PROCESO GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIRECCIÓN DE CALIDAD

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PROCESO:

GESTIÓN DOCUMENTAL

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CHIMBOTE, FEBRERO 2014

1. OBJETIVO

Establecer,  documentar, controlar y mantener la Base Documental y los registros  de la Dirección de Gestión Calidad (DGC).

1. ALCANCE

Se aplica a todos los documentos y  procesos de la DGC.

1. RESPONSABILIDAD

La correcta ejecución del presente proceso es responsabilidad del Director e integrantes  de la DGC.

El responsable de aprobación de documentos de la DGC es el Director de Gestión de Calidad.

Los responsables de verificación y corrección son integrantes de la DGC.

El responsable de elaborar, controlar y hacer el seguimiento de los documentos es el Asistente administrativo/Secretaría.

Los responsables del control de documentos deben:

• Resguardar y administrar toda la documentación del proceso de Gestión de Documentos.
• Asegurarse que los documentos de la DGC estén legibles, fácilmente identificables y accesibles para todo el personal involucrado.
• Revisar y gestionar la aprobación de los nuevos procedimientos y/o matrices y retirar la documentación obsoleta.
• Distribuir los documentos de la DGC.
• Administrar el acceso a la documentación vigente y obsoleta colocada en la carpeta compartida.
• Prevenir el uso no intencionado de los documentos obsoletos. Para tal fin, el personal involucrado en la DGC solo deberá tener acceso a los documentos vigentes. Los documentos obsoletos deberán estar archivados y debidamente identificados, los mismos deben llevar un sello digital o manual que indique “OBSOLETO” en todas sus páginas según corresponda a documentos electrónicos y/o físicos.

1. DESARROLLO DEL PROCESO.

Para la elaboración del presente proceso, se ha utilizado las etapas descritas por David Hoyle y John Thomson: “Del Aseguramiento a la gestión de la calidad: el enfoque basado en procesos”.

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1. MAPAS DE PROCESO -  UNIVERSIDAD SAN PEDRO

El mapa de procesos de la Universidad San Pedro tiene por finalidad mostrar la visión general del Sistema Organizacional, considerando los  procesos que la componen  y la relación entre ellos. Uno de ellos es el Proceso de Gestión Documental, del cual establecemos su funcionamiento y procedimientos dentro de la DGC.

Ver Anexo  -  Pág. 1 - Mapa de Procesos – Universidad San Pedro

1. DEFINICIONES

• Procesos Core: son los procesos relacionados directamente al desarrollo de las actividades específicas de la DGC siendo estos: PROCESOS DE ACREDITACIÓN, PROCESOS DE GESTION DE CALIDAD, PROCESOS DE MEJORA CONTINUA y PROCESOS DE CONTROL Y AUDITORIA.
• Procesos de Soporte: Son los procesos que permiten la adecuada ejecución de los procesos core. PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL, PROCESOS DE GESTION ADMINISTRATIVA, entre otros definidos en el mapa de procesos.

Ver Anexo  - Pág. 1-  Mapa de Procesos – Universidad San Pedro

6.1 Procedimientos: Documentos que explican la forma y los responsables de ejecutar una secuencia de actividades que agrega valor.

6.2 Proceso: Conjunto de procedimientos cuyas entradas y salidas tienen una relación que permiten satisfacer la necesidad de proceso cliente y/o del cliente final (consumidor de los productos y servicios de la DGC).

6.3 Mapa de Procesos: Documento  - codificado  – en el cuál se visualizan los procesos macro, identificados por la  Universidad San Pedro y que sirven de soporte a la DGC;  así como sus entradas y salidas.

6.4 Entrada: Elemento que activa el inicio de la ejecución de actividades de un proceso y de un procedimiento.

6.5 Salida: Resultado de un procedimiento y de un proceso.

6.6 Instrucciones: Son documentos que detallan la forma de desarrollar una actividad específica referida a un procedimiento.

6.7. Políticas: Son documentos que definen lineamientos que los ejecutores de los procesos deben seguir en toda circunstancia, situación o momento. Su cumplimiento es estricto y solo podrán ser incumplidas bajo autorización de la Alta Dirección. En algunos casos pueden ser parte de un procedimiento.

6.8 Lista Maestra de Documentos: Listado de documentos elaborados por la DGC tales como procedimientos, instructivos, procesos, registros, manuales, documentos internos y  externos, otros que deben ser controlados. En el Proceso de Gestión de Documentos de la DGC; todos los documentos que no estén dentro de estas definiciones  serán codificados como “Otros”.

6.9 Documentos Externos: Son aquellos generados por áreas, unidades o personas externas a la DGC siendo estos: dispositivos legales, reglamentos, normas, documentos, cartas, directivas, etc. En el Proceso Documental de la DGC estos documentos no se codifican, simplemente se registra el tipo de documento, código, origen y ubicación de acceso.

6.10 Copia Controlada: Copia de los documentos vigentes, identificados y asignados a una persona, para su uso y aplicación correspondiente. En el  Proceso de Gestión de Documentos de la DGC la distribución de documentos se hace de forma virtual, vía correo electrónico o intranet. Se mantiene solo una versión impresa original de los documentos; la cual es administrada directamente por el Asistente Administrativo-Secretaría. Eventualmente y con la aprobación de la DGC se emitirán copias controladas siempre y cuando tengan el sello azul de “copia controlada o la frase “copia controlada” en formato digital”.

6.11 Copia no controlada: Copia de los documentos, que son impresos o de forma digital con fines didácticos o de revisión o cuando alguna persona lo solicite.

6.12 Gestión de Cambios: Método por el cual se identifican los cambios de los documentos. Los documentos pueden cambiar por mejoras en el proceso, directrices de la Dirección General o cualquier otro motivo que sea sustentado al momento de la aprobación de la nueva versión. Los métodos de control de cambios propuestos para el Proceso de Gestión de Documentos son:

• Eliminación de Palabras: Tachado
• Sustitución de Palabras: Subrayado y en cursiva (K)
• Aumento de Palabras: Subrayado y en cursiva (K)
• En el caso de figuras, flujogramas, Mapas, Gráficos y/o formatos que se encuentren insertados o sean anexos de los procedimientos o de los “otros” documentos; se debe indicar lo siguiente “Aquí se presentan cambios respecto a la versión anterior”
• En el caso de figuras, flujogramas, Mapas, Gráficos y/o formatos que no se encuentren insertados, y no sean anexos de documentos; si no que – por el contrario – constituyan en sí mismo el documento; se identificará el cambio visualmente y con la identificación directa del cambio de versión

6.13 Extensión de Archivos Digitales.

Estándar que define la manera en que está codificada la información en un archivo.

Archivo Comprimido.         Ejemplo:         *.rar, *.zip

Archivo de Video:         Ejemplo:         *.wmv, *.mp4, *.avi

Archivo de Audio:         Ejemplo:         *. wav, *.mp3

Archivo de Imagen.         Ejemplo:         *.jpg, *.png, *. bmp

Archivo de Texto:         Ejemplo:         *. doc, *.docx, *.txt.

        6.14 Formato de Archivo Impreso

Todo documento elaborado e impreso en Papel A4, Papel Carta, Papel Legal u otro tipo de papel.

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