Documentos Utilizados En El Proceso De Compras

INTRODUCCIÓN

A fin de contribuir y hacer frente a los problemas que se presentan en las empresas que buscan modelos más eficientes, se hace un desglose de lo que se considera y aporta, como el procedimiento más pertinente para realizar cualquier tipo de compra, sea esta para una empresa fabril, comercial o de servicios.

REQUISITOS O SOLICITUD DE MATERIALES

La requisición o solicitud de compra es un documento interno que maneja una empresa, en el que se plasman las necesidades del Departamento de Producción, o algunos de sus departamentos o sucursales a través del departamento de almacena.

Debe considerarse como básicos e indispensables los siguientes elementos:

1. Persona que solicita el material

2. Departamento

3. Sucursal

4. Feche en que se formula la requisición

5. Numero

6. Cantidad requerida

7. Descripción clara, precisa y detallada del material solicitado

8. Clave (si hay catálogo de proveedores; se usa normalmente en refacciones y similares).

9. Partida (número de la partida presupuestal)

10. Unidad de medida (pieza, metros, cajas, litros, kilogramos, galón u otras)

11. Nombre y firma de la persona que formulo la solicitud y el Vo. Bo. Del departamento de correspondiente.

12. Observaciones

LOCALIZAR FUENTES PROVEEDORAS

Elección de Proveedores

Al recibir el departamento de compras las requisiciones, estas deberán registrarse, clasificarse y turnarse a los compradores a fin de que puedan localizar las fuentes proveedoras, para lo cual se consulta en primera instancia el registro de proveedores con que cuenta las empresa, así como catálogos, revistas especializadas, folletos, o bien acudir a la información que brindan las cámara, instituciones bancarias o asociaciones, a fin de obtener la información necesaria (por ejemplo, si son distribuidores o fabricantes, su ubicación , disponibilidad para las entregas y tiempos de entrega, ente otras cosas.

En resumen, podría señalarse que los siguientes aspectos son la parte esencial y de mucha trascendencia para la elección de los proveedores:

 Capacidad financiera: investigar la confiabilidad que pueda ofrecer en el caso de que se hayan de conceder anticipos.

 Capacidad técnica: es importante cuando se trata de materiales que exigen especificaciones técnicas o de calidad.

 Capacidad de producción: permite conocer si la empresa tiene disposición y pueden cumplir con sus obligaciones

Usado en sistema centralizado

Usado en sistema descentralizado

SOLICITUD DE COTIZACIÓN

Con lo anterior, el comprador estará en posibilidad de solicitar la cotización al proveedor, que puede hacerse vía telefónica o por fax, la que transcribe todos los datos inherentes a lo solicitado en la requisición, además de lo indicado por el proveedor.

1. Numero de la solicitud

2. Partida

3. Cantidad

4. Unidad de medida (pieza, caja, metros, litros u otras)

5. Descripción detallada de los materiales solicitados (marca, modelo, etc.)

6. Precio unitario y precio total

7. Lugar de entrega donde se requiere los materiales

8. Condiciones de pago (C.E; C.O.D.; 30, 60, 90, días, u otros)

9. Fecha, nombre y firma de la persona que solicito la cotización

10. Nombre de la persona que proporciono la cotización (cuando es telefónica)

11. Observaciones

COTIZACIÓN

Es el documento que generalmente envían los proveedores y en el que manifiestan a los compradores, el precio, las condiciones de entrega su disponibilidad para hacerlas, las condiciones de pago y la garantía que ofrece.

1. Precio unitario y total

2. Condiciones de entrega (EXW= en fabrica)

3. Disponibilidad de los materiales (si los tiene para entrega inmediata o el tiempo en que puede sustituirlo)

4. Condiciones de pago (si será de riguroso contado: C.A.E., C.O.D., C.E., contado comercial: 30, 60, 90 días; o con anticipo, es decir , si se debe entrega algún anticipo y en que porcentaje)

5. Calidad (las bondades de sus materiales o productos con relación a los de la competencia, las características similares o mejores y, de ser posible, las certificación ISO 9000)

6. Garantía (la que tiene sus materiales o productos, su vigencia y si es total o parcial)

7. Servicio de postventa (capacitación, mantenimiento, etc.)

8. Fecha, nombre y firma de la persona que envía la cotizacion

CUADRO O TABLA COMPARATIVA DE COTIZACIONES

Este documento lo maneja exclusivamente el Departamento de Compras con el propósito de hacer un resumen o compendio de las principales características que ofrecen los proveedores respecto a sus materiales o productos, y de esa manera estar imposibilidades de elegir o tomar la mejor decisión de compre.

Los principales elementos que debe contener un cuadro o tabla comparativa de cotizaciones generalmente son:

1. Descripción detallada del articulo cotizado

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