PROCESO GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIRECCIÓN DE CALIDAD
Enviado por dinacs • 28 de Mayo de 2017 • Síntesis • 3.880 Palabras (16 Páginas) • 192 Visitas
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PROCESO:
GESTIÓN DOCUMENTAL
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CHIMBOTE, FEBRERO 2014
Elaborado por: | Nombres | Ing. Eddier Albino Flores Idrugo ING. Luz Sheyla Cárdenas Concha |
Cargo | Asistente Informático y Especialista en Sistemas | |
Fecha | 03-02-2015 | |
Firma |
REGISTRO DE MODIFICACIONES | |||
Nº | Fecha | Descripción de la Modificación | Páginas Nº |
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ELABORADO POR: | |||
Nº | Nombre | Cargo | Firma |
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Es responsabilidad de quien realiza la actualización del documento, cumplir con el registro de cambios y mantener el orden cronológico de los mismos. La celda de ‘firma’ se dará por completada con el registro de la fecha en que la persona registró el cambio |
- OBJETIVO
Establecer, documentar, controlar y mantener la Base Documental y los registros de la Dirección de Gestión Calidad (DGC).
- ALCANCE
Se aplica a todos los documentos y procesos de la DGC.
- RESPONSABILIDAD
La correcta ejecución del presente proceso es responsabilidad del Director e integrantes de la DGC.
El responsable de aprobación de documentos de la DGC es el Director de Gestión de Calidad.
Los responsables de verificación y corrección son integrantes de la DGC.
El responsable de elaborar, controlar y hacer el seguimiento de los documentos es el Asistente administrativo/Secretaría.
Los responsables del control de documentos deben:
- Resguardar y administrar toda la documentación del proceso de Gestión de Documentos.
- Asegurarse que los documentos de la DGC estén legibles, fácilmente identificables y accesibles para todo el personal involucrado.
- Revisar y gestionar la aprobación de los nuevos procedimientos y/o matrices y retirar la documentación obsoleta.
- Distribuir los documentos de la DGC.
- Administrar el acceso a la documentación vigente y obsoleta colocada en la carpeta compartida.
- Prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos. Para tal fin, el personal involucrado en la DGC solo deberá tener acceso a los documentos vigentes. Los documentos obsoletos deberán estar archivados y debidamente identificados, los mismos deben llevar un sello digital o manual que indique “OBSOLETO” en todas sus páginas según corresponda a documentos electrónicos y/o físicos.
- DESARROLLO DEL PROCESO.
Para la elaboración del presente proceso, se ha utilizado las etapas descritas por David Hoyle y John Thomson: “Del Aseguramiento a la gestión de la calidad: el enfoque basado en procesos”.
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- MAPAS DE PROCESO - UNIVERSIDAD SAN PEDRO
El mapa de procesos de la Universidad San Pedro tiene por finalidad mostrar la visión general del Sistema Organizacional, considerando los procesos que la componen y la relación entre ellos. Uno de ellos es el Proceso de Gestión Documental, del cual establecemos su funcionamiento y procedimientos dentro de la DGC.
Ver Anexo - Pág. 1 - Mapa de Procesos – Universidad San Pedro
- DEFINICIONES
- Procesos Core: son los procesos relacionados directamente al desarrollo de las actividades específicas de la DGC siendo estos: PROCESOS DE ACREDITACIÓN, PROCESOS DE GESTION DE CALIDAD, PROCESOS DE MEJORA CONTINUA y PROCESOS DE CONTROL Y AUDITORIA.
- Procesos de Soporte: Son los procesos que permiten la adecuada ejecución de los procesos core. PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL, PROCESOS DE GESTION ADMINISTRATIVA, entre otros definidos en el mapa de procesos.
Ver Anexo - Pág. 1- Mapa de Procesos – Universidad San Pedro
6.1 Procedimientos: Documentos que explican la forma y los responsables de ejecutar una secuencia de actividades que agrega valor.
6.2 Proceso: Conjunto de procedimientos cuyas entradas y salidas tienen una relación que permiten satisfacer la necesidad de proceso cliente y/o del cliente final (consumidor de los productos y servicios de la DGC).
6.3 Mapa de Procesos: Documento - codificado – en el cuál se visualizan los procesos macro, identificados por la Universidad San Pedro y que sirven de soporte a la DGC; así como sus entradas y salidas.
6.4 Entrada: Elemento que activa el inicio de la ejecución de actividades de un proceso y de un procedimiento.
6.5 Salida: Resultado de un procedimiento y de un proceso.
6.6 Instrucciones: Son documentos que detallan la forma de desarrollar una actividad específica referida a un procedimiento.
6.7. Políticas: Son documentos que definen lineamientos que los ejecutores de los procesos deben seguir en toda circunstancia, situación o momento. Su cumplimiento es estricto y solo podrán ser incumplidas bajo autorización de la Alta Dirección. En algunos casos pueden ser parte de un procedimiento.
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