Estructura organizacional de una empresa

Nombre del alumno: Alejandra Góngora Chávez

Matricula: 117745

Grupo: II00

Materia cursada: Inteligencia Estratégica en las Organizaciones.

Nombre del asesor de la materia: Mtro. José Antonio  Acosta Cuevas

Nombre de la actividad: Actividad de Aprendizaje 2. Estructura organizacional de una empresa.

Calkiní, Campeche. 10 de Octubre de 2016.

Introducción.

En la actualidad la globalización y el crecimiento empresarial obligan a las empresas a conformar una buena y sólida estructura organizacional, siendo éste el cimiento de toda empresa para el logro de sus objetivos.  

“La estructura organizacional de una empresa depende fundamentalmente de sus recursos, la tecnología que utiliza, el mercado en el que opera y su estrategia. La organización como fase del proceso administrativo establece reglas y los elementos universales para diseñar técnicamente a la empresa” (Hernández & Palafox, 2012).

Con base al texto citado podemos decir que una empresa sin una estructura bien definida  tendrá graves problemas puesto que toda organización mantiene una interrelación muy estrecha con su medio ambiente, a través de él obtiene diferentes insumos e información necesaria para su proceso y la obtención del producto o servicio que retorna al ambiente.

Por lo tanto el proceso de organizar mantiene su importancia en que las relaciones entre las áreas generen una sinergia con base en la definición  de las contribuciones individuales de cada unidad de trabajo para un propósito común de un área, y con ello incrementar los resultados por medio de la coordinación de los niveles gerenciales.

Cada empresa se organiza conforme a las bases que le son importantes, bien sabemos que hay empresas cuyo enfoque lo realizan hacia el producto o servicio que ofrecen, o bien con los clientes con los que se relaciona, a ello se le agregan la importancia de generar unas estructuras organizacionales basadas a sus necesidades, en cuanto a esta actividad, la empresa que mencionare está dedicada al sector industrial.

Una adecuada organización de la empresa proporciona los métodos para que las tareas se realicen de una manera correcta, reduciendo así los costos, evitando la lentitud y la duplicidad de esfuerzos al determinar las responsabilidades de cada trabajador.

Sin lugar a dudas, la importancia de la organización empresarial ocupa un lugar preferente en cualquier negocio, porque en definitiva establece el diseño, estructura y procesos necesarios para alcanzar las metas que se propongan, disminuyendo los esfuerzos y aumentando la productividad, siempre de una manera lo más eficiente posible.

Desarrollo: Considerando la empresa o institución seleccionada de la actividad integradora del bloque uno, realizar lo siguiente:

1. Describir las actividades actuales para lograr los objetivos organizacionales (división del trabajo)

El objetivo de la división del trabajo es crea tareas simplificadas que pueden aprender y realizar con relativa velocidad los trabajadores, por lo tanto, propicia la especialización. Esta especialización repercute en la mejorar las destrezas del trabajador, elimina tiempos perdidos por el cambio de tareas y contribuye al desarrollo de nuevos métodos derivados de la especialización.

Cada personal en la empresa Organiko S.A de C.V. posee de una capacitación hacia sus labores, en especial los de producción. De acuerdo a la información brindada por la empresa, en el caso de la planeación estratégica, se realizan las siguientes actividades.

El Gerente General:

• Establece la misión y visión organizacional.
• Los objetivos corporativos de la empresa con el fin de cumplir con lo que se encuentra en la misión y visión.
• Establece las ventajas competitivas y comparativas ya que son claves para mejorar la posición de la empresa en el mercado.
• Establece los valores corporativos como elementos de la cultura empresarial.
• Realiza un seguimiento mensual del sistema de gestión  de calidad logrando identificar el cumplimiento o el no alcance de lo esperado.
• Realización de informes bimestralmente sobre los alcances y metas obtenidas en cada uno de los procesos.
• Establece proyecciones anuales para el crecimiento de la empresa.

La gerencia trabaja en conjunto con sus demás departamentos para el logro de sus objetivos de la siguiente manera:

En producción:

• Fijan las políticas de calidad de la empresa con el fin de mejorar continuamente.
• Los objetivos de calidad para controlar y mantener en un mejoramiento continuo.
• Los objetivos de procesos para aumentar la eficiencia y planificar las funciones.
• Si el seguimiento cumple lo esperado, se seguirá realizando las actividades pertinentes. Si el seguimiento no alcanza lo esperado, se convoca a una reunión para reevaluar la actividad y saber cuál es la falla.
• Hacer una evaluación periódica del proceso de elaboración de los productos para tener mayor control en el proceso operativo.

