Economia.. Del modelo para el estudio administrativo enfocado a una organización

1 UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACION DE EMPRESAS – ISED ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS I PRIMER TRABAJO 1. Del modelo para el estudio administrativo enfocado a una organización seleccionada por usted, desarrolle respecto a un problema o situación sobre el control de correspondencia en una oficina postal (Correos del Ecuador). Para el efecto debe seguir los siguientes puntos de la secuencia señalada en el texto (únicamente la fase de diagnóstico): 1. Información general de la organización Reseña Histórica Durante la Colonia, en el año de 1769 en la Real Audiencia de Quito se estableció un sistema de jornadas reglamentarias para el servicio de correos. El 7 de mayo de 1779, se realiza el primer despacho desde Riobamba hasta Lambayeque (Perú), constituyéndose en la marca postal más antigua que se conoce. El 8 de Junio de 1794, con los documentos y títulos expedidos, legalizados y firmados por el Rey de España en la ciudad de en Aranjuez, nace el correo en el Ecuador. En el primer año de vida republicana, el 2 de mayo de 1831, bajo la presidencia de Juan José Flores se expide el decreto creando la Administración General de Correos bajo la directa dependencia gubernamental y de absoluta necesidad para la vida del nuevo Estado, libre e independiente. El 1 de enero de 1865, en el gobierno de Gabriel García Moreno, se emitió el primer sello postal procesado en el Ecuador. En octubre de 1895, el entonces presidente del Ecuador, Eloy Alfaro, introdujo a la mujer a la administración pública, precisamente en Correos, manifestando que la Administración General de Correos sea servida por señoritas, a excepción de los cargos de Administrador general e Interventor que continuará siendo desempeñando por hombres. A pesar del desarrollo tecnológico mundial con los mensajes electrónicos, el correo no ha perdido su vigencia y ventaja, puesto que continúa siendo el medio más utilizado por la sociedad ecuatoriana y mundial para el envío de correspondencia y paquetería. 2. Informe de diagnóstico que contenga: 2.1. Justificación El diagnóstico del cambio en el funcionamiento integral de Correos del Ecuador EP se hizo necesario ante las severas críticas recibidas por parte de los usuarios de esta institución, de todos aquellos que notaron un sistema decadente en cuanto al manejo

2 de correspondencia, problema evidente fruto de una administración deficiente y la falta de apoyo por parte del gobierno central. Se hizo necesaria la propuesta de detectar las falencias en las que correos del Ecuador había caído; ante la posible privatización de una empresa, cuyos servicios son indispensables para contribuir con el desarrollo tanto económico como social de la nación. 2.2. Objetivos Principal 2.2.1. Diagnosticar los principales cambios realizados en Correos del Ecuador, como resultado de la comparación del servicio prestado entre los periodos anteriores y los momentos actuales por los que está cruzando la empresa. Secundarios 2.2.1.1. Identificar los factores emergentes que impidieron el desarrollo normal de las actividades. 2.2.1.2. Determinar el crecimiento del cual ha sido objeto correos del ecuador en los últimos siete años. 2.2.1.3. Establecer medidas que permitan el mejoramiento posterior en los servicios prestados por correos del Ecuador. 2.3. Alcance del estudio Como alcance del estudio tiene como finalidad de realizar un diagnóstico de los principales problemas, causas y soluciones en cinco procesos de Correos del Ecuador EP que mantenía Correos del Ecuador en el año 2006 que son: Tecnología y Procesos, Financiera y Proyectos, Negocios, Productos y Servicios y Administración; así como el de un análisis FODA de la situación actual de la empresa. Para el cumplimiento de las actividades este trabajo se enmarcó en las entrevistas de los señores Jimmy Salazar, Jefe de Costos y Diego Andrade ex Jefe de Planificación Estratégica de Correos del Ecuador EP fundamentados en un análisis técnico. 2.4. Metodología de trabajo 2.4.1. Análisis de Problemas, causas y soluciones 1) Problemas Ante la desconfianza generalizada por parte de la población en un servicio público, demostrado por el escaso nivel de ingresos que recibía (Ingresos operativos Año 2007: 9’133.989,87 y Año 2012: 31’555.331,40), era necesario identificar todos aquellos elementos que impedían el normal funcionamiento de la empresa por lo cual se determinaría la importancia de analizar toda la estructura de Correos del Ecuador, para lograr comprender los problemas a los cuales se enfrentaba, las causas y posibles soluciones para los mismos. La recuperación de Correos, tenía como punto medular la ejecución cumplida y responsable de su proyecto de mejorar y controlar los procesos a través de nuevos

3 sistemas de gestión, mediante la medición de estándares competitivos de producción, viabilizando así el crecimiento de la empresa. Fueron varios los problemas registrados dentro de Correos del Ecuador, desde su estructura como tal hasta la tarea más sencilla dentro de la empresa. Los gobiernos de turno no brindaron el apoyo adecuado y peor aún la asignación de recursos necesarios para que la entonces institución, pudiera ejecutar un trabajo de vital importancia como es el manejo de correspondencia de una nación. La falta de definición de procesos y la desorganización fueron generando una mala reputación en los usuarios de este servicio, que; prefirieron encomendar esta actividad a empresas privadas, pues éstas ofrecían mayores garantías. Entre los principales problemas registrados en Correos del Ecuador denotan las siguientes áreas: 1. Tecnología y procesos 1.1. Los paquetes no eran entregados a los destinatarios correspondientes, y cuando con suerte eran entregados de manera correcta, los mismos llegaban abiertos y con las seguridades vulneradas. 1.2. No se podía dar seguimiento a los envíos pues no se conocía el estado de los mismos en cada agencia. 1.3. Las entregas demoraban de manera considerable en las ciudades centrales, y peor aún; cuando se trataban de ciudades pequeñas. 2. Área financiera y proyectos 2.1. Los ingresos de correos no lograban cubrir sus costos la empresa presentaba muchas pérdidas. 2.2. El área financiera en su momento se vio afectada por la eliminación de las tercerizaciones al personal, y posterior contratación bajo la nómina de correos. 3. Área de negocios 3.1. Los usuarios del servicio postal en ecuador, se vieron obligados a encomendar la ejecución de estos servicios a empresas privadas más eficientes que Correos del Ecuador. 3.2. Los jefes provinciales no tenían objetivos de ventas, ni proyecciones para cumplir, en lo referente a piezas procesadas y valores. No había un orden coherente para trabajar. 4. Productos

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