elaborar el PMyE.
• Implementar el PMyE.
• Elaboración de actas de las reuniones para documentar el proceso.

Ejemplo de los documentos:

• Cronograma de actividades.
• Formato de actas de reuniones.
• Formato de evaluación.

1. Paso 1: Análisis del contexto institucional.

En esta etapa es necesario identificar, por medio de un documento, si existe un plan de MyE en la organización y de existir, establecer quienes son los actores del plan implementado para conocer las instancias que están generando datos, la periodicidad de los datos y la forma en la que se están utilizando estos datos.

Para esto es necesario conocer toda la normativa legal que exista en el país acerca de MyE ya que esto le dará legalidad al programa para la respectiva implementación.

Una de las partes más importante en este paso es el análisis de la información que esté emitiendo los planes que ya estén siendo ejecutados dentro de la organización.

Ejemplo:

La Subsecretaría de políticas públicas de Segeplan es la encargada de dar asesoría técnica y metodología a los procesos de monitoreo y evaluación.

1. Paso 2: Diagnostico y elaboración del plan de mejora.

Dentro de los planes de MyE este es un paso fundamental ya que en esta etapa se realiza un análisis de la situación actual de la organización y le corresponde al equipo impulsor dirigir el diagnostico del MyE dentro de la organización focalizándose en las fortalezas y debilidades. Este diagnostico debe ser profundo y especializado para conocer la realidad de la organización. Se miden las buenas prácticas, se analizan las brechas existentes que puedan interrumpir el correcto flujo de los procesos.

Por medio de listas de verificación de buenas prácticas se realizan evaluaciones periódicas que incluyen los criterios de verificación de las prácticas de la organización.

Ejemplo:

 Realizar una lista de verificación del departamento de producción considerando las prácticas que mejoran y eficientizan los procesos

1. Paso 3: Diagnostico de actividades para el plan de desarrollo de las personas.3

Al inicio de esta etapa se realiza el diagnóstico de la situación de la organización lo que permite conocer cuales son las áreas o los procesos que necesitan capacitación para mejorar los procesos. Como segunda etapa de este diagnóstico se realiza el plan de capacitaciones para las áreas identificadas.

La herramienta principal que se utiliza en esta etapa es el perfil de competencias, que debe incluir, cómo mínimo, la siguiente información:

• Claves o personalidades.
• Competencias específicas del monitoreo.
• Competencias específicas para la evaluación.
• Competencias específicas para la gestión y uso de evidencias.

Toda esta información es presentada en forma de matriz.

Ejemplo:

Documento: Autodiagnóstico de competencias para el monitoreo y evaluación.

1. Paso 4: Definición de un área de MyE en la estructura organizacional.

El éxito del sistema de PyM radica en el establecimiento en la estructura organizacional que tendrá el mando del programa de PyM y que será el encargado de implementar las funciones de monitoreo y evaluación. Esta instancia debe tener asignados los recursos económicos y humanos para la correcta implementación.

...