Principales procesos técnicos de abastecimiento

Abastecimiento

a. Concepto

Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, orientados la gestión eficiente de almacenes y al proceso oportuno de abastecimientos que requieren las entidades del Estado, orientado al racional flujo, de distribución o suministro, empleo y conservación de los recursos materiales; así como acciones especializadas para atender las necesidades y requerimiento de las entidades para el normal desenvolvimiento de sus actividades, y asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administración pública.

b. Principales Procesos Técnicos de Abastecimiento

Los principales procesos técnicos de abastecimiento son los siguientes:

• Programación.- Este proceso comprende las siguientes actividades: - determinación de necesidades.- consolidación de necesidades.- formulación del plan anual de contrataciones.- ejecución de la programación.- evaluación de la programación.

• Catalogación de bienes.- Este proceso comprende las siguientes actividades:

- identificación de bienes no codificados.

- actualización de bienes no codificados.

Se cumplen en coordinación con la Superintendencia Nacional de Bienes

• Registro y control Este proceso comprende las siguientes actividades:

- desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento.

- elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.

• Contrataciones del estado

Este procedimiento está regulado por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado D.Leg.1017 y su reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 184-2008-MEF.

• Recuperación de bienes

Este proceso comprende las siguientes actividades:- recolección o selección.- reparación o reconstrucción.- utilización.

• Mantenimiento

Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios que presta la entidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en óptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la organización.

• Seguridad

Es el proceso mediante el cual se provee de seguridad, previenen, detectan y/o eliminan las situaciones de riesgo que pueden causar daño o pérdida a la entidad, a la información o a los medios materiales, bienes muebles e inmuebles, a fin de evitar la paralización de los procesos desarrollados por la entidad.

• Almacenamiento

Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado almacén, con fines de custodia. El control de los bienes, tanto muebles como de consumo, que entren y salgan del almacén, deberán ser administrados mediante sistema informático que permita registrar su movimiento a través de: Las entradas, Se controla a través del Cardex físico, indicando el código asignado correspondiente conforme al catálogo de bienes, nombre del proveedor, número de factura, fecha de ingreso, fecha, unidad de medida, cantidad, descripción puntual del bien, referenciado inicialmente el documento fuente de ingreso. Las salidas, mediante el registro de las solicitudes o pedidos comprobantes de salida de bienes denominado “P/C/S” y los formatos de salidas provisional de almacén, a través de guías de remisión, incluyendo los datos de la unidad orgánica solicitante, fecha de solicitud, unidad de medida, cantidad, descripción puntual de los bienes solicitados, identificándolo inicialmente mediante el código del catálogo de bienes.

 Adicionalmente, para los bienes muebles clasificados como activos de uso, se deberá incluir el número de serie del activo y el responsable de su uso Asimismo, deberá registrar los movimientos, descargando del sistema de control los bienes entregados y permitiendo la consulta de existencias en forma oportuna e inmediata

• Distribución

Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en que se cierra el círculo de almacenes, y permite la satisfacción de las necesidades del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados.

• Disposición final

Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados a las diferentes dependencias de la entidad.

c. Políticas para el sistema de abastecimientos:

Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la Administración Pública a través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones, almacena-miento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición final.

 El Almacén debe ser un área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, destinada a la custodia y conservación de los bienes que. Van a emplearse para la producción de servicios públicos o de bienes económicos. Las actividades que en él se realizan esencialmente son las que corresponden a los procesos técnicos de Abastecimiento denominados Almacenamiento y Distribución.

 En cada organismo público, a nivel central, descentralizado o desconcentrado, el órgano de Abastecimiento tendrá a su cargo la organización e implementación de uno o más Almacenes para la custodia temporal de los bienes que adquiere y suministra.

 Loyaut de Almacén.-, a efecto de planear el croquis o distribución de los espacios físicos del almacén. de acuerdo a las posibilidades de cada entidad,o de acuerdo a las características técnicas y magnitud de las compras, se establecerá áreas físicas de uso específico para:

a. Oficina

b. Recepción y despacho.

c. Corredores y pasadizos.

d. Zona de almacenaje.

e. Vestuarios de personal.

f. Servicios higiénicos.

g. Zonas para ampliaciones.

h. Áreas de estacionamiento exterior.

 Es responsabilidad del Jefe de Almacén, entre otros

a. Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de bienes a la entidad.

b. . Proteger y controlar las existencias en custodia.

c. Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de almacén.

d. Efectuar la distribución de bienes conforme al programa establecido.

e. Coordinar la oportuna reposición del stock.

f. Emitir los reportes del movimiento de bienes en Almacén.

d. Los objetivos del sistema de abastecimientos son:

 Promover la gestión de almacenes con eficiencia, eficacia y economía.- Asegurar el flujo.

 Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la administración pública.

 Propender la recepción rápida y oportuna de los pedidos y requerimientos de los bienes y suministros diversos para el desarrollo de las actividades de la entidad y aumento de la precisión.

 Optimizar los recursos y actividades a través de una buena adquisición y distribución bienes - Control del inventario y reducción de los bienes no productivos (bienes obsoletos, deteriorados, etc...)

 Procesamiento más rápido y con mayor exactitud los grandes volúmenes de bienes y suministros- Entrega a tiempo y garantía de mejor nivel de servicio.

 Monitorización del almacén y de las actividades, así como el flujo de recursos.

e. Proceso de Distribución:

Proceso técnico de Abastecimiento que consiste en un conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa, referida a la directa satisfacción de necesidades. Incluye las operaciones de traslado interno. Consta de las fases siguientes: formulación de pedido, autorización de despacho, acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega al usuario

1. Formulación del pedido:

a. Se emplea (utiliza) el formulario Pedido-Comprobante de Salida;

b. Se formulan en base a los respectivos Cuadros de Necesidades debidamente conciliados con las posibilidades financieras de la entidad y disponibilidad de bienes en Almacén.

c. El órgano de Abastecimiento establecerá un calendario para la presentación de pedidos de aquellas dependencias cuyo consumo de bienes sea constante.

d. Los pedidos de bienes que no son de consumo regular, serán presentados de acuerdo al periodo consignado en el correspondiente Cuadro de Necesidades

e. La formulación del Pedido Comprobante de Salida corresponde a la unidad usuaria, y la autorización para la atención, al Jefe del órgano de Abastecimiento.

f. Cuando por razones de austeridad se tenga que limitar la atención de los pedidos a un grupo de bienes, el órgano de Abastecimiento puede asumir la formulación del Pedido Comprobante Salida.

g. Una vez suscritos por el Jefe de la dependencia solicitante, los Pedidos Comprobante de Salida serán remitidos al Director o Jefe de Abastecimiento para recabar la respectiva autorización de despacho.

2. Autorización de despacho:

a. La autorización se otorgará para aquellos bienes que figuran en el respectivo Cuadro

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