Gestión De Compras

ASIGNATURA : PLANEAMIENTO Y CONTROL DE LA PRODUCCION I

TEMA: GESTION DE COMPRAS

CICLO: VII

SECCION: 731

LIMA – PERÚ

INDICE

1. INTRODUCCIÓN

2. CONCEPTOS Y OBJETIVOS BÁSICOS DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

2.1 QUÉ SE ESPERA DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS EN LAS DISTINTAS ÁREAS DE LA EMPRESA?

2.2 FUNCIONES DEL PERSONAL DE COMPRAS

3. CONDICIONES DE COMPRAS

4. PROVEEDORES

5. CONTROL PRESUPUESTAL

5.1 PRESUPUESTO BASE CERO

5.2 PRESUPUESTO FIJO

5.3 PRESUPUESTO FLEXIBLE

6. CONTROL INTERNO

7. CONTROL DE EXISTENCIA

7.1 COMPRAS JUSTO A TIEMPO

7.2 FACTORES A CONSIDERAR EN LA DETERMINACIÓN DE UNA POLÍTICA DE INVENTARIOS

7.3 KARDEX

8. COMPRAS LOCALES

9. IMPORTACIÓN

10. COTIZACIONES

11. CUADRO COMPARATIVO PRECIOS

12. SEGUIMIENTO Y CONTROL

13. PLANEAMIENTO DE LA GESTIÓN DE COMPRAS

14. POLÍTICAS DE COMPRA

15. PRESUPUESTO DE COMPRAS

16. PROCESAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES DE COMPRA

16.1 DETECCIÓN DE NECESIDAD DE COMPRAR Y REQUERIMIENTOS DE BIENES Y SERVICIOS

16.2 SELECCIÓN DE PROVEEDORES

16.3 SEGUIMIENTO Y RECEPCIÓN DE LOS PEDIDOS

16.4 ALMACENAMIENTO Y REGISTRO DE LAS COMPRAS

17. MODALIDADES DE COMPRA

17.1 COMPRA HABITUAL DE PEDIDOS LOCALES

17.2 COMPRAS EN EL EXTERIOR

17.3 COMPRA DE SERVICIO

17.4 COMPRAS POR FONDO FIJO

17.5 COMPRAS POR LICITACIONES

18. PLAN ANUAL DE COMPRAS

19. GESTION ESTRATEGICA DE COMPRAS

20. CONCLUSIÓN

21. BIBLIOGRAFIA

GESTIÓN DE COMPRAS

1. Introducción

Toda empresa, por más sencillo que sea su funcionamiento, necesita adquirir nuevos recursos para la realización de sus operaciones. La gestión de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo, es decir, al mínimo costo, con la calidad adecuada y en el momento oportuno .Además es la operación comercial que incluye un proceso cuya magnitud y alcance depende del tamaño, ubicación o sector de la empresa.

La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así que proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de utilidad.

La actividad de compras: Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa. Desarrolla, evalúa y determina el mejor proveedor, precio y entrega de los productos y servicios. A continuación se pretenderá describir los aspectos generales y propósitos de la gestión de compras.

2. Conceptos y objetivos básicos de la función de compras

La gestión de compras es la operación comercial que incluye un proceso cuya magnitud y alcance depende del tamaño, ubicación o sector de la empresa. En términos generales es obtener mediante negociaciones los recursos necesarios que ayuden en el cumplimiento de la misión, visión y valores de la organización .A través de la gestión de compras se trata de tener un excelente conocimiento de los proveedores a los que puedes acudir, es importante saber cuáles son sus puntos fuertes ,como son sus costes y que calidad pueden ofrecer.

El principal objetivo de la función de compras:

• Obtención de utilidades y eficiencia en el servicio

• Disminuir el costo total que representan las compras

• Reducir los costos operacionales en Compras

• Disminuir los costos relacionados con las existencias

2.1 Qué se espera de la función de compras en las distintas áreas de la empresa?

• Para el área de producción lo fundamental es la disponibilidad, los materiales tienen que estar cuando se necesitan, para no complicar el proceso de fabricación.

• El departamento de ingeniería, que ha definido las especificaciones de los productos o materiales, se preocupa por que se cumplan las condiciones para realizar la función encomendada.