En lo comercial (mercadotecnia):

• Identifica a los clientes para recopilar la información necesaria.
• Establecida las necesidades de los clientes, organizarlas de forma general tratando de cubrir cada uno de los requerimientos.
• Elaboración de una base de datos de los clientes identificando su grado de compras.
• Determinar la frecuencia de compra y así saber cuáles son los clientes y los productos que más se consumen.
• Elaborar una segunda base de datos de las vendedoras clasificándolas según sus ventas.
• Realizar periódicamente reuniones con los vendedores según su clasificación para tratar temas distintos y motivarlas.

En el talento humano (Recursos Humanos):

• Definición de perfiles competentes.
• Reclutamiento y selección de personal por medio de entrevistas y pruebas de psicométricas.
• Diseñar el plan de inducción de los candidatos así como la elaboración del contrato por escrito.
• Determinar y gestionar las remuneraciones de los empleados según la labor realizada.
• Capacitación y entrenamiento de inducción al personal con el fin de facilitar la adaptación del empleado dentro de la empresa.
• Seguimiento del personal según el cumplimiento de metas.
• Programar capacitaciones según el avance del cargo asignado con el fin de actualizar conocimientos y potencializar habilidades.
• Realizar el proceso de evaluación del desempeño para tomar medidas correctivas.

En cuanto a compras y ventas:

• Recepción y verificación de los pedidos de acuerdo a la orden de compra y facturación.
• Ingreso y clasificación de los insumos recibidos.
• Verificación del inventario de los insumos.
• Recepción y verificación de los productos enviados.
• Gestión de la información con los proveedores.
• Gestión de los canales de distribución de los productos y puntos de venta.
• Presentar informes detallados de la información obtenida de las compras sobre ventas.

En finanzas:

• Realizar el cálculo del presupuesto.
• Diseñar los indicadores necesarios para controlar el comportamiento de la empresa.
• Generar los resultados de los estados financieros con el fin de analizar e informar sobre la rentabilidad del mismo.
• Realizar acciones preventivas de acuerdo a los resultados arrojados por los informes, con el fin de cumplir los objetivos de la empresa.
• Presentar informes detallados de los resultados obtenidos con el fin de toma de decisiones.

1. Identificar la distribución de las actividades que impulsan el logro de la misión de la organización (departamentalización).

En la empresa Organiko S.A de C.V. posee el criterio de departamentalización funcional, que se basa en reunir en un departamento a todos los que realizan una actividad o varias actividades relacionadas entre sí. Apunta a la función del sector, por ejemplo: departamento de producción, ventas, mercadotécnica, etc.

En su plan de operación busca una buena administración a través de la formulación de un programa de ventas que desempeñan sus empleados, quienes deben de responsabilizarse por su aplicación, así como de su evaluación y control, los vendedores pasan por el  proceso, garantizando un desempeño eficiente,  brindando una ventaja competitiva que se busca sobre el personal.

Las áreas que conforman a la empresa Organiko S.A de C.V son:

• Área de producción: se encarga de la verificación de los controles de calidad así como el inventario del almacén.
• Área de ventas y compras: se realiza la identificación de los  métodos para determinar la productividad de los canales de distribución y logística  y se encarga de revisar las ventas externas, de mostrador, la remisión de órdenes de compra y pedidos.
• Área de recursos humanos: se encarga de la selección del personal, realizar el seguimiento al cumplimiento de actividades y la normatividad de salud ocupacional y seguridad industrial, capacitación del personal, salarios, manejo de ascensos, contratación y capacitación de los empleados.
• Área de marketing: encargada de revisar los nuevos mercados, los seguimientos a las ventas, estrategias de mercado, y la publicidad de los productos así como las relaciones públicas.
• Área financiera: el cual tiene a su cargo el departamento de contabilidad que abarca impuestos, cartera, facturación.

• Área de control interno (staff).  

1. Analizar los niveles jerárquicos, el tramo de control y la forma de delegar la autoridad.

El proceso de departamentalización incluye el de delegación, la capacidad de otorgar poder de decisión a los niveles jerárquicos inmediatos inferiores, la empresa Organiko S.A. de C.V. tiene una cultura basado en la cultura de unidad administrativa siendo el conjunto de normas, valores y formas de pensar que caracterizan al comportamiento del personal en todos los noveles de la empresa y a la vez es una presentación de la cara exterior de la imagen de la empresa., por lo tanto la cultura influye en las actividades de la empresa. Esta empresa también posee una autoridad de staff en base a su control interno.

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