Eficiencia en la gestión de tesorería

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Eficiencia en la gestión de tesorería.

Los recursos monetarios que las empresas tienen son la columna vertebral de la operación diaria de la misma. Con estos recursos económicos, se pueden aprovechar de mejor manera las oportunidades de nuevos y mejores negocios, es por esto, que no contar con ellos, podría ocasionar pérdidas de excelentes beneficios o desechar negocios que llevan al éxito a las empresas.

Contar con políticas de cobro a clientes y pago de proveedores, nos ayudará a mantener esta columna vertebral en una buena condición y para mantener un flujo de efectivo sano para las operaciones de la empresa y así no tener que optar por préstamos o créditos bancarios.

1.- ¿Cómo diseñar una política de compromiso de cobro con clientes morosos?

Para diseñar una buena política de compromiso de cobro con los clientes morosos se tiene que:

1.- Fijar desde el principio los términos del pago.

Los empleados se tendrán que asegurar de que el cliente comprenda perfectamente “qué es lo que tiene que pagar, cuánto tendrá que pagar, cuando tendrá que pagar, y si el cliente, paga fuera de plazo tendrá algún tipo de penalización (que generalmente es en interés).”.  Esto contribuirá a que los términos estén claros y a que, en el caso de que sea necesario reclamarles dinero, no se produzca ninguna situación incómoda ni haya que comunicarles que existe una penalización que no conocían.

La penalización, que de por cierto será descrito por el empleador al momento de generar la compra, corresponderá a un interés de un 3,5 % mensual por el primer mes no pagado subiendo gradualmente un 0.2% por cada mes no pagado, hay que tomar en cuenta que al cliente se le esperará 5 días más de la fecha de vencimiento, de no cumplir con la responsabilidad se le cobrará el interés.

2.- Enviar las facturas a tiempo y de forma correcta. 

Las boletas y/o facturas serán enviadas de forma oportuna al cliente, ya sea entregando inmediatamente en el momento de la compra y/o enviar vía e-mail, con la información correcta, fácil de entender y especificando el tipo de documento, esto ayudará a que recibamos los pagos a tiempo.

3.- Fácil de pagar.

Las deudas que tiene el cliente no siempre son fácil de pagar, el cliente no solo tiene que acordarse de su deuda, si no que ver donde se puede pagar, tener sistemas de pagos más cómodos, en cajas vecinas, servipag, a través de medios online, hará que sea mucho más fácil y el pago de las facturas o boletas lleguen al plazo correspondiente.

4.- Habla con tu cliente sobre el motivo por el que no ha pagado a tiempo. 

Una buena comunicación con el cliente es vital para evitar demoras en el pago. Puede que el cliente tenga una buena razón para no pagar en un momento concreto. Hablando con él puedes localizar el problema e intentar ponerle solución. Quizás solo tenga una falta de liquidez en una fecha concreta del mes y sea mejor pasarle la factura en un momento diferente, es decir, repactando la deuda, pero con una penalización de un 10% de la deuda, esto evitará pérdidas de los pagos  o atrasos de los mismos.

5.- Avisa a tus clientes de que se va a producir un cobro. 

A veces los clientes solo necesitan un recordatorio de que tienen que pagar. Enviarles un email o llamarles unos días antes del momento del vencimiento puede evitar posibles problemas. Es por esto que se le avisara al cliente 5 días antes de que tiene un cobro por vencer y si en caso de que no cumpla con sus obligaciones se le hará recuerdo el día del vencimiento de la deuda, si el cliente se niega a pagar se traspasará a empresas externas de cobranza para que el cliente cumpla con su responsabilidad.

6.- Priorizar los clientes a gestionar. 

Gestionar aquellos clientes que tendrán un mayor impacto en la cobranza antes, es decir, que generan mecanismos para priorizar al cliente a gestionar, en base al monto, antigüedad y días que transcurrieron desde la última gestión de la deuda.

7.- Apoyarte en herramientas informáticas para simplificar el trabajo de quienes gestionan las cobranzas.

En la mayoría de las empresas la información para gestionar las cobranzas se encuentra diseminada en distintos lugares: el software contable, planillas Excel, notas en cuadernos, tareas en Outlook, etc. Esto hace que el trabajo de quienes gestionan las cobranzas sea menos eficiente, ya que pierden mucho tiempo para recopilar la información que necesitan para gestionar un cliente.

Por ello, es que a los empleados encargados de gestionar la cobranza se les debe dotar de herramientas informáticas que simplifiquen su trabajo diario y los ayude a ser más eficientes. Además, estas herramientas debieran permitir que los distintos miembros del equipo puedan colaborar entre ellos, es decir, que todos puedan ver las gestiones que otros miembros realizan con clientes y las tareas que tienen pendientes.

8.- Proceso Judicial.

Es la última opción, en caso que el cliente se niegue a pagar se generará  la Cobranza Judicial, que iniciará a los 120 días que se venció el plazo de la deuda.

Esta es una demanda que se realiza al deudor cuando ve que el cliente no está pagando dentro de un plazo razonable, por lo tanto acude a tribunales para iniciar un juicio en contra de la persona morosa.

Si se paga lo adeudado (con sus respectivos intereses y honorarios), la Cobranza Judicial termina de forma inmediata y todas las acciones judiciales que existían en contra del deudor desaparecen, pero si el cliente se rehúsa a pagar puede haber efectos graves para aquel; estas consecuencias son el retiro de bienes del deudor, para ser rematados y poder recuperar el monto adeudado, destacando además que el cliente queda registrado como moroso y enviado a DICOM.

2.-¿Cómo diseñar una política de pago con proveedores en  periodos de escasez de recursos?

1.- Identificar los plazos de los cobros y los pagos.

Hay que gestionar convenientemente el flujo de efectivo de la empresa, es decir, elaborar un calendario para saber exactamente qué y cuánto hay que pagar y qué y cuánto cobrar. Esta iniciativa permitirá visualizar el dinero con el que cuenta en realidad.

2.- Una negociación con proveedores. 

La negociación con proveedores es una excelente forma de conseguir liquidez sin tener que acudir con a los bancos, es decir, conseguir buenos acuerdos comerciales con tu cartera de proveedores ayudará a la empresa a poder nivelarse en tiempo de escasez de recursos.

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