• Al Jefe de Producción, como último responsable de la rentabilidad del producto final, le van a preocupar los precios y los niveles de calidad de los materiales, porque serán decisivos para el éxito del producto terminado.

• El director financiero, como responsable del presupuesto de tesorería, va a controlar especialmente las existencias y las compras fuera de las normas habituales (contado, anticipadas, etc.).

Finalmente, el Departamento de Compras, como responsable de los aprovisionamientos de la compañía, procura minimizar las ocasiones de conflicto con otras áreas, su preocupación primordial es el estricto cumplimiento de las entregas y, la negociación de precios uno sus objetivos tradicionales.

2.2 Funciones del personal de compras:

• Jefe de compras:

• Desarrollar políticas y procedimientos de adquisición y controlar el presupuesto del departamento.

• Evaluar costo y calidad de productos o servicios.

• Identificar proveedores de materiales, equipos y suministros.

• Negociar y vigilar contratos de compra de equipos, productos y materiales.

• Participar en la determinación de especificaciones de equipos, productos y materiales.

• Participar en la selección y entrenamiento del personal.

• Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de compras de una empresa.

• Asistente de compras:

• Comprar materiales y equipo general o especializado, bienes y servicios para uso de la empresa o futuro procesamiento.

• Establecer términos y condiciones, contratar y asesorar sobre la adjudicación.

• Consultar con proveedores y revisar cotizaciones.

• Negociar con proveedores lo relacionado con precios y condiciones de crédito.

• Valorar los requerimientos de la empresa y desarrollar especificaciones de equipos, materiales y suministros para ser comprados.

• Ayudar a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa.

• Desarrollar, evaluar y determinar el mejor proveedor, precio y entrega de los productos y servicios.

• Administrar existencias, inventarios o stocks.

3. Condiciones de Compras

Empezamos por definir perfectamente nuestras necesidades, cualitativa y cuantitativamente, decidir qué comprar, a quién, cuándo y cuánto es algo común en todos los procesos de aprovisionamiento.

Con base en una previsión de ventas, se realiza el programa de fabricación y en función de sus plazos, se determina la necesidad de cada pieza o material concreto. Sólo de esta forma Compras puede asumir la responsabilidad de que la empresa disponga del material necesario, en el momento preciso y al menor costo posible.

Para desenvolverse con eficiencia en un entorno cambiante y cada vez más competitivo, necesitaremos un equipo de compras con la experiencia suficiente para negociar con el personal técnico del proveedor y de nuestra propia empresa, que intervenga en el proceso de análisis y determinación de las necesidades presentes y futuras a satisfacer.

Así, se consiguen especificaciones que permitan a proveedores calificados entrar en competencia con los habituales (existen datos que calculan un descuento adicional del 4% cada vez que un nuevo proveedor presenta una oferta).

4. Proveedores

Ninguna organización encuentra que sea económico fabricar todo el material que utiliza, las ventajas de la especialización son demasiado importantes. Por tanto, una gestión de compras efectiva no sólo encuentra proveedores excepcionales dondequiera que estén, sino que también debe encontrar proveedores que deseen correr el riesgo asociado con nuevos productos.

Además, para conseguir las mejores ofertas, debemos estimular la sana competencia entre nuestros proveedores

Debemos acometer la eficaz prospección y examen de los posibles proveedores para asegurarnos de que tienen las condiciones necesarias y suficientes para satisfacer plenamente nuestras necesidades: hay que visitar sus talleres, servicios técnicos, proceder a la recogida de informes acerca de su situación laboral, financiera, servicio al cliente, etc.

Así, iniciamos la etapa de “conocimiento mutuo” en palabras del autor americano T. Levitt quien compara la relación entre compradores y vendedores con el matrimonio. En esta etapa, ambas partes investigan los aspectos técnicos y comerciales, una venta consuma el noviazgo, del que puede seguir un matrimonio de larga duración.

La calidad del matrimonio determina si habrá una relación de negocios duradera o si las dificultades nos llevarán al divorcio. Tanto el comprador como el vendedor deben colaborar para que la relación prospere.

Un enfoque de las compras es la gestión de la fuente. La gestión de la fuente se ocupa de desarrollar nuevos proveedores fiables. El producto puede ser un artículo de alta tecnología, hecho a medida o especializado para el cual existen, si los hay, pocos proveedores.

